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Round Table: Auslandsentsendung

      Arbeitserlaubnis im Ausland

Mit Ausbruch von Covid-19 ging die Anzahl internationaler Entsendungen im März 2020 deutlich zurück. Foto: © Philipp Berezhnoy / stock.adobe.com

Während sich viele Bürgerinnen und Bürger mit der Entscheidung plagen, welche Test- und Quarantäneregeln sie für ihren nächsten Auslandsurlaub in Kauf nehmen wollen, fragen sich Unternehmen: Wie zwingend notwendig ist die Anwesenheit der Mitarbeiter am ausländischen Standort?

Grenzschließungen wie im ersten Lockdown gibt es momentan nicht, aber immer noch gelten für rund 100 Staaten covidbedingte Reisewarnungen. Globale Mobilität steht unter den Zeichen von An-und Abreisehindernisse, Quarantäne, Homeoffice im Zielland, Gesundheitsgefahren für die Expats und möglichweise keine Ausreisemöglichkeit für eine begrenzte Zeit.

›› Eine Bilderstrecke mit den wichtigsten Zitaten der
Round-Table-Teilnehmenden finden Sie ›hier.

Mit Ausbruch von Covid-19 ging die Anzahl internationaler Entsendungen im März 2020 deutlich zurück, auch wenn eine Welle an vorzeitigen Abbrüchen und Repatriierungen ausblieb, wie die Mobility-Experten in der Rückschau feststellen. Inzwischen nehmen grenzüberschreitende Einsätze wieder zu, doch Unternehmen agieren bei allen Entsendungen, die nicht unbedingt betrieblich notwendig sind, sehr zurückhaltend. Stattdessen beschäftigen sich Arbeitgeber intensiv mit der Suche – oder bereits mit der Umsetzung – neuer Mobilitätsstrategien. Gleichzeitig richten sie ihren Fokus auf laufendenden Entsendungen, bei denen Unternehmen Gefahr laufen, die Compliance-Regeln zu verletzen. Wo noch nicht geschehen, müssen sie die Assignments anpassen.

Policies auf dem Prüfstand

Unternehmen, die schon bisher ein Krisenkonzept in ihren Entsende-Policies verankert hatten, konnten die Ausnahmesituation im Lockdown erfolgreich managen. Diesen Eindruck gewann Omer Dotou, Leiter der BDAE Consult. Andere Arbeitgeber seien dagegen ratlos gewesen und müssten jetzt nachsteuern. Beispielsweise indem sie eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen und klären, ob die Bedeutung des Einsatzes in einem angemessenen Verhältnis zu den Reiserisiken steht. Auch Maßnahmen, um die Gesundheit der Expats zu schützen, würden nachträglich ergänzt.

Unternehmen wollen nicht nur ein Mehr an Sicherheit für Mitarbeiter, sondern auch mögliche Haftungsrisiken ausschließen.

Beispielsweise passten Arbeitgeber den Versicherungsschutz an und integrierten neue Leistungen. Anbieter von Insurance Solutions mussten und müssen daher über die Standards hinaus pandemieangepasste Lösungen anbieten, erläutert Matthias Hentschke, Vertriebsdirektor Passportcard Deutschland: “Unternehmen wollen nicht nur ein Mehr an Sicherheit für Mitarbeiter, sondern auch mögliche Haftungsrisiken ausschließen.” Zusätzliche Services wie Telemedizin und Assistance waren und sind deutlich mehr gefragt.

Insgesamt stieg der Beratungsbedarf von Arbeitgebern und Versicherten: Greift der Versicherungsschutz bei Corona? Wie sind Expats versichert, die nach Deutschland zurückgeholt wurden, ohne dass irgendwer weiß, wie lang die Entsendeunterbrechung dauert? AXA hat beispielsweise den Versicherungsschutz auf die Aufenthaltsdauer des Zwischenstopps im Heimatland ausgedehnt. “Deutlich ist geworden, dass Arbeitgeber aufgrund der Pandemie ein noch tieferes Verständnis für Sicherheit und Gesundheit entwickelt haben”, sagt Gisela Baum von AXA Krankenversicherung.

Hybrid-Entsendung im Trend

Seit mehr als einem Jahr suchen Unternehmen Ersatzformate für physische Entsendungen. Vom Stuttgarter Homeoffice die Tätigkeit im chinesischen Werk weiterführen? Von Bielefeld den Fabrikaufbau in der Slowakei steuern? Anfangs sahen Arbeitgeber in einem rein virtuellen Einsatz eine probate Lösung, aber “diese Haltung haben sie ganz verworfen”, berichtet David Rooney, Leiter Mobility Transformation von EY. Ein Grund: Die komplette Zusammenarbeit auf Distanz verhindert die kulturelle Nähe, die ein erfolgreiches Projekt benötigt. Aktuell beobachtet er immer mehr hybride Lösungen: Die Expats arbeiten zu einem Teil im Zielland ohne Familienbegleitung, und zum anderen im heimischen Homeoffice. Sein Eindruck: Diejenigen Unternehmen, die zwischen der ersten Phase – der Rückholung der Expats – und der zweiten, der erneuten Entsendung des Mitarbeiters ins Zielland, “ihre Mobilitätsstrategien neu gedacht haben, seien auf einem guten Weg, den Change zu bewältigen.”

Virtuelle Assignments könnten sich auch nach Ende der Pandemie weiter durchsetzen und physische Entsendungen teilweise ersetzen

Dass hybride Entsendungen im Trend liegen, bestätigt auch die Deloitte-Studie “Smart Mobility 2020”. “Virtuelle Assignments könnten sich auch nach Ende der Pandemie weiter durchsetzen und physische Entsendungen teilweise ersetzen”, fasst Michael Weiss die Ergebnisse zusammen. Der Director der Global Employer Services bei Deloitte ergänzt, dass immerhin mehr als zwei Drittel der Unternehmen Remote Working in ihren Policies schon formalisiert haben. Diese mussten in der akuten Pandemiesituation nicht erst grundsätzliche Regularien entwickeln, sondern höchstens ein Fine Tuning hinsichtlich spezifischer Compliance-Anforderungen vornehmen.

Hybride Entsendungen sind nicht die einzige Lösung. Auch die Häufigkeit der Mid Term Assignments nimmt zu, wie Matthias Hentschke von Passportcard berichtet: Mit einer Zeitspanne zwischen 30 und 90 Tagen hätten Expats trotz Quarantäne ausreichend Zeit zum Arbeiten vor Ort. Gleichzeitig registriert er mehr Remote Worker, gerade bei der Gruppe der Commuter, die in multiplen Short-Term-Einsätzen unterwegs sind. Statt von einem Land ins andere zu fliegen, arbeiteten diese Beschäftigten im Homeoffice außerhalb von Deutschland.

Atypische Entsendeformen und ihre Risiken

Die neuen Varianten der Einsätze ziehen zwangsläufig einen hohen rechtlichen Beratungsbedarf nach sich, da insgesamt nicht weniger, “sondern nur anders entsendet wird”, stellt Frank Dissen fest. Es zeichne sich ein klarer Trend zu atypischen Auslandseinsätzen ab wie Remote Working am ausländischen Standort, bekräftigt der Rechtsanwalt und Steuerberater von WTS, aber auch zu hybriden Formaten. Der Beschäftigte mit einem Short-Term Assignment arbeitet nach einer Zeit am Einsatzort auf dem gleichen Projekt im Homeoffice weiter mit nur vereinzelten Dienstreisen zur Auslandsgesellschaft.

“Diese Form der Auslandseinsätze bedeuten für Arbeitgeber in der Regel einen administrativen Mehraufwand, da hierfür bisher keine etablierten Richtlinien und Prozesse vorliegen.” Zudem würden sich aufgrund dieser atypischen und nicht selten ungeplanten Auslandseinsätze Compliance-Risiken ergeben – ob in der Sozialversicherung, im Arbeitsrecht oder bezüglich der Personen- und Unternehmensteuer mit den unbedingt zu beachtenden Betriebsstättenrisiken.

Zwar hätten viele Staaten während der Pandemie “ein Auge zugedrückt und Sonderregelungen geschaffen, aber fallen diese weg, kann dies für Arbeitgeber und Arbeitnehmer enorme Risiken bergen”. Derzeit richten sich Arbeitgeber und Berater bei steuerlichen Fragen unter anderem nach den Pandemie-Sonderregeln der OECD, die noch eine Menge pragmatischer Ansätze und Erleichterungen gewähren. Frank Dissen warnt aber davor, Zeit zu verschwenden, denn “wenn die Pandemie irgendwann überstanden ist, gelten wieder die regulären Bestimmungen und darauf müssen sich Unternehmen vorbereiten”.

Wenn die Pandemie irgendwann überstanden ist, gelten wieder die
regulären Bestimmungen und darauf müssen sich Unternehmen vorbereiten.

Homeoffice im Einsatzland? Klingt realisierbar, ist aber rechtlich brisant. Die verantwortlichen Fachabteilungen überlegten, wie die Auslandsprojekte unter Pandemiebedingungen gestemmt werden können, so Mobility-Berater Dr. Jens Gehrmann von HR2 – HR Hochzwei: “Dabei schien Remote Working zunächst eine Lösung zu sein, aber Arbeitgeber mussten im Fall der grenzüberschreitenden Tätigkeiten oftmals wegen des Betriebsstättenrisikos zurückrudern.”

Dass die atypischen Entsendeformen dazu einladen, “viele Fehler in rechtlicher Hinsicht zu machen”, betont auch Jürgen Heidenreich, Experte für Internationale Beschäftigung bei der TK. Nicht allen Arbeitgebern sei bewusst gewesen, dass je nach Gastland, in dem der Mitarbeitende remote arbeitet, keine Entsendung mehr vorliegt, sondern eine lokale Tätigkeit mit besonderen rechtlichen Anforderungen.” Ohne es zu wissen, bewege sich dann das deutsche Unternehmen durch die verbindliche Festlegung des Arbeitsortes im Geltungsbereich des Arbeitsrechts im Zielland. Arbeitgeber müssten unbedingt beachten, dass “die Option des Homeoffices im Gastland Änderungen in der Sozialversicherung und beim Thema Steuer zur Folge haben kann”.

Neue Mobilitätsstrategien gefragt

Beeinträchtigt die Pandemie die internationale Arbeitsteilung auf Dauer? Oder passen sich Unternehmen an die veränderte Situation mit klugen Strategien an? Grundsätzlich sollten sie den Anlass nutzen, um zu überprüfen, “welche Ziele sie mit internationalen Entsendungen oder Local-Hire-Lösungen verfolgen wollen”. Das rät Giovanni De Carlo von Crown World Mobility.

Denn wenn sie grenzüberschreitende Einsätze “in hybrider Form realisieren wollen, müssen sie Zugeständnisse machen”, beispielsweise durch die Kostenübernahme der Ausstattung eines Homeoffice, inklusive möglicher neue Räumlichkeiten. Remote Working sei aber auch eine Frage der Unternehmenskultur. “Wenn Teams sich nie persönlich kennengelernt haben, fehlt der Firmenspirit, Abläufe und Prozesse geraten ins Stocken.” Der persönliche Kontakt bleibe ein zentraler Erfolgsfaktor, der so schnell wohl nicht verschwinden werde.

Wenn Teams sich nie persönlich kennengelernt haben, fehlt der Firmenspirit, Abläufe und Prozesse geraten ins Stocken.

Fragt man Unternehmen, wie sie sich mittelfristig internationale Einsätze vorstellen, erklären nur zwei Prozent der Befragten, nach der Pandemie wieder zu alten Prozessen, Richtlinien und Entsendeformen zurückkehren zu wollen, so eine Studie von EY in Kooperation mit The Res Forum. Diese Entwicklung begrüßt David Rooney, denn, “Global Mobility ist nicht mehr gleich Global Mobility”. Die Fokussierung auf Entsendungen nach klassischer  Art – Mitarbeiter gehen ins Ausland, nehmen die Familie mit und kehren nach zwei oder drei Jahren zurück – bliebe zwar erhalten, aber in reduzierter Form. Das Mobility Management von heute sei nicht mehr nur für die Betreuung der Expats zuständig, es unterstütze weitere Mobilitätsarten von hybriden Einsätzen bis zu “Work from Anywhere”.

EY-Berater David Rooney beobachtet, dass sich diese Entwicklung bei einigen Kunden auch sprachlich widerspiegelt: Sie haben die bisherigen Abteilungen für internationale Einsätze in “Cross Border Work” umbenannt. “Insgesamt ist das Aufgabengebiet von Global Mobility breiter und strategischer geworden und Verantwortlichen haben sich einen Platz am Entscheidertisch erarbeitet.”

“Work from Anywhere” betrifft nicht nur Expats, sondern auch heimische Mitarbeiter. Im Wettbewerb um Talente werde es für die Unternehmen in Zukunft immer entscheidender, sich nicht nur aufs Homeoffice zu konzentrieren, schließt sich Michael Weiß von Deloitte an. Arbeitgeber müssten weitreichendere Angebote offerieren, die das Arbeiten “von wo aus auch immer” ermöglichten.

Beispielweise auch das Format Workation, bei dem sich Arbeit und Urlaub nicht ausschließen, sondern das Arbeiten am Urlaubsort oder Urlaub am Arbeitsort vorsehen. Allerdings stelle dies HR-Abteilungen vor komplexe Herausforderungen hinsichtlich arbeits-, steuer-, sozialversicherungs- oder aufenthaltsrechtlicher Regelungen.

Internationale Mobilität 2025

Long-Term- oder Short-Term-Einsätze sind trotz technologischen Fortschritts auch in der Zukunft nicht wegzudenken. Ein wichtiger Grund: “Die billionenschweren Konjunkturprogramme, die in Folge der Pandemie weltweit lanciert werden, lösen eine extreme Nachfrage nach Infrastrukturprojekten aus”, merkt Giovanni De Carlo von Crown World Mobility an: “Gerade bei solchen Projekten ist die physische Anwesenheit von vielen Mitarbeitenden unerlässlich.” Und die Kunden kündigen bereits für die Zeit nach der Pandemie eine Zunahme der Entsendungen an, ergänzt Gisela Baum von AXA. Persönliche Kontakte zu Beschäftigten und Auftraggebern in den ausländischen Märkten seien unersetzlich – trotz Kostendruck. Eine Lösung liege darin, dass sich Unternehmen je nach Zielland eher für befristete Versetzung statt für eine klassische Entsendung entscheiden.

Die billionenschweren Konjunkturprogramme, die in Folge der Pandemie
weltweit lanciert werden, lösen eine extreme Nachfrage nach
Infrastrukturprojekten aus.

Mobility-Berater Jens Gehrmann von HR2 vermutet, dass internationale Einsätze zwar zunehmen, allerdings nicht mehr nach dem klassischen Muster. Unterschiedliche Einsatzarten würden vom Arbeitgeber in unterschiedlicher Form finanziell unterlegt. “Es dürfte vom Interesse und Nutzen des Unternehmens abhängen, welche Einsatzarten großzügig unterstützt werden und welche eher als im Interesse des Mitarbeiters eingestuft werden.”

Was gilt nach dem Brexit?

Viele Unternehmen erwarteten, dass mit dem Auslaufen der EU-Regelung das Sozialversicherungsabkommen aus den 1960er-Jahren zum Vorschein kommen würde. Das traf nicht ein. Für Mitarbeiter, die vor dem 31. Dezember 2020 ins Vereinigte Königreich oder von dort nach Deutschland entsendet wurden, gelten bis zum Ende der Entsendung die bisherigen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit. TK-Mobility-Experte Jürgen Heidenreich weist daraufhin, dass für alle neuen Arbeitsaufenthalte nach dem 1. Januar 2021 der Kooperationsvertrag maßgeblich ist. Dieser umfasst Regelungen zur Sozialversicherung, die im Wesentlichen den EU-Verordnungen entsprechen. Anders als bisher gelten diese nun auch für Drittstaatsangehörige. “Die größeren Schwierigkeiten liegen im Aufenthalts- und Arbeitsrecht. Wenn die Übergangsregelungen auslaufen, gilt das britische Recht, hier müssen Unternehmen genau hinschauen.”

“Die größeren Schwierigkeiten liegen im Aufenthalts- und Arbeitsrecht.
Wenn die Übergangsregelungen auslaufen, gilt das britische Recht, hier
müssen Unternehmen genau hinschauen.”

Zu beobachten ist auch, dass Unternehmen sehr unterschiedlich mit den Aufgaben umgehen, die durch den Brexit anliegen. Michael Weiss von Deloitte: “Die einen Mandanten sind sich bewusst, dass die Übergangsfrist, die am 30. Juni ausläuft, schnell vor der Tür steht, und sie gehen die anstehenden Pflichten an.” Andere würden dagegen annehmen, dass die Regelungen, die jetzt für Entsendete gelten, weiter Bestand haben. Diese Haltung sei genauso riskant, wie einfach die aufenthaltsrechtlichen Änderungen zu ignorieren.

Letztlich wissen noch zu viele Arbeitgeber über die aktuellen Regelungen kaum Bescheid, warnt auch Omer Dotou von BDAE Consult. Das seit Januar 2021 geltende Kooperationsabkommen kläre die wichtigsten Fragen, auch für die aufenthaltsrechtlichen Anforderungen für bestimmte Klassifizierungen von Geschäftsreisen. Unternehmen müssten sich damit intensiv auseinandersetzen.

Bilderstrecke: Round Table Auslandsentsendung

In der Bilderstrecke berichten Global-Mobility-Experten wie sich die Auslandsentsendung im Rahmen der Corona-Krise geändert hat und worauf es in der Zukunft ankommen wird.

Christiane Siemann ist freie Journalistin und Moderatorin aus Bad Tölz, spezialisiert auf die HR- und Arbeitsmarkt-Themen, die einige Round Table-Gespräche der Personalwirtschaft begleitet.