Erstmals Zeitarbeit – was Unternehmen beachten müssen

Ob die Kooperation zwischen Ver- und Entleiher erfolgreich ist, lässt sich auf einige zentrale Aspekte zurückführen. Beginnen wir mit der Suche nach dem richtigen Partner. Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines Personaldienstleisters anzulegen?

Die passenden Dienstleister wählen

Grundsätzlich sollte er entsprechend der Anzahl und Größe von Standorten seines Kunden eine hinreichende Zahl an Zeitarbeitskräften bereitstellen können. Sind branchenspezifische Schwerpunkte zu beachten, lohnt ein Blick auf die Websites der einschlägigen Dienstleister. Hier informieren die Anbieter über ihr Tätigkeitsfeld, etwa in der Pflege oder der Industrie. Ob man bei der ersten Sondierung an einen seriösen Geschäftspartner gerät, ist freilich nicht garantiert. Wer sichergehen will, ist bei einem Mitglied der beiden Zeitarbeitsverbände iGZ und BAP in guten Händen. „Diese Dienstleister profitieren von breiter Unterstützung ihrer Verbände, etwa in rechtlicher Hinsicht“, sagt Stefan Sudmann, Tarif- und Rechtsexperte beim iGZ in Münster. Einzelkämpfer ohne Verbandsmitgliedschaft seien bisweilen „weit davon entfernt“.

Wasserdichte Zeitarbeitsverträge schließen

Wird man sich schließlich mit einem Partner einig, lautet die Frage: Wann kann es endlich losgehen? Auch hier lohnt ein Blick auf die Websites der Verbände, wo Musterverträge zum Download bereitstehen. Sie bilden die komplizierte Rechtsmaterie auf aktuellem Stand ab. Um sich ein Bild über den Kostenumfang von Zeitarbeit zu verschaffen, kann sich der interessierte Entleiher online über tarifliches Entgelt und weitere Details informieren.

Für die Kostenkalkulation stehen verschiedene Modelle zur Auswahl. Meist verständigen sich Vertragspartner auf die faktorbasierte Vergütung von Zeitarbeitskräften. Danach deckt der mit dem vereinbarten Faktor multiplizierte Lohn auch Verwaltungsaufwand, Beiträge zu Berufsgenossenschaften und weitere Kosten des Verleihers ab. Alternativ kann man sich auch pauschal über Kosten einigen oder eine Staffelung aus Basis- und Zusatztarifen vorziehen.

Ebenfalls sollte man sich frühzeitig darauf einigen, was der Entleiher dem Vertragspartner für die Übernahme einer Zeitarbeitskraft in ein Angestelltenverhältnis schuldet. „Üblich ist, dass eine Provision vereinbart wird“, erläutert Sudmann. „Grundsätzlich sinkt sie mit der Dauer der Überlassung. Nach einem Jahr kann man nichts mehr verlangen.“

Nun geht es schnell. Nicht selten könne bereits am Tag nach Vertragsschluss dringend benötigtes Personal angefordert und präsentiert werden, so Sudmann. Wichtig sei, bei jedem Abruf von Zeitarbeitskräften abzuklären, ob die jeweilige Person schon beim Kunden beschäftigt wurde. „Geschah dies innerhalb der letzten drei Monate, ist die Einsatzdauer mitzurechnen.“ Dazu später mehr.

Probezeiten und Kündigungsfristen einhalten

Wie steht es um Probezeiten und Kündigungsfristen? Dafür ist allein der Personaldienstleister als Arbeitgeber der Zeitarbeitskräfte verantwortlich. Auf der anderen Seite kann das Kundenunternehmen innerhalb einer vereinbarten Frist Zeitarbeitskräfte abmelden, sobald es sie nicht mehr benötigt. Sudmann zufolge wird im Arbeitnehmerüberlassungsvertrag häufig eine Abmeldefrist zwischen zwei und fünf Tagen vereinbart. Ein großer Vorteil für den Entleiher: Dank der hohen Flexibilität muss er nicht im gleichen Umfang Personal vorhalten.

Nicht nur für Zeitarbeitskräfte gelten Kündigungsfristen, auch Ver- und Entleiher einigen sich hierzu vertraglich. „Ist eine enge Bindung an den Personaldienstleister in Zeiten knappen Personals gewünscht“, erklärt Sudmann, „kann im Überlassungsvertrag auch gänzlich auf eine Kündigungsfrist verzichtet werden.“ Oder man schließt befristete Verträge, was sich ebenfalls etabliert habe.

Dokumentationspflichten erfüllen

Im Zuge des reformierten Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) wird den Vertragspartnern eine Dokumentationspflicht auferlegt. Etwa hinsichtlich Equal Pay. Danach steht Zeitarbeitskräften nach neun Monaten Einsatz beim Kundenunternehmen derselbe Lohn zu wie vergleichbaren Stammbeschäftigten. Verpflichtet ist der Entleiher, alle Angaben zur Entlohnung seiner Stammbeschäftigten und zu Entgeltbestandteilen offenzulegen. Um dieser Vorgabe zu entsprechen, überlassen Verleiher ihren Kunden hierzu einen Fragebogen. Ob und in welchem Umfang Branchenzuschlagstarife gültig sind, ist vom Entleiher in einem weiteren Fragebogen auszufüllen.

Prinzipiell muss der Zeitarbeitskunde zu Beginn der Kooperation dem Dienstleister genau erläutern, auf welche Tätigkeitsprofile sich die Zeitarbeit erstreckt, welche Anforderungen an die jeweiligen Kräfte gestellt werden und welches Entgelt dafür vorgesehen ist. Um die Kooperation möglichst reibungslos zu gestalten, bieten sich praxisbewährte Softwarelösungen an. Weil einige Hersteller Mitglied in den Verbänden sind, können alle Informationen zur Zeitarbeit in die Entwicklung dieser Programme einfließen. Sie bilden alle wesentlichen Prozesse hinreichend ab und verfügen auch über Schnittstellen zu anderen verbreiteten Ressourcen wie etwa der Datev.

Höchstüberlassungsdauer von Leiharbeitnehmern einhalten

Zurück zur Gesetzreform. Neben dem Equal-Pay-Gebot hat der Gesetzgeber eine Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten festgelegt. Auch dem „Verleiherkarussell“ hat er einen Riegel vorgeschoben. Das heißt, der Entleiher muss auch jene Zeiten einberechnen, die eine Zeitarbeitskraft bereits bei ihm überlassen worden ist – von welchem Dienstleister auch immer. Diese Information ist deshalb so wichtig, weil die Zeitarbeitskraft laut Sudmann „keinen Tag länger als die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten in einem Unternehmen beschäftigt sein darf“. Andernfalls greift die Fiktion eines Arbeitsverhältnisses mit allen Konsequenzen. Ist die jeweilige Zeitarbeitskraft jedoch mindestens drei Monate plus einen Tag nicht dem Unternehmen, also dem Rechtsträger, etwa einer GmbH, überlassen gewesen, kann sie erneut überlassen werden.

Betriebsrat einbeziehen

Schließlich kommt die Mitbestimmung ins Spiel. Der Betriebsrat entscheidet bei der Beschäftigung von Zeitarbeitskräften mit. „Ist er der Meinung, dass gegen Gesetze verstoßen wird, kann er die Zustimmung verweigern“, betont Sudmann. Die unternehmerische Entscheidung, auf Zeitarbeit zurückzugreifen, kann er indes nicht verhindern. Dennoch hat der Gesetzgeber die Rolle der Betriebs- und Sozialpartner aufgewertet. Öffnungsklauseln ermöglichen die Verlängerung der Höchstüberlassungsdauer, wie etwa in der Metall- und Elektroindustrie auf 48 Monate.

Voraussetzung: Der Zeitarbeitskunde ist tarifgebunden oder entschließt sich im Rahmen einer Betriebsvereinbarung dazu – was einen Betriebsrat voraussetzt. Davon profitieren nicht tarifgebundene Entleiher ausdrücklich nicht. Das macht sie offenbar hellhörig. „Wir beobachten, dass viele den Abschluss solcher Betriebsvereinbarungen in Erwägung ziehen“, sagt Sudmann.