Den Wandel der Prozesse harmonisch gestalten

Die Krisen der vergangenen Jahre blieben und bleiben nicht ohne Einfluss auf die wirtschaftlichen Aktivitäten vieler Unternehmen. Hat das die Digitalisierung bei den Kunden beschleunigt oder eher ausgebremst? Erstaunlich in diesem Zusammenhang ist offenbar die wirtschaftliche Stabilität und Resilienz der gesamten IT-Branche. Sie hat, das zeigen auch die Round Tables der vergangenen Krisenjahre, weithin kaum Auftragseinbrüche erlebt.

Eher im Gegenteil: Die Umsätze sind gut, bisweilen müssen Kunden sogar vertröstet werden. Es gibt offenbar nur wenige Einzelfälle, bei denen ein Kunde bereits in Auftrag gegebene Projekte kurzfristig temporär auf Eis legt. Grundsätzlich ist die Investitionsbereitschaft nach wie vor groß. Für SAP-Kunden ist es Zeit, die Transformation aus der On-Premise-Welt in die Cloud umzusetzen. Das Walldorfer Unternehmen lockt die Kunden deshalb mit immer neuen Angeboten für den Umstieg. Es gehe den Kunden bei all den Veränderungen und Forderungen vor allem um die, wie Joachim Volpert vom Beratungshaus novamusHR01 sie nennt, „Quick Wins“ in Sachen Digitalisierung.

Potenziale von KI heben

Insbesondere im Rahmen von Prozessoptimierungen ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz mittlerweile nahezu Standard. Mit der Verfügbarkeit großer Sprachmodelle wie ChatGPT und rund um generative KI eröffnen sich sowohl bei den SAP-Partnern als auch in HR zahlreiche Einsatzbereiche. Philipp Blomeier, Prokurist und Bereichsleiter SAP SuccessFactors bei ABS Team, sieht beispielsweise beim Thema Entwicklung und Einbeziehung von KI-Funktionen in der engen Abstimmung mit SAP besonderes Potenzial: „Wir müssen kontinuierlich im Blick behalten, was SAP im Bereich KI für HR in ihren Lösungen vorantreibt, um wichtige Synergieeffekte für die Weiterentwicklung unseres eigenen Lösungsportfolios zu nutzen. Das schließt künftig auch die Integration generativer KI in unser Portfolio ein, denn die Tragweite dieser Entwicklung ist disruptiv.“

Allerdings schränkt er ein, dass nach Bedarf auch Regulierungen stattfinden sollten. Er sei gespannt, was in diesem Zusammenhang der sogenannte EU AI Act bringen werde. „Deshalb müssen wir als Partner eng mit SAP zusammenarbeiten und dann sehen, wo die Reise gemeinsam hingehen kann.“ Für Joachim Volpert ist KI ein willkommenes Hilfsmittel im täglichen Doing. Er erwähnt dabei Studien des Einsatzes von KI im Bereich der Bewerberauswahl: „Der Teilprozess ,Vorauswahl´ wird durch KI deutlich vereinfacht. Allerdings ist die Qualität auch hier sehr stark davon abhängig, wie die KI mit unternehmensrelevanten Profilen konfrontiert wurde. Das heißt, der Personaler hat es ein Stück weit selbst in der Hand, optimale Ergebnisse zu erreichen.“ Volpert weiter: „Obwohl wir zurzeit sehr viele IT-Bebauungspläne für die Personalarbeit erstellen, fühle ich mich bisher noch nicht von diesem Thema getrieben.“ Bereits bestehende KI-Lösungen würden eingebunden und dienten vor allem zur Prozessoptimierung und in eher noch seltenen Fällen zur Rationalisierung.

André Schulte ist Prokurist und Senior Director Consulting bei Empleox. Er verweist in diesem Kontext auf eine weitere Einsatzperspektive: „Wir betrachten den Einsatz von ChatGPT zurzeit nicht nur unter dem Gesichtspunkt, was wir daraus an Dienstleistungen und Themen für die Kunden schaffen können. Sondern auch wie wir auf das Wissen, das in den vergangenen 15 Jahren bei uns im Unternehmen entstanden ist, zugreifen und es besser verwerten können. Wir sehen das auch im Kontext zu unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Da haben wir schon viel getestet und ausgelotet.“ So könne die KI-Lösungsfinder und Ideengeber sein und mehr. „Zwar nie mit dem Anspruch auf Richtigkeit, aber immer mit dem Anspruch, zumindest eine Richtung vorgedacht zu haben.“

Für Markus Eckl ist klar, dass die Ergebnisse des Einsatzes von generativer KI davon abhängen, was man von ihr erwartet. Eckl, Global Head of Strategic Alliances and Partnering bei Ingentis, dem Lösungsanbieter für People Analytics und Org Design, sagt dazu: „Das Ergebnis solcher Tools kann natürlich nur so gut sein wie die Aufgabe, die gestellt wird. Wenn man zum Beispiel Marketing-Content über ein solches Werkzeug entwerfen lässt, muss man damit natürlich auch professionell umgehen können. Wer bei ChatGPT die Frage nicht zielgerichtet stellt, wird mit der Antwort nicht zufrieden sein.“ Und wenn man darauf aufbauend mit dem Tool weiterarbeite, könne das in der Folge durchaus zu schwierigen Situationen führen. Eckl verweist dabei auf drohende Probleme beim Einsatz solcher Lösungen im Bewerbermanagement. Wenn ein Bewerber sich beispielsweise wegen einer Absage diskriminiert fühle, müsse man natürlich auch begründen können, worauf die Ablehnung basiere. „Dann wird es sicherlich nicht reichen zu sagen, die KI habe den Bewerber abgelehnt.“ Für ihn liegt das Problem darin, dass der Anwender in der Regel nicht die leiseste Ahnung habe, wie ein Ergebnis zustande komme. „Aber am Ende kann es durchaus passieren, dass eine Entscheidung basierend auf solch einem Ergebnis auch vor Gericht Bestand haben muss.“

Win-win-Situation für alle

Auch wenn mit ChatGPT die Künstliche Intelligenz noch weiter zum Hypethema angeheizt worden sei, sei die Technologie vorher bereits da gewesen und genutzt worden, meint dazu Andreas Enneking. „Wir haben, vor allem in SuccessFactors, schon sehr viel in dieser Richtung umgesetzt. Beispielsweise mit Machine Learning im Bereich Skills, mit Skill-Modellen, automatisierten Vorschlägen und allem, was darauf aufbaut.“

Das wirft die grundsätzliche Frage nach den für die Kunden aktuellen Themen auf. Welche Rolle spielt in diesem Kontext SuccessFactors, das gesamte Cloud-Portfolio, und wie sind hier das seit Ende des vergangenen Jahres verfügbare SAP H4S4, die BTP und andere Lösungen positioniert? Trotz des mittlerweile breiten Cloud- und SaaS-Portfolios fragen die Kunden nach wie vor nach individuellen Lösungen.

SAP hat in den vergangenen Jahren darauf reagiert und sich mit einer breiten Software-Palette an diesen Bedarf angepasst. „Es gehört natürlich zu unserer Strategie, dass man beispielsweise in SuccessFactors sehr viel konfigurieren kann“, kommentiert Andreas Enneking die Einstellungsmöglichkeiten des SAP-HR-Portfolios. Selbst wenn man im täglichen Doing beispielsweise noch ein neues Datenfeld brauche, um einen Prozess daran anzusetzen, seien derlei Konfigurationen im Standard in SuccessFactors umsetzbar. „Und dann gibt es die sogenannten Heavy Lifts für besondere Use Cases, in denen noch individuellere Anpassungen erforderlich sind und mit denen sich die Kunden beim Thema Cloud schwergetan haben“, fügt er hinzu. „Genau für derlei individualisierte Fälle steht ja jetzt die Business Transformation Plattform (BTP) zur Verfügung.“ Dies sei ein Anwendungsfeld, das man als Zusatzprodukt selbst oder auch als Partnerlösung anbiete.

Für die On-Premise-Kunden sei das anstehende Wartungsende für das klassische SAP ERP HCM Ende Dezember 2027 ebenfalls aktuell, fügt Stefan Schüßler, Business Development Manager für SAP SuccessFactors hinzu. „Grundsätzlich haben SAP-Kunden zwar die Möglichkeit, ihre bestehendenSAP-ERP-HCM-Lösungen unter SAP HCM for S/4HANA fortzuführen. Wir empfehlen ihnen aber, wo immer möglich, auf SAP SuccessFactors umzustellen.“ Ein erster Schritt sei dann häufig der Einsatz von SuccessFactors Employee Central (EC) als Stammdaten-System, wobei EC dann auch die Grundlage für SuccessFactors Time Tracking und die Employee Central Payroll sei, fügt er hinzu.

Nach Ansicht von Philipp Blomeier habe SAP in diesem Umfeld insbesondere im vergangenen Jahr sichtbare Fortschritte bei der Harmonisierung der Module gemacht. Das betreffe hauptsächlich hybride Szenarien zwischen SAP SuccessFactors und beispielsweise Payroll- und Zeitwirtschaftssystemen oder auch Drittanbieter-Applikationen. „Die Business-Technology-Plattform ist ein Motor dieser Transformation und die Basis für die gelungene Harmonisierung von SAP-Systemlandschaften.“ Diese wichtige Rolle der BTP sei erfreulicherweise bereits im Bewusstsein vieler Kunden angekommen.

„Ich würde das gerne erweitern um das Thema SAP HR-Roadmap-Strategie und HR-IT-Transformationsplanung“, ergänzt Blomeier. „Seit der Verfügbarkeit von H4S4 gibt es immer mehr Kunden, die sich Gedanken darüber machen, ob sie diesen Weg wirklich gehen wollen. Durch die Employee Central Payroll und die Private Cloud Edition haben wir jetzt Optionen, den Kunden mit allen HR-Prozessen zu 100 Prozent in die Cloud zu bringen.“ Denn ein Zwischenschritt über H4S4, inklusive Projektierung und Change Management sei, so Blomeier weiter, nicht immer der optimale Weg, um Investitionen in die eigene HR-IT-Landschaft nachhaltig zu gestalten.

1 von 7

Großer Nutzen für die Kunden

Auch SAP-Partner, die als Consultants eigene Lösungen zur Anbindung an SAP vertreiben, profitieren von der BTP. Laut Markus Eckl arbeite man in diesem Umfeld heute mit vielen Partnern zusammen, bei denen teilweise erst langsam die Erkenntnis gereift sei, wie groß der Nutzen für die Kunden ist. Das sei sozusagen eine „Win-win-win“ Situation für alle Beteiligten. Auch deshalb, weil die Kunden nun von den Vorteilen und der Flexibilität der Lizenzmodelle in der Cloud profitieren könnten, weg vom starreren Lizenzgeschäft früherer Tage. Zu den zurzeit häufiger nachgefragten Themen antwortet André Schulte: „Wir haben frühzeitig ein Bundle geschnürt, wir nennen es One HXM, bei dem wir das, was SuccessFactors und speziell Employee Central bislang im Bereich Datenerfassung noch nicht können, den Kunden als Add-on anbieten.“ Michael Kleine-Beckel dagegen bewertet die Nachfrage seitens der Kunden auf der Metaebene: „Die Hauptthemen im Moment sind – wenn wir das Stichwort Digitalisierung mal differenzierter betrachten – die Frage der Kunden, wohin sich die personalwirtschaftlichen Module der SAP hin entwickeln, das Thema Business Process Outsourcing für die Payroll und das Thema Stammdatenmanagement.“

Darüber hinaus sei in der Diskussion um die aktuelle Agenda ebenfalls der Trend zur Stammdaten-Harmonisierung nach wie vor ungebrochen, ergänzt Joachim Volpert. „Zentrales, global einheitliches Masterdata Management, unterstützt mit Employee Central (EC), sind Projekte, die uns auch künftig beschäftigen werden. Alle weiteren Anwendungen setzen auf dieser Basis auf.“ Auch andere Themenbereiche hätten durch die Bereitschaft der Kunden, auf neue Lösungen zu setzen, ein riesiges Potenzial. Volpert nennt als Beispiel in diesem Zusammenhang eine neue Zeitwirtschaft. Die zielorientierte Funktionalität für das Unternehmen und eine ansprechende User Experience für Mitarbeiter und Manager stünden dabei im Fokus. Wichtig sei allerdings, dass die neuen Anwendungen von den Personalerinnen und Personalern selbst managebar sein sollen. Ein Grund, warum Lösungen, die mittels Low- und No-Code anpassbar sind, den Softwaremarkt zunehmend durchdringen.

Personaler und die Toolauswahl

Wer über den Einsatz von HR-Software spricht, muss dabei die Rolle der Personalerinnen und Personaler im Auge behalten, die derlei Lösungen nicht nur nutzen, sondern die auch über deren Auswahl und Implementierung mitentscheiden. Um die Rolle des viel zitierten Business Partners geht es dabei schon lange nicht mehr. Joachim Volpert stellt die provokante Frage, ob es den Personaler, so wie man ihn heute habe, in Zukunft überhaupt noch geben werde. „Ist der Personaler, der heute Business Partner ist, künftig eigentlich noch Bestandteil der Personalabteilung? Oder rutscht er von seinem eigentlichen Arbeitsumfeld zusehends näher in die Fachbereiche?“ Er spricht die administrativen Prozesse an, die allerdings zunehmend durch Outtasking unterstützt, aber vom Personalbereich noch koordiniert würden. Alle Prozesse, die heute nicht wertschöpfend seien, würden seiner Ansicht nach künftig noch stärker als bisher auf den Prüfstand gestellt. Dadurch würde die Rolle der externen Dienstleister noch mehr in den Vordergrund rücken. Die IT sei lediglich noch bei der Anbindung an die vorhandene Infrastruktur gefragt, und könne sich auf Schnittstellen konzentrieren, so Volpert.

Tatsächlich nehmen Aufwand sowie Mitbestimmungs- und Gestaltungsmöglichkeiten für die Fachbereiche zu. Im Hinblick auf die Rollenveränderung von HR stimmt Michael Kleine-Beckel deshalb seinem Kollegen zu: „Ich bin fest davon überzeugt, dass die Bedeutung der personalwirtschaftlichen Themen eher zunehmen wird. Für den HR-Bereich wird es darum gehen, im Wege einer Transformation die Themen loszulassen, die für das Unternehmen wenig Mehrwert bieten – und dazu kann auch das Outsourcing der Personalabrechnung ein Beitrag sein.“ Dafür würden Kulturthemen und die Steuerung von Transformationsprozessen im Unternehmen für HR allerdings immer wichtiger.

Blick zum Horizont

In volatilen Zeiten wie diesen hängt die Zukunft von einer so immensen Vielzahl sich ständig verändernder Parameter ab, dass eine einigermaßen verlässliche Prognose eher dem Lesen im Kaffeesatz gleicht. Wenn die Teilnehmer der aktuellen Runde, die sich jeden Tag mit dem SAP-Universum, dem Markt und gleichzeitig den Bedürfnissen der Kunden auseinandersetzen, in die Zukunft blicken, zeichnet sich dennoch ein vergleichsweise konkretes Szenario ab. Joachim Volpert beispielsweise sieht auch künftig „mehrwertschaffende Cloud-Anwendungen im Mittelpunkt. Und da hoffe ich, dass die Payroll jetzt als Schulterschluss mit dem Time Tracking eine runde Sache wird“. Dort sei vieles an Prozessketten vorgedacht und implementiert, und damit habe man im Endeffekt genau das, was der Markt zwingend brauche. „Das würde ich sogar noch ein wenig erweitern wollen“, ergänzt Philipp Blomeier. „Es geht zusätzlich zu vollautomatisierten insbesondere um homogene und harmonisierte Prozesse. Auch innerhalb der reinen HXM-Suite.“ Das könne sowohl für die neue Payroll gelten oder die Zeitwirtschaft, aber auch für das Talent Management. „Ich denke, es ist sehr wichtig, dass man hier wieder ganzheitlicher denkt und den Mehrwert der SAP-Lösung in seiner Gänze erkennt. Wir erleben immer wieder Kunden, die den Blick aufs Ganze, also auf alle betriebswirtschaftlichen Prozesse, verloren haben.“ Genau das sei allerdings wichtig, damit dem Kunden wieder bewusstwerde, dass man hier eine ganzheitliche Lösung anbiete, betont er. Markus Eckl verweist hier nochmals auf die BTP: „Auch wenn sich aus unserer Sicht, aus der Sicht eines Software-Partners, der Blick in die Zukunft im Kontext zu SAP immer ein wenig von dem der Berater unterscheidet, sind wir davon überzeugt, dass vor allem die BTP noch deutlich an Relevanz zunehmen wird.“

SAP beobachte natürlich auch den Markt, erklärt Stefan Schüßler. „Aktuell sehen wir das stärkste Wachstum in dem Bereich Core HR – also Stammdaten, Abrechnung, Zeitwirtschaft. Hier sind etliche Lösungen im Einsatz.“ Das sei teilweise damit zu erklären, dass viele Systeme bei den Kunden schon etwas älter seien und Modernisierungsbedarf bestehe. Zudem gebe es einen ungebrochenen Trend, komplexe Themen wie Payroll – gerade für kleinere Einheiten im Ausland – abzugeben und die zahlreichen Outsourcing-Services am Markt zu nutzen. „Hinter denen übrigens in den meisten Fällen dann letztlich eine SAP Payroll als Abrechnungstreiber steht.“ Im Bereich Talent Management bleibe die Nachfrage dagegen auf konstant gutem Niveau, so Schüßler.

Ein nach wie vor zentrales Thema sowohl für die Systempartner als auch die Kunden ist tatsächlich die mittel- und langfristige vollständige Migration auch der Altsysteme in die Cloud. In den frühen Cloud-Tagen völlig undenkbar, scheint das heute alternativlos zu sein. Nicht zuletzt ist das der digitalen Transformation und der Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen zu verdanken. Für André Schulte ist das eine logische Konsequenz, die Empleox aufgegriffen hat: „Im Grunde genommen ist es so, dass wir zurzeit für und mit unseren Kunden die Grundlagen für cloudbasierte Stammdatensysteme schaffen.“ Die Prozesse müssten selbstverständlich langfristig in die Cloud gehoben werden, was bedeute, dass irgendwann die gesamte Bedienung der Lösungen dort stattfinden werde. „Meiner Meinung nach bedeutet das, dass ein gemeinsames Benutzerinterface für alle Prozessbestandteile vorhanden sein muss und dass gleichzeitig das Thema Reporting sehr stark in den Vordergrund rutschen wird. Das wird dann um KI-Themen ergänzt.“

Abschließend weist er ebenfalls auf das Thema Entgeltabrechnung hin, in dem einige der anderen Teilnehmer ebenfalls Zukunftspotenzial sehen: „Wir sollten auch das Thema Payroll nicht außer Acht lassen. Das ist weiterhin spannend und sexy und ebbt nicht ab. Teilweise hat das wohl auch mit dem Mangel an Fachkräften zu tun, die sich damit auskennen.“ Da sei man allerdings, so geht es offenbar auch den anderen Round-Table-Teilnehmern, manchmal einfach nicht in der Lage, die entsprechende Nachfrage dazu zu bedienen.

„Wir werden zukünftig noch stärker als heute erleben, dass sich Themen wie etwa Outsourcing und Prozessoptimierung auf den Markt durchschlagen und Technologie beeinflussen“, schließt Michael Kleine-Beckel die Runde. „Dabei wird KI uns Vorschläge machen, an welche Themen wir im Prozess noch denken könnten. Unsere Systeme werden zudem dafür sorgen müssen, dass der Anwender ein ganzheitliches Bild auf den Menschen hat, dessen Daten er im System betrachtet – von den Stammdaten, über die Gehalts- und Zeitdaten bis hin zu den Talentdaten.“ Darüber hinaus werde der Mensch künftig stärker die Hoheit über seine Daten einfordern, meint er. Gleichzeitig würden Viele fordern, viel aktiver als heute in Talententwicklungsprozesse eingebunden zu werden. „Ich selbst entscheide, in welche Richtung ich mich entwickeln möchte, ich selber entscheide, was ich bewusst von mir preisgebe. Alles das wird das System ermöglichen müssen.“

Ulli Pesch

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.