Welche Analytics-Lösung passt zu meinem Unternehmen?

Wenn Sie schon mal versucht haben, aus den Daten Ihres Personalinformationssystems (HRIS), Applicant Tracking System (ATS) und der letzten Performance-Review schlau zu werden, dann kennen Sie grundsätzlich schon mal das Ziel von Analytics: Daten zusammenbringen, sie hübsch aufbereiten und Antworten auf wichtige Fragen bekommen – am besten, ohne dabei den Verstand zu verlieren. Dabei helfen sollen Analytics Tools. Doch von diesen gibt es zahlreiche. Hier das beste Tool für sich zu finden, ist nicht immer leicht. Mit folgenden Schritten ist es dennoch möglich.

Zunächst einmal sollten Personalerinnen und Personaler wissen, dass es drei relevante Kategorien für Analytics Tools gibt: Tabellenkalkulationen, Business Intelligence (BI) Tools und standardisierte Analytics Tools. Schauen wir uns diese genauer an.

Tabellenkalkulationen – Das HR-Allrounder-Tool

Tabellen wie Excel sind in den meisten HR-Teams Standard – meiner Erfahrung nach machen neun von zehn HR-Teams ihre Analysen noch immer mit Tabellen. Einfach zu bedienen, schnell verfügbar und nahezu jeder hat schon einmal damit gearbeitet. Doch gerade ihre Einfachheit birgt Herausforderungen:

Auch HR macht Fehler: Viele Listen, in denen viele Menschen manuell arbeiten, bedeutet immer auch, dass tendenziell schnell Fehler entstehen. Laut einer Studie des Journals Frontiers of Computer Science sind sage und schreibe 94 Prozent der Tabellen von Unternehmen fehlerhaft. Wenn Entscheidungen auf solchen Daten beruhen, kann das teuer werden.

HR verbringt sehr viel Zeit in Tabellen: Daten exportieren, Daten importieren und immer wieder Tabellen säubern und Formeln neu basteln – das ist leider in vielen HR-Teams wiederkehrender Alltag, denn in der Regel berichten HR-Teams monatlich, quartalsweise oder dann, wenn jemand danach fragt.

Fazit: Für kleine Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitenden und überschaubaren Datenmengen kann Excel ein gutes Analytics- Tool sein – solange jemand im Team ein Händchen für Tabellen hat. Aber sobald die Datenmenge wächst oder die Anforderungen steigen, kann es schnell chaotisch werden.

Business Intelligence (BI) Tools – „Das macht unsere BI für uns“

Business Intelligence Tools wie Tableau oder PowerBI bieten das, was sich viele HR-Teams wünschen: interaktive Dashboards, Echtzeitanalysen und die Möglichkeit, große Datenmengen zu visualisieren. Hinzu kommt, dass sie ein hohes Maß an Individualisierung bieten.

HR muss sich (fast) immer hinten anstellen: HR landet in der Prioritätenliste der internen BI, der Abteilung, welche sich um Geschäftsanalytik kümmert, oft ganz unten. In 99 Prozent der Fälle hat die interne BI keine Zeit, um Tools und Analysen für HR hinzuzufügen. Grund dafür kann neben der personellen Verfügbarkeit auch das fehlende Anforderungsmanagement von HR sein. Wenn HR von sich aus nicht beantworten kann, was der Use Case ist, und welche Daten benötigt werden, bleibt es meistens bei der Anfrage nach der Automatisierung und Visualisierung von Headcount, FTE (Full Time Equivalent/ Vollzeitäquivalent) und Co.. So fehlt vielen BI-Teams die Kapazität und schlichtweg der Business Value, um das Thema zur höchsten Priorität zu machen.

HR-Daten sind kompliziert: Ein Problem, das ich immer wieder sehe, ist, dass HR nicht jedem alle Daten zeigen will, denn sensible HR-Daten sind ein heikles Thema – zurecht. Ohne zusätzliche Maßnahmen wie sogenannte Data Masking Tools (Softwarelösungen, die sensible Daten unkenntlich machen) scheitern interne HR-Analytics-Projekte oft an internen Richtlinien.

Fazit: BI-Tools sind für große Unternehmen mit mehreren tausenden Mitarbeitenden sehr gut geeignet, wenn die Ressourcen stimmen und HR klare Vorstellungen liefert. Ansonsten: Geduld mitbringen.

Standardisierte People Analytics Tools – Das neue Terrain für HR

Standardisierte Analytics Tools sind das Rundum-sorglos-Paket für HR-Teams, die mehr Insights brauchen, aber kein BI-Projekt managen können. Sie verbinden sich mit euren HR-Systemen und liefern hübsche Dashboards, Benchmarks und vorgefertigte Use Cases. Das klingt für die meisten HR-Teams nach der Rettung in der Not, dennoch gibt es auch hier Vor- und Nachteile:

HR mag Individualisierung: Standardisiert heißt eben auch: Nicht alles ist anpassbar. Meiner Erfahrung nach wollen HR-Teams bei den meisten Tools eine große Individualisierung, um ihre Prozesse so umzusetzen, wie sie es bereits getan haben. In puncto Analytics sehe ich das jedoch etwas anders als beispielsweise bei der Wahl eines HRIS-Systems, wo Prozesse teils über Jahre durchdacht und umgesetzt sind. Viele HR-Teams wissen noch gar nicht, was sie für Analysen brauchen. Demnach ist das Contra für viele auch ein Pro, denn Use Cases und Metriken sind inklusive. 

HR möchte vieles selbst machen: Kosten spielen bei der Make-or-Buy-Entscheidung für HR natürlich immer eine Rolle und neue Tools kosten Geld. Und die Frage „Können wir das nicht selbst machen? “ geistert in jedem HR-Budget-Meeting herum. Die Antwort ist: Ja, wenn Zeit und passendes Know-how da sind. Wir haben mit beyobie schon oft gesehen, dass HR-Teams nach bestem Wissen und Gewissen BI-Projekte starten und dann nach Monaten Entwicklungszeit feststellen, dass es zu lange dauert bei zu geringem Outcome. Die Frage nach dem „Wer kann das machen? “ und „Was brauchen wir für Insights? “ ist somit maßgeblich für die Make-or-Buy-Entscheidung.

Mein Fazit: Standardisierte Analytics Tools sind ideal für HR-Teams mittelgroßer Unternehmen, die nicht über große Analytics-Ressourcen verfügen, aber tiefergehende datengetriebene Entscheidungen treffen möchten.

Der Weg zum passenden Tool: Was wirklich zählt

Die Entscheidung hängt – wie immer – von Größe, Ressourcen und Business Need ab: Kleine Teams lieben Excel, bis es irgendwann zu viel wird. Große Unternehmen sollten die BI nutzen, aber gut planen. Mittelgroße Firmen fahren mit standardisierten Tools am besten.

Aber egal, wofür Sie sich entscheiden: Machen Sie sich vorher Gedanken, was Sie wirklich wollen. Denn nichts ist schlimmer, als viel Geld und Zeit zu investieren, um am Ende trotzdem in der Ecke der „Cost Driver“ zu stehen – denn genau hier will HR schließlich raus, um strategischer Partner werden zu können.