So wird die Zusammenarbeit mit Freelancern fair für beide Seiten

Frage an die HR-Werkstatt: Wie funktioniert faires und qualitatives Outsourcing an Freelancer?
Es antwortet: Florentina Büttner, Projektleiterin von designenlassen.de

Das Thema Outsourcing und die bedarfsorientierte Beauftragung an Freelancer ist aufgrund des sich verschärfenden Arbeitskräftemangels relevanter denn je. Viele Freelancer, insbesondere in der Kreativ-Branche, haben jedoch mit zu niedrigen Honoraren, zu wenigen Aufträgen und einer starken Konkurrenz auf Online-Portalen zu kämpfen. Unternehmen wählen bei der Beauftragung von Freelancern oftmals das kostengünstigste Angebot aus – und fördern damit existenzgefährdende Prozesse und Qualitätsverluste. Mittelfristig schaden sie sich damit auch selbst.

Wie aber können HR-Verantwortliche Freelancer fair beauftragen und so dauerhaft qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherstellen?

Outsourcing an Freelancer: Benefits und Einsatzmöglichkeiten

Freelancer können Projekte übernehmen, die außerhalb des Geschäftsbereichs und des Know-hows des Unternehmens liegen, während diese sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren. Sowohl das HR-Team als auch die Fachabteilung sparen sich so Zeit und Kosten, die sonst für die Einarbeitung und intensive Briefings neuer Mitarbeitender anfallen würden.

Zudem fehlt diesen häufig auch die Berufserfahrung, während Freelancer als erfahrene Experten auf ihrem Gebiet einsteigen. Insbesondere bei kurzfristigen und befristeten Projekten, wie beispielsweise einem Webseiten-Relaunch, der Einführung eines neuen Produktes, der Kreation eines neuen Logos oder dem Flyer-Design, können Freelancer schnell und unkompliziert entlasten.

Vorsicht bei Bidding & Preisdumping: Warnsignale für Personaler

Wichtig ist, die Problemstellen der Freelancerbranche zu kennen. Dazu zählt das sogenannte Bidding, welches die Unterbietungsprozesse beschreibt, denen sich Freelancer auf vielen Plattformen ausgesetzt sehen. Auf vielen Portalen gilt: je niedriger der Preis, desto höher die Chance auf einen Auftrag. Besonders betroffen davon ist die Kreativ-Branche.

Auf typischen Bidding-Plattformen erhalten kreative Freelancer Stundensätze zwischen 15 und 30 Euro – und liegen dabei deutlich im unteren Segment, was die Bezahlung von Freelancern angeht. So entsteht Preisdumping. Speziell Unternehmen ohne Erfahrung in der Beauftragung von Freelancern haben Schwierigkeiten, die richtigen Experten für ihr Anliegen zu finden – und wählen schließlich das kostengünstigste Angebot aus. Darunter leidet auch die Qualität der Leistungen der Freelancer, was wiederum die Auftraggeber zu spüren bekommen.

Tipps für die erfolgreiche und faire Rekrutierung von Freelancern

Es braucht also ein Umdenken im Outsourcing, um Bidding und Preisdumping entgegenzuwirken und letztlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu sorgen. HR-Manager können die ersten Schritte in Richtung ethisches Outsourcing machen. Worauf sie achten müssen, zeigt diese Checkliste:

• Expertise aus dem entsprechenden Bereich einholen:
  Bedarfsorientiertes Expertenwissen spart Zeit und Kosten, da sich Laien nicht mit komplexen Themen auseinandersetzen müssen und den Erfahrungswert von Profis nutzen können. Damit Freelancer aber gute Arbeit liefern können, muss vorher unbedingt eine klare Zielsetzung erfolgen und kommuniziert werden. Sprechen Sie mit Experten der relevanten Abteilungen und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, worauf es bei dem Projekt ankommt und welche Unterstützung tatsächlich benötigt wird.

• Mit festen Projektbudgets arbeiten:
  Der nächste Schritt ist eine realistische Kalkulation der Projektbudgets. Wie viel Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Leistungen sind in dem Preisrahmen realistisch erwartbar? Die Ausschreibung von Aufträgen mit vorgegebenem Budget vermeidet Bidding. Im Inserat sollte ein im Voraus festgelegtes Budget angegeben werden, um die Erwartungshaltung klar zu definieren. Dann können Freelancer selbst einschätzen, ob dies im Rahmen des für sie Machbaren liegt und ihre volle Leistung erbringen, ohne sich unter Wert zu verkaufen.

• Faire Portale nutzen:
  Informieren Sie sich über die Projektplattformen für Freelancer. Gibt es hier etwa die Möglichkeit, nach Niedrigstpreis zu filtern oder lassen sich öffentliche Unterbietungsverfahren beobachten, sollten das Warnsignale sein. Recherchieren Sie stattdessen nach fairen Plattformen, um die richtigen Experten für Ihr Projekt zu finden. Diese Vorarbeit lohnt sich. Es gibt für jede spezifische Branche inzwischen faire Portale für das Outsourcing an Freelancer.

• Qualität und Passung der Vorschläge als Entscheidungskriterien wählen:
  Wichtiger als der Kostenfaktor sollte die Qualität und Passung der Angebote von Freelancern sein. Werft einen genauen Blick auf Referenzen, bisherige Arbeiten und Bewertungen. Passt der Stil zum Unternehmen und zum Projekt? Viele Portale bieten die Möglichkeit, aus Entwürfen oder Skizzen mehrerer Freelancer auszuwählen – nutzen Sie diese Option. So können Sie sicherer sein, das beste Match zu finden.

• Durch faire Bezahlung ein verlässliches Netzwerk aufbauen:
  Wurde eine Zusammenarbeit mit einem Freelancer erfolgreich realisiert, haben Sie einen neuen, zuverlässigen Kontakt für zukünftige Projekte gewonnen. Zahlen Sie faire Honorare, steht einer Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nichts mehr im Wege. Schaffen Sie sich so ein Netzwerk an Freelancer-Kontakten und die Grundlage für einen verlässlichen Talent-Pool.

Das volle Potenzial von Outsourcing entfalten

Die Checkliste kann als erstes Handwerks-Tool dienen, um sich in dem unübersichtlichen Dschungel an Informationen und Plattformen rund um Outsourcing an Freelancer zu orientieren. Es ist enorm wichtig, dass die HR-Abteilung eines Unternehmens über die Chancen, aber auch Herausforderungen Bescheid weiß und den Mentalitätswechsel von Wettbewerb nach Niedrigstpreis hin zu Wettbewerb nach Qualität und Passung aktiv mit steuert.

Dabei hilft auch der Austausch mit Unternehmen, Personalern, Portalen und Freelancern, die über Erfahrungen in dem Bereich verfügen. Nur so kann das volle Potenzial der Kooperation mit Freelancern ausgeschöpft werden und ein langfristiger Erfolg auf beiden Seiten realisiert werden.