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Flexibles Bürokonzept mit Desk Sharing

Dr. Robert Omagbemi
Dr. Robert Omagbemi, Leiter Personalgrundsatzfragen bei der ZF Friedrichshafen AG. Foto: ZF Friedrichshafen AG

Unser Hauptanliegen lautet, ein attraktives und zeitgemäßes Arbeitsumfeld zu schaffen, um die Anforderungen der heutigen Arbeitswelt adäquat abbilden zu können. Dieses Vorhaben haben wir umfassend vorbereitet und den Change kommunikativ begleitet, um die Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen. 

Dies gilt umso mehr, wenn es – wie bei ZF – eine grundsätzliche Änderung bringt: Denn ein Eckpfeiler des Konzepts, das ZF gemeinsam mit dem Fraunhofer ­Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation entwickelt hat, ist der weitestgehende Verzicht auf persönlich zugeordnete Schreibtische. Stattdessen teilen sich die mehr als 700 Mitarbeiter im ZF Forum knapp 550 Arbeitsplätze (Desk Sharing). In Verbindung mit der Digitalisierung der Arbeitsprozesse kann die Infrastruktur des ZF Forums effizient und intelligent genutzt werden.

Mit Großraumbüros amerikanischer Prägung haben die Büros im ZF Forum wenig zu tun – im Gegenteil: Im Vergleich zu den alten Büros haben wir sogar etwa 30 Prozent mehr Wände einziehen lassen, vor allem für Rückzugsräume: zum längeren Telefonieren, für vertrauliche Gespräche oder auch, um in der “Bibliothek” ungestört an einem Thema arbeiten zu können. Geschaffen wurden zudem zahlreiche Besprechungsmöglichkeiten – vom spontanen Treff in der Lounge bis hin zu Projekträumen. Modernste Kommunikationstechnologien erleichtern Ortswechsel und Teamarbeit.

Wie das funktionieren kann und welche ZF-spezifischen Anpassungen notwendig sind, wurde zunächst in einem Pilotprojekt für zwei Abteilungen mit knapp 70 Mitarbeitern erprobt. Das geschah unter enger Einbindung des Betriebsrats, der das Projekt positiv begleitet und unterstützt hat.

Befragung zeigt: Neue Arbeitsumgebung kommt gut an

Wie ist die Einführung gelungen? Eine Befragung gut ein Jahr nach dem Bezug hat gezeigt, dass die gefühlte Veränderung im individuellen Direktvergleich deutlich positiv ausfällt. Eine klare Mehrheit der Befragten bevorzugt die neue Arbeitsumgebung und hegt nicht den Wunsch, wieder zurück in die alten Büros zu wechseln. Um auch eher skeptischen Mitarbeitern bestmögliche Arbeitsbedingungen zu bieten, haben die Abteilungen gewisse Spielräume. Diese können sie nutzen, um aufgrund ihrer eigenen Erfahrungen nach dem Umzug das Bürokonzept auf ihre jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Auch in dieser Hinsicht bietet das Konzept Flexibilität – mit der Einführung ist es keinesfalls zementiert, sondern lässt Raum für Veränderungen.