Multi-Tenancy (Mehrmandantenfähigkeit) klingt erstmal nach IT-Fachchinesisch, ist aber für viele HR- und People-Analytics-Teams inzwischen ein knallhartes Business-Thema. Kurz gesagt: Bei einer Multi-Tenancy-Architektur bedient eine Software-Instanz mehrere Mandanten – also zum Beispiel mehrere Firmen, Standorte oder Business Units –, und zwar so, dass Daten und Konfigurationen sauber getrennt bleiben, aber trotzdem zentral ausgewertet werden können.
In den letzten Wochen hatte ich gleich zwei konkrete Cases über beyobie, in denen Multi-Tenancy zentral war. Schauen wir uns mal an, wann diese Architektur sinnvoll ist und warum klassische HRIS-Tools hier so schnell an ihre Grenzen kommen.
Warum Multi-Tenancy für moderne People Analytics so wichtig ist
Viele Unternehmen wachsen nicht mehr „geordnet“ mit einem System, an einem Standort und mit einer klaren Struktur, sondern eher wie ein Patchwork:
- Zukäufe in verschiedenen Ländern
- Unterschiedliche HR-Systeme in den Einheiten
- Manchmal sogar Standorte ohne richtiges HR-System
Ohne Multi-Tenancy sieht die Realität oft so aus: Excel-Exporte, manuelle Zusammenführungen, verspätete Reports und jede Menge Blind Spots.
Mergers & Acquisitions: Wenn Zukäufe die Systemlandschaft sprengen
Unternehmen, die andere Firmen zukaufen, stoßen sehr schnell an ihre Analytics-Kapazitäten. Die Realität:
- Die akquirierten Firmen bringen ihre eigenen HR-Systeme mit – jedes mit anderen Datenstrukturen, Definitionen und Qualitäten.
- Im schlimmsten Fall gibt es gar keine Systeme, sondern nur Excel-Listen oder lokale Lösungen.
Der Reflex ist oft: „Wir integrieren alle HR-Daten in unser zentrales HRIS.“
Das klingt logisch, ist aber in der Praxis meist:
- monatelange Integrationsprojekte von IT, HR und externen Dienstleistern
- Datenlücken, weil nicht alles sauber migriert werden kann
- Performance- und Skalierungsprobleme, wenn das zentrale HRIS plötzlich für deutlich mehr Mitarbeitende, Standorte und Datenvolumen ausgelegt sein muss.
Standortmanagement: Von reaktivem Reporting zu proaktivem Steuern
Typische Situation: In den Regionen wird mit unterschiedlichen HR-Systemen gearbeitet. Die Zentrale bekommt in regelmäßigen Abständen ein Reporting. Dieses Reporting ist reaktiv: Was heute in der Zentrale ankommt, ist oft Wochen alt
Das ist in einigen Geschäftsmodellen ein echtes finanzielles Risiko, wenn zum Beispiel:
- Gesetzlich bestimmte FTE-Schlüssel (zum Beispiel Betreuungsschlüssel) eingehalten werden müssen.
- Verpflichtende Diversitätsquoten oder Vorgaben zur Arbeitszeit
Audits oder Prüfungen nicht stimmen oder zu spät vorliegen.
Wenn Reports zu langsam kommen oder fehlerhaft sind, kann das geschäftsschädigend sein und zu finanziellen Einbußen führen.
Wer proaktiv steuern will, braucht Mehrmandantenfähigkeit
Klassische HRIS-Systeme sind fürs operative Tagesgeschäft gebaut: Stammdaten, Payroll, Verträge, Abwesenheiten sowie On-/Offboarding. Sobald mehrere rechtlich eigenständige Einheiten, unterschiedliche Datenmodelle und echte Mehrmandantenfähigkeit ins Spiel kommen – inklusive vergleichbarer Analytics über alle Firmen und Standorte – stoßen viele HRIS schnell an technische und konzeptionelle Grenzen. Entweder sind Mandanten nicht sauber getrennt, Auswertungen für die Zentrale bleiben oberflächlich oder der Anpassungsaufwand explodiert.
Darum sehen wir bei beyobie so oft: Wer über mehrere Firmen, Standorte oder Regionen hinweg proaktiv steuern will, braucht mehr als ein HRIS – er braucht eine Analytics-Lösung mit echter Multi-Tenancy. Nur so entsteht ein Gesamtbild über alle Einheiten, mit Zugriff auf alle relevanten HR-Daten und der Möglichkeit, Standorte zu vergleichen, Ziele zu definieren und rechtzeitig zu reagieren. Ohne Mehrmandantenfähigkeit bleibt People Analytics Stückwerk, mit ihr wird es zum Steuerungsinstrument.
