Gute Vorbereitung ist Pflicht für Führungskraft

Regelmäßige Mitarbeitergespräche geben Mitarbeitern Orientierung. „Jahresgespräche sind wichtiger denn je. Sie ersetzen jedoch nicht die zusätzlichen Feedback-Gespräche, die wöchentlich, monatlich, quartalsmäßig oder halbjährlich stattfinden.“, sagt Prof. Dr. Dieter Frey, Leiter des Centers for Leadership and People Management der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU).

Damit das Jahresgespräch zielführend und befriedigend für beide Teilnehmer verläuft, sollten Führungskräfte ein paar grundsätzliche Punkte hinsichtlich Vorbereitung und Ablauf beachten:

1. Vorbereitung

Es ist mit wenig Wertschätzung verbunden, wenn Führungskräfte unvorbereitet in ein Jahresgespräch gehen. Dies macht das Ziel des Führungsinstrumentes nahezu überflüssig. Um Mitarbeiter mit Wertschätzung zu begegnen, sollte sich der Gesprächsführer fragen: Was ist in der Vergangenheit gut gelaufen, was nicht? Welche Ziele hat der Mitarbeiter erreicht oder übertroffen? Welche Erwartungen stellt das Unternehmen im kommenden Jahr an mich und die Mitarbeiter? Für das Gespräch selbst gilt: eine vertrauensvolle und angenehme Atmosphäre schaffen, am besten in einem separaten Raum und nicht im eigenen Büro.

2. Einschätzung des Mitarbeiters erfragen

ür Wissenschaftler Frey beinhaltet der ideale Gesprächsprozess, dass die Führungskraft zunächst den Mitarbeiter fragt, wie er das Jahr rückblickend beurteilt. Dazu zählt Frey ebenso die Frage, was der Mitarbeiter sowohl positiv als auch negativ zur Zielerreichung beigetragen hat und wo er Verbesserungspotenziale sieht. Im besten Fall ergebe sich daraus ein Dialog, der ebenso Grundlage für neue Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten darstelle.

3. Eigene Einschätzung formulieren und Feedback geben

Im Gegenzug sollte auch die Führungskraft ihre Einschätzung über vergangene Ziele, Arbeitsleistung und die zukünftige Richtung formulieren. Die Unternehmensziele für das kommende Jahr sollte ebenfalls kommuniziert werden. Darüber hinaus kann die Führungskraft fragen, wie der Mitarbeiterdie Führungsleistung einschätzt – also ein Feedback in beide Richtungen.

4. Ziele festlegen, Vereinbarungen dokumentieren

Die im Dialog mit dem Mitarbeiter besprochenen Ziele sind am Ende des Gesprächs noch einmal zusammenzufassen. Inhalte und Ziele, über die auf beiden Seiten Zustimmung herrscht, kann eine Art Protokoll schriftlich festhalten. Der Mitarbeiter sollte abschließend noch einmal die Möglichkeit bekommen, das Protokoll in Ruhe zu lesen und eventuelle Einwände zu äußern.

„Jahresgespräche sind verfehlt, wenn der Mitarbeiter nur der Zuhörer und der Vorgesetze der Bestimmende ist“, sagt Frey. Es müsse ein Dialog sein. Je ausführlicher der
Mitarbeiter ohnehin das ganze Jahr schon Feedback erhalten habe, umso mehr sei die Entwicklung des neuen Jahres fast logisch ableitbar. Kein Inhalt dürfe in dem Jahresgespräch tabu sein, sofern dieser für Mitarbeiter und Führungskraft wichtig sei.