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„Das rosakarierte Kaninchen gibt es nicht“

Über 1.200 Interviews mit
KMU-Praktikern hat Birgit Ennemoser in einer Outsourcing-Studie
gebündelt. Hier spricht die Geschäftsführerin Personal Services bei der
Unternehmensberatung Auren über den idealen Dienstleister und warum
individuelle Lösungen so wichtig sind.

Birgit Ennemoser, Geschäftsführerin Personal Services, Auren;  Bild: privat
Birgit Ennemoser, Geschäftsführerin Personal Services, Auren Unternehmensberatung; Bild: privat

Personalwirtschaft: Frau Ennemoser, welches Ergebnis Ihrer Studie hat
Sie am meisten überrascht?


Birgit Ennemoser:
Dass die meisten Unternehmen dem Thema Outsourcing inzwischen positiv
gegenüber stehen. In der Vergangenheit gab es sicher mehr ablehnende
Kommentare, Tenor: Eigentlich will ich gar nicht outsourcen, bin dazu aber
gezwungen, weil mir die nötigen Kräfte fehlen. Das hat sich vielfach ins
Positive umgekehrt: Die Unternehmen haben gute Erfahrungen gemacht und sind
davon überzeugt, dass Outsourcing bei ihnen funktioniert.

Was macht einen guten Outsourcing-Dienstleister aus?
Flexibilität und Individualität. Die Schwierigkeit ist, dass die meisten
Kunden oft gar nicht wissen, worauf sie sich bei einem Outsourcing-Prozess
einlassen. Darauf müssen Dienstleister flexibel reagieren. Offenheit spielt ebenfalls
eine wichtige Rolle, auch mit Blick auf die Kosten. Man muss die Anforderungen
der Kunden genau analysieren, sich Zeit nehmen und und sich vor allem darüber
im Klaren sein: Das rosakarierte Kaninchen, das alle Problemstellungen auf
einmal löst, gibt es nicht.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Outsourcers
achten?

Sie sollten sich mindestens zwei oder besser drei Anbieter ansehen und
miteinander vergleichen.

Wer eine Abrechnung für 1,10 Euro anbietet, hat
sicherlich ein anderes Qualitätsprofil als jemand, der dafür 10,10 Euro
verlangt, um zwei auf dem Markt auftretende Größen einfach einmal in den Raum
zu stellen.

Welche Rolle spielt das Thema Fachkräftemangel?
Sicher eine
große. Natürlich profitieren die Dienstleister davon, haben aber letztlich die
gleichen Probleme wie ihre Kunden, wenn es um die Rekrutierung von Mitarbeitern
geht, die sich etwa mit dem Thema Payroll auseinandersetzen wollen. Oft wird
einfach nicht genug Nachwuchs aufgebaut. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich
junge Menschen verstärkt für die Thematik interessieren, wenn diese gut erklärt
wird.

Wie werden Personaler bei Outsourcing-Prozessen mit ins Boot geholt?
Das kommt darauf an. Bei größeren Unternehmen sind die Personalabteilungen vor
Ort, die unter anderem die Verträge und sich in allen Fragen eng mit uns
abstimmen. Wir agieren hier wie ein Part des Unternehmens, also wie deren
eigene Lohnabteilung. In kleineren Unternehmen ist eher der Bereichsleiter der
Ansprechpartner für den Dienstleister und somit sind oftmals andere Leistungen
gefordert. Die korrekte Abrechnung ist hier Grundvoraussetzung und es geht eher
um Beratung, Personalkostenanalysen und ähnliches. In kleineren Unternehmen ist
eher der Bereichsleiter der Ansprechpartner für den Dienstleister.

Wie klappt die Zusammenarbeit zwischen HR und Dienstleister?
Eigentlich sehr
gut, aber das hängt natürlich auch vom Dienstleister ab. Wir schulen
beispielsweise auch die Personaler des jeweiligen Kunden bei Interesse an
Lohnthemen. Letzlich obliegt es dem Dienstleister, seine Kunden passend zu
dessen Bedürfnissen zu begleiten.

Welche Rolle spielt das Thema Mobile?
Bei kleinen und mittleren Unternehmen eine sehr geringe. Ich vermute, dass es
diesbezüglich eine große Unsicherheit gibt. Große Unternehmen haben IT-Berater,
die sich mit dem Thema beschäftigen können. Sicher ist es auch ein
Generationenkonflikt. Ältere Entscheider sind beim Thema mobile Lösungen
vorsichtiger, während bei Jüngeren die Akzeptanz deutlich größer ist.

Wagen Sie einen Ausblick auf die kommenden Jahre?

Outsourcing wird weiter an Bedeutung gewinnen, alleine der Not gehorchend. Das
Thema Lohnabrechnung beispielsweise wird zunehmend komplexer, und nach wie vor
unterschätzen viele den damit verbundenen Aufwand.

Wir leben ja inzwischen in einer ganz anderen Welt: Es ist schlichtweg
nicht mehr möglich, wie früher eine Abrechnung auf Papier zu machen. Dafür sind
die technischen und gesetzlichen Anforderungen viel zu hoch, sei es aufgrund
der elektronischen Datenübertragung oder aber durch die Programmablaufpläne: Die
Zeiten, in denen eine Fünftelregelung manuell nachrechenbar war, sind leider
vorbei.

Die Studie:
1.285 Teilnehmer mit Unternehmensgrößen von 20 bis 4.500 Mitarbeitern wurden
zum Thema Outsourcing befragt. Abgefragt wurde, ob man sich Outsourcing generell im Personalbereich
vorstellen könne und wenn ja, für welche Felder, also: Lohn- und
Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung, Rekrutierung, Personaladministration
wie Vertragserstellung / Zeugniserstellung, Betreuung Betriebliche
Altersversorgung, Betreuung Versorgungsbezugsempfänger.

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Ist Redakteur der Personalwirtschaft. Er ist spezialisiert auf die Themen Arbeitsrecht und Outsourcing und verantwortlich für die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft.