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So finden Sie den passenden Interim Manager

Frage an die HR-Werkstatt: “Wir finden für eine Leitungsposition einfach keinen Experten und wollen daher erstmalig auf einen Interim Manager zurückgreifen. Wie finde ich die passende Person und worauf muss ich bei den Formalitäten achten?”

Es antwortet: Axel Oesterling, Geschäftsführer von Aurum Interim Management

Zuerst einmal ist es wichtig zu wissen, was Interim Manager sind und was sie leisten können. Interim Manager sind Manager auf Zeit, die von Unternehmen in unterschiedlichen Fällen eingesetzt werden – von der kurzfristigen Vakanzüberbrückung über den Kapazitäten-Ausbau bis hin zur zeitlich begrenzten Bewältigung komplexer Projektsteuerungsaufgaben. Interim Manager sind also vielseitig einsetzbar und bedienen dank ihrer fundierten Expertise und ausgeprägten Linienkompetenz unterschiedlichste Anforderungsprofile.

Dann stellt sich natürlich die Frage, wo bzw. wie man den geeigneten Interim Manager überhaupt findet? Am besten wenden Sie sich an einen professionellen Interim Management Provider. Vermittler dieser Art verfügen meist über ein breit gefächertes Portfolio an Managern auf Zeit.

Die entscheidende Basis, um den idealen Manager auf Zeit zu rekrutieren, ist zugleich auch der erste Schritt für den Auswahlprozess:

Schritt 1: Die Mandatsdefinition

Die Definition der Aufgaben und Ziele des Interim Managers sollte genau und präzise sein, denn je konkreter das Anforderungsprofil oder Briefing ist, umso zielgerichteter und schneller lassen sich die passenden Experten finden. Beim Briefing sollten Sie auf folgende Punkte achten:

•    Aufgaben: Welche Aufgaben soll der Interim Manager genau übernehmen? Welche Verantwortungen sollen ihm übertragen werden – und welche nicht? Bei komplexen Projektaufgaben bietet sich ggf. ein Workshop mit einem Interim Management Provider an, um eine Projektskizze als Basis für die Suche des perfekten Kandidaten und/oder das Aufsetzen des Projektes (Ziele, Verantwortlichkeiten, Timings, Budget, Projektorganisation, etc.) zu erarbeiten.
•    Ziele: Welche quantitativen oder qualitativen Ziele soll der Interim Manager für das Unternehmen erreichen? Bei Linienvakanzen stellt sich zum Beispiel immer wieder die Frage, ob nur der operative Betrieb sichergestellt werden muss, oder ob grundsätzliche Optimierungsmaßnahmen eingeleitet werden sollen.
Und welche besonderen Hürden oder Stolpersteine gibt es, die der Interim Manager eventuell aus dem Weg räumen muss? Das können sowohl wirtschaftliche Herausforderungen sein als auch Defizite in den Strukturen, in den Prozessen oder auch in Bezug auf die personelle Ausstattung.
•    Qualifikationen: Welche fachlichen Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen muss der Interim Manager mitbringen und welche können – im Vergleich zur Suche nach einer Festanstellung – “herunterpriorisiert” werden? Diese Differenzierung kann entscheidend sein für den schnellen Besetzungserfolg. Die “eierlegende Wollmilchsau” ist auch im Interim Management schwer zu finden.
•    Persönlichkeit: Welche allgemeinen kulturellen Eigenarten prägen Ihr Unternehmen bzw. worin liegen besondere Herausforderungen für die Führungskompetenzen des Interim Managers in dem Mandat (Spannungen im Team, frustrierte unmotivierte Mitarbeiter, Low-Performer etc.)? Auch diese können einen großen Einfluss auf die Auswahl der richtigen Kandidaten haben.
•    Arbeitsbedingungen: An welchem Standort bzw. an welchen Standorten soll der Interim Manager eingesetzt werden? Erfordert das Mandat eine Vollzeittätigkeit oder lässt sich die Aufgabe auch in drei oder vier Tagen pro Woche bewältigen? Ist eine volle Vor-Ort-Präsenz erforderlich oder kann der Interim Manager seinen Job auch (in Teilen) aus seinem Homeoffice erledigen?
•    Vertragsform: Sofern das Unternehmen diesbezüglich schon eine Entscheidung getroffen hat, sollte es kommunizieren, ob es für das Mandat einen Dienst- oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag abschließen möchte und welche Erwartungen bezüglich des zu zahlenden Tagessatzes bestehen.

Mit diesen Informationen lassen sich passende Manager auf Zeit finden.

Schritt 2: Die Kandidatenauswahl

Nach der Definition des Aufgabenspektrums und der Suche nach geeigneten Managern durch den Provider müssen nun geeignete Kandidaten sorgfältig überprüft werden. Für den Anfang reichen oft sogenannte Kennenlerntermine aus.
Bei diesen Terminen sollten nach Möglichkeit alle Entscheider mit am Tisch sitzen, um den Entscheidungsprozess so kurz wie möglich zu halten. Wichtig zu wissen: Solche Kennenlerntermine sind keine klassischen Bewerbungsgespräche! Die Qualifikationen und Referenzen des Interim Managers sind idealerweise bereits vom Fachbereich oder HR geprüft worden. Es geht also vielmehr um den “Match” zur spezifischen Aufgabenstellung und natürlich um die “Chemie”. Darüber hinaus nutzt der Interim Manager das Gespräch, um für sich selbst zu entscheiden, wie reizvoll die Aufgabe und das Unternehmen für ihn sind.

Wenn der passende Kandidat ausgewählt ist und dieser zugesagt hat, geht es in die dritte Phase:

Schritt 3: Die Vertragsgestaltung

Wenn die organisatorischen Eckpunkte (Startzeitpunkt des Mandates, Dauer, Tagessatz etc.) geklärt sind, geht es in die Erstellung des Vertrages zwischen dem Unternehmen und dem Provider.
•    Vertragsform: Zunächst müssen Sie entscheiden: Dienstvertrag oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag? Dienstverträge müssen unbedingt die prüfungsrelevanten Aspekte der Scheinselbstständigkeit berücksichtigen, denn die Gesetzgebung dazu hat sich in den letzten Jahren deutlich verschärft. Wenn das Mandat nicht rechtssicher auf Basis eines Dienstvertrages abgebildet werden kann, bietet sich als Alternative ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag an. Möglich ist ein solcher Vertrag natürlich nur, wenn der Kandidat über einen Interim Manager Provider kommt und der Vermittler eine entsprechende Genehmigung zur Überlassung besitzt.
•    Vertragslaufzeit: Die Verträge werden befristet abgeschlossen. Die Vertragsdauer wird abhängig von der Aufgabenstellung individuell vereinbart, meist liegt sie zwischen sechs und zwölf Monaten und kann bei Bedarf natürlich entsprechend verlängert werden. Aus Gründen der Flexibilität ist es sinnvoll, die Kündigungsfrist mit 14 Tagen möglichst kurz zu halten. Die Möglichkeit einer Übernahme des Interim Managers in ein festes Anstellungsverhältnis sollte immer gegeben und die Option vertraglich bereits geregelt sein.    

Fazit: Der Einsatz eines Interim Managers ist in der Regel eine schnelle und flexible Lösung für personelle Engpässe. Je nach Mandatskomplexität, Position und Dringlichkeit umfasst der gesamte Prozess – von der Definition des Mandats bis zum Start des Managers auf Zeit – eine Dauer von in der Regel wenigen Tagen bis hin zu vier Wochen. 

✓ Werkstatt-Check: Diese Fragen sollten Sie Interim Managern stellen
Lebenslauf, berufliche Stationen
bisherige Einsätze als Interim Manager, Erfolgsbilanzen und Resultate
Führungs- und Funktionserfahrung
Branchen-/Marktkenntnisse
Methoden- und Kommunikationskompetenz, Krisenerfahrung
Tagessatz/Budget

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