Grippewelle: Mitarbeiter auf Vertretung ausfallender Kollegen oft nicht vorbereitet

Momenten fallen aufgrund der Influenza und anderer Erkältungskrankheiten wieder viele Mitarbeiter in den Unternehmen aus. Allein in der dritten Januarwoche registrierte das Robert Koch Institut über 2200 neue Fälle von Grippe in Deutschland, seitdem hat die Anzahl der Fälle noch zugenommen.

Jeder fünfte Deutsches springt jede Woche für fehlende Kollegen ein

Eine Studie der > OTRS Group zeigt, dass rund jeder zweite Mitarbeiter (51 Prozent) mehrmals im Monat die Arbeit für einen durch Krankheit ausgefallenen Kollegen mit erledigen muss. Fast ein Viertel (23 Prozent) gibt sogar an, jede Woche einen Mitarbeiter, der krankheitsbedingt fehlt, vertreten zu müssen. In Deutschland sagen 21 Prozent, dass sie jede Woche für einen Kollegen einspringen müssen, in den USA nur 14 Prozent und in Brasilien ist es jeder dritte Arbeitnehmer (34 Prozent). Für die Studie wurden 500 Arbeitnehmer aus Deutschland, den USA und Brasilien befragt.

Herausforderung für Vertreter: die notwendigen Hintergrundinformationen finden

Die Studienteilnehmer wurden auch nach den größten Herausforderungen gefragt, die für die bei der temporären Vertretung von Arbeitskollegen entstehen. Danach besteht das größte Problem darin, die notwendigen Hintergrundinformationen im Unternehmen zu finden, um andere Mitarbeiter vertreten zu können. 37 Prozent gaben dies an. An zweiter Stelle mit 34 Prozent rangiert die Herausforderung, den Aufgabenstatus des jeweiligen Kollegen zu verstehen. Die drittgrößte Schwierigkeit mit 25 Prozent besteht darin, das Wissen darüber zu erlangen, wen man kontaktieren muss, um Aufgaben fehlender Mitarbeiter zu Ende bringen zu können.

Zusätzlicher Zeitaufwand wegen kranker Kollegen

Was den zusätzlichen Zeitaufwand für die Vertretung von Mitarbeitern betrifft, die krankgeschrieben sind, so benötigen 38 Prozent der Befragten dafür täglich mindestens eine Stunde. Jeder Dritte (33 Prozent) braucht eine halbe bis eine Stunde extra pro Tag und elf Prozent wenden sogar über zwei Stunden zusätzliche Arbeit für einen abwesenden Kollegen auf.

Krankheiten können nicht geplant werden. Aber was geplant werden kann, sind gute Vertretungsregelungen und eine transparente Kommunikation, und diese bereits im Vorfeld,

sagt André Mindermann, CEO von OTRS. Eine ausbleibende Antwort an Kunden etwa könne im digitalen Zeitalter große Folgen haben. Um Risiken zu minimieren, die bei hohen Ausfallzeiten entstehen, biete sich für Unternehmen ein Cloud-basiertes Ticket-System an. Dort könnten alle Anfragen, Probleme, und Kommunikationsabläufe und deren aktueller Status transparent hinterlegt werden. So müssten sich die temporären Vertreter nicht erst in einen fremden E-Mail-Account einloggen, um den letzten Vorgang einzusehen.