Personalabteilungen spielen bei der digitalen Transformation von Unternehmen eine wichtige Rolle. Sie übernehmen Aufgaben, die das Unternehmenswachstum und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördern. Diese grundlegenden Tätigkeiten können nur effizient ausgeführt werden, wenn ihnen die richtigen digitalen Tools zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen stehen dafür in der Theorie mittlerweile unzählige Plattformen zur Verfügung. In der Praxis hapert es jedoch bei der Umsetzung digitaler Projekte. Richtig eingesetzt schaffen moderne Technologien effiziente Workflows sowie eine optimale Grundlage für datengestützte Entscheidungen und sichere Audits. Personalabteilungen, die diese Vorteile nutzen, bereiten das Unternehmen optimal auf die Zukunft vor.
Von Routinetätigkeiten zu strategischen Aufgaben
Personalabteilungen gehören zu den wichtigsten Bereichen eines jeden Unternehmens und sollten deshalb auch in strategische Themen involviert werden. Eine Studie von Personio bestätigt allerdings, dass rund sieben von zehn Personaler:innen von Strategiethemen abgehalten werden, da administrative Aufgaben einen Großteil ihrer Zeit einnehmen. Administrative Arbeit besteht dabei aus sich wiederholenden manuellen Aufgaben, wie beispielsweise der Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder der Erfassung von Mitarbeiterdaten. Die Digitalisierung von Personalakten ermöglicht es, alle relevanten Informationen zentral und sicher zu speichern. Dokumente können durchsucht, sortiert und in wenigen Sekunden abgerufen werden. Dadurch bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, die das Unternehmen voranbringen. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da administrative Abläufe beschleunigt und vereinfacht werden.
Bessere Entscheidungsfindung durch Daten
Das Potenzial, aus der riesigen Menge an Daten, die tagtäglich generiert werden, neue Erkenntnisse zu gewinnen, die bei der Entwicklung von Personalmanagement- und Recruiting-Strategien unterstützen, ist enorm. Unternehmen müssen dafür sicherstellen, dass die Daten an einem zentralen Ort korrekt erfasst und analysiert werden. Papierbasierte Prozesse, die nicht mit anderen Systemen integriert sind, erschweren die Kommunikation zwischen Abteilungen. Der dadurch entstehende Mangel an Kollaboration hemmt jegliche Art der Innovation. Die richtigen Tools ermöglichen es Personalabteilungen, wertvolle Insights zu generieren, Wünsche und Sorgen der Mitarbeitenden in Echtzeit zu erfassen sowie Feedback aus dem Talent Pool zu erhalten. Auf diese Weise lassen sich detaillierte Analysen zu den Ursachen und Lösungen für einige der größten Herausforderungen finden.
Vertrauliche Daten sicher verwalten
Gerade in Personalabteilungen hat Sicherheit höchste Priorität, da es hier um die Bearbeitung vertraulicher Unterlagen geht. Deshalb ist es besonders wichtig, Zugriffsberechtigungen klar zu definieren und den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten ausreichend zu sichern. Mit Dokumentenmanagementsystemen können Zugriffsrechte erteilt werden, sodass nur befugte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können. Dokumente können elektronisch abgerufen oder archiviert werden, was das Risiko von Datenlecks und -missbrauch verringert und gleichzeitig die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung gewährleistet.
Mit Cloud-basierter Software zu neuen Arbeitsmodellen
Es gilt jedoch, nicht nur die Personalabteilung selbst zu transformieren. Um weiterhin erfolgreich die besten Fachkräfte zu rekrutieren, ist es unerlässlich, den Mitarbeitenden moderne digitale Technologien zur Verfügung zu stellen, die es ermöglichen, von überall aus zu arbeiten. Wie eine kürzlich veröffentlichte Studie des Fraunhofer IAO in Kooperation mit der DGFP bestätigt, spielen hybride Arbeitsmodelle auch in Zukunft eine große Rolle. Rund 66 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass fast allen Beschäftigten die Möglichkeit offensteht, von zu Hause aus zu arbeiten. Rund ein Drittel der Arbeitgebenden ermöglichen dies sogar fünf Tage pro Woche. Um diese Flexibilität anbieten zu können, ist es notwendig, die Vorteile Cloud-basierter Plattformen zu nutzen. Auf diese Weise können Mitarbeitende zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf Dokumente und automatisierte Prozesse zugreifen – und das beliebig skalierbar.
Personalabteilungen zukunftsfähig machen
Die Digitalisierung von Personalabteilungen eröffnen neue Perspektiven für das Personalmanagement. Moderne Dokumentenmanagementsysteme wie DocuWare ermöglichen eine effiziente Dokumentenverwaltung sowie papierlose und datenschutzkonforme Audits. Unternehmen, die diese Technologien in ihre Personalabteilungen integrieren, profitieren nicht nur von nahtlosen Workflows, sondern steigern auch die Effizienz und Produktivität sowie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Machen Sie Ihr Unternehmen jetzt zukunftsfähig und erfahren Sie mehr über die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung mit DocuWare.
