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Freie Kapazitäten dank Auslagerung der Payroll

Payroll; Bild: beeboys/fotolia.de
Bild: beeboys/fotolia.de

Der
Mitarbeiter erhält seinen Gehaltszettel: ein monatlich wiederkehrendes Standardprozedere.
Doch Entgeltabrechnung ist viel mehr als die bloße Ermittlung des nackten Gehalts.
Wird sie in der Firma abgewickelt, erfordert sie enorme Ressourcen und
Mitarbeiter, die immer auf dem aktuellen Stand von Gesetzen und Regularien
verschiedenster Institutionen von Staat, Krankenversicherung oder
Rentenversicherungsanstalten sein müssen. Deswegen hat sich ein südbadischer Verbund
aus Winzergenossenschaften dazu entschlossen, die Entgeltabrechnung komplett an
einen Spezialisten für Unternehmenssoftware auszulagern – mit deutlicher
Entlastung für die Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Der
Badische Winzerkeller in Breisach ist ein mittelständischer Betrieb mit rund
200 Mitarbeitern. Für die Entgeltabrechnung des Genossenschaftsverbandes greifen
mehrere Besonderheiten. Zum einen arbeiten seine Mitarbeiter im Schichtbetrieb.
Sonderschichten erfordern Zuschläge gemäß dem Tarifvertrag. Und diese händisch
ins Abrechnungssystem einzupflegen, ist mit hohem Aufwand verbunden.

Steigende Anforderungen

Eine
weitere Herausforderung an die Abrechnung stellt die Zusammenarbeit des Winzerkellers
mit Speditionen dar. Nahe an Frankreich gelegen, überqueren deren LKW im
Tagesgeschäft die Grenze. Dafür ist eine spezifische Bescheinigung notwendig,
um nachzuweisen, dass der Fahrer zum Beispiel sozialversicherungspflichtig beschäftigt
und keinem Lohndumping unterworfen ist. Arbeitgeber und dessen Fachabteilungen
sehen sich immer weiter steigenden Anforderungen gegenüber
. Die Bewältigung
wird für den Mittelständler zunehmend schwieriger.

Um diesen
Erfordernissen des Gesetzgebers bei den Abrechnungsmodalitäten sowie den Normen
von Ämtern und Gewerkschaften zu genügen, wäre eine eigene IT-Fachkraft in der
Personalabteilung des Winzerkellers notwendig, die systemtechnisch gut
qualifiziert ist, die notwendigen Updates der Software überblickt und erledigen
kann.

Die Lösung

Christine
Bruhn, Personalleitung des Badischen Winzerkellers, entschied mit Übernahme der
Position, den Personalbestand auf ein angemessenes Maß zu bringen und
gleichzeitig die Abrechnung so effizient wie möglich zu gestalten. Das
bedeutete schließlich, sie an einen externen Dienstleister abzugeben. Haupt-Anforderungen
lauteten dabei, dass die Entgeltabrechnung auch mit wenig Personal oder im
Krankheitsfall gewährleistet ist, womit sich der Winzerkeller immer wieder
konfrontiert sah. Ein weiteres Plus für einen externen Dienstleister lag in der
Spezialisierung und Routine, mit der komplexe rechtliche Themen leicht und
schnell erledigt werden können. Im April 2014 hat der Badische Winzerkeller
deshalb seine gesamte Entgeltabrechnung an den Softwareanbieter VEDA
ausgelagert.

Der Service umfasst eine große Tiefe und Komplexität, die ein Mittelständler
nicht abdecken könnte, wenn er seine Abrechnung alleine stemmt,

bilanziert
Christine Bruhn. Ein kleines Unternehmen muss dafür Expertise zusätzlich einkaufen,
da sie nicht Inhouse vorhanden ist.

Business
Process Outsourcing

Der
Winzerkeller war vor dem Outsourcing der Entgeltabrechnung bereits Anwender auf
der VEDA-Plattform. Bruhn selbst arbeitete seit 2011 mit Software von VEDA und
kannte den zuverlässigen Support. Sie stand auch im Kontakt mit den
Mitarbeitern, die sie auf Workshops traf oder von dem Austausch in
Arbeitskreisen mit Personalleitern kannte. Der Arbeitskreis HR-Entgelt findet
zweimal im Jahr statt und bietet Kunden die Gelegenheit, sich mit VEDA und mit
anderen Kunden über Best Practices auszutauschen und Einfluss auf die
Softwareentwicklung zu nehmen. Da der Winzerkeller ohnehin sehr zufrieden mit
der Software als Direktanwender war, lag der finale Schritt zu VEDA nah.

Die
Umstellung vom Nutzer der Anwendung zum ausgelagerten Service verlief
reibungslos. Vertrieb, Sachbearbeiter und deren Vorgesetzter von VEDA machten
sich vor Ort ein Bild, was der Winzerkeller benötigte und welche konkreten
Anforderungen an die Abrechnung gestellt werden. Diese Anforderungen wurden
nach einem gemeinsam beschlossenen Protokoll umgesetzt, die Daten aufbereitet
und übertragen.

Die
Vorteile

Das
Outsourcing der Entgeltrechnung bringt für die Mitarbeiter des Winzerkellers nun
eine spürbare Entlastung. Die Verantwortung hat sich verlagert, was mehr
Freiraum für den Einzelnen bedeutet. Gerade in einem mittelständischen Betrieb
wie dem Winzerkeller fallen Krankheitsfälle in kleinen Fachabteilungen ins
Gewicht. Dies ist nun kein kritischer Punkt mehr. Die Schulungen des
Softwarehauses empfindet Bruhn als sehr gut, auch im Nachhinein besteht die
Möglichkeit, Fragen telefonisch zu besprechen. Der Support ist zuverlässig,
pünktlich und souverän. Auch die Belegschaft ist zufrieden, die Abrechnung und
Benachrichtigungen kommen termin- und fristgerecht.

Synergien für den Kunden

Ein großes
Plus ist laut der Personalleiterin die Beratungsleistung des Unternehmens. Die
Sachbearbeiter seien sehr gut geschult, mit den Änderungen von Gesetzen und
Verordnungen vertraut und auf dem neuesten Stand. Für dieses Wissen hätte der
Winzerkeller vor dem Outsourcing eigenes Personal oder einen Steuerberater
benötigt.

Mitarbeiter
von VEDA sitzen zudem in Arbeitskreisen der entsprechenden Behörden und
erfahren von Änderungen zeitnah. Für seine Kunden bietet das Haus Jahresupdates
und Workshops an, um über Neuerungen zu informieren. Bruhn freut sich zum einen
über den fachlichen Austausch mit Kollegen in den Workshops und zum anderen
über die “wahnsinnigen Synergien”, die VEDA für die Kunden in Deutschland
freisetzt.

› Hier können Sie die gesamte Case Study herunterladen.

+++ Wie Sie Ihre HR-Arbeit im Mittelstand erfolgreich aufstellen, lesen
Sie im White Paper, das in Zusammenarbeit mit der VEDA GmbH entstanden
ist. Sie können es › hier kostenfrei downloaden. +++

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