Montagmorgen, das Teammeeting steht an – und schon wieder ist ein Mitarbeiter krank. Die Aufgaben stapeln sich, die Stimmung im Team ist auf dem Nullpunkt: Deutschland liegt bei den AU-Zeiten im europäischen 10-Jahresvergleich auf dem traurigen Spitzenplatz. Die AU-Quote pro Mitarbeiter hat sich seit 2007 mit 8,1 Tagen pro Jahr (3,22 %) bis 2024 mit 14,8 Tagen (6,07 %) nahezu verdoppelt*. Die Kosten für die Lohnfortzahlung und die durch Arbeitsunfähigkeit bedingten Leistungseinbußen steigen für Unternehmen von Jahr zu Jahr.
Klar ist: Eine gewisse AU-Quote lässt sich gerade im Winter nicht vermeiden. Ein Blick in die Forschung zeigt aber auch: Es gibt deutliche Unterschiede in den Fehlzeiten zwischen Abteilungen mit gleichen Aufgaben. Führungskräfte nehmen ihren Krankenstand oft förmlich mit, wenn sie versetzt oder befördert werden.
Im systematischen Fehlzeitenmanagement werden Führungskräfte durch klare Guidelines im Unternehmen darin unterstützt, diesen Anteil zu reduzieren, indem sie mit ihren Mitarbeitenden über Gesundheit sprechen. Obwohl das Thema immer wichtiger wird, kommt es nach unserer Erfahrung beim Fürstenberg Institut aber immer wieder zu Fehlern bei der Umsetzung.
1. „Bei uns reicht eine Krankmeldung per Mail.“
WhatsApp, Teams, Mail: Oft soll es schnell und unkompliziert sein, wenn es um Krankmeldungen geht – da reicht eine schriftliche Info für viele Unternehmen schon aus.
Hier passiert schon der erste Fehler – daher empfehlen wir die Krankmeldung per Telefon: Denn auch wenn es erstmal nach Kontrolle klingt, geht es hierbei vielmehr um Fürsorge. Gemeinsam klären Führungskraft und Mitarbeitende nicht, was die betroffene Person für Symptome hat, sondern wann sie voraussichtlich wieder kommt, ob es eine Vertretung braucht und wie Kontakt gehalten wird, sollte die Krankheit länger dauern. So weiß die Führungskraft, worauf sie sich einstellen kann und die erkrankte Person, dass sich um ihr Wohlergehen und ihre Arbeit gekümmert wird.
2. „Schon wieder krank? Dann brauch ich Ihre Krankmeldung jetzt am ersten Tag.“
Die Krankmeldung am ersten Tag ist eine beliebte Maßnahme, die bei hohem Krankenstand angewandt wird. Auf den ersten Blick ist das plausibel: Ärzte bescheinigen den Mitarbeitenden die genaue Zahl der Krankheitstage und helfen frühzeitig, um die Genesung zu beschleunigen.
Die Praxis zeigt allerdings, dass Ärzte in der Regel pauschal eine Woche oder länger krankschreiben. Seit der Möglichkeit der telefonischen Krankschreibung untersuchen sie die Mitarbeitenden nicht einmal mehr. Gleichzeitig sehen Mitarbeitende die AU-Bescheinigung als ärztliche Anordnung und fehlen deshalb meist so lange, wie diese es vorgibt, obwohl sie wieder gesund sind. Deshalb empfehlen wir, die AU-Bescheinigung erst ab dem dritten Tag einzufordern: Das stärkt die Selbstverantwortung für die eigene Gesundheit und senkt den Krankenstand.
Info
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Noch mehr Insights zum Thema Fehlzeiten gibt es in Allan Mosers Live-Online-Training im Modern Health Campus, einem Kursangebot zur Förderung und Entwicklung mentaler Gesundheit in Unternehmen. Dort zeigen Berater und Beraterinnen des Fürstenberg Instituts z.B. ganz praktisch, wie Personalabteilungen mit einem systematischen Fehlzeitenmanagement in ihrem Unternehmen die AU-Quote effektiv senken.
3. „Ständig krank? Was hat der denn schon wieder?“
Wenn sich Mitarbeitende häufig krankmelden, wächst bei Führungskräften nach einer Phase des Verständnisses oft der Groll: Der Mitarbeiter solle sich mal „zusammenreißen“. Gespräche bei der Rückkehr verlaufen dann meist vorwurfsvoll – und der Mitarbeiter ist mindestens verärgert.
Die Ursache für diese Dynamik ist einfach: Es wird viel zu lange gewartet, bis ein Gespräch gesucht wird. Wir raten deshalb, nach jeder Arbeitsunfähigkeit ein kurzes Welcome-Gespräch und bei regelmäßigem Fehlen ein ausführliches Gesundheitsgespräch zu führen. Die Kunst dabei ist die Praxis der positiven Penetranz – mit einer konsequent fürsorglichen Haltung und konkreten Vereinbarungen im Ergebnis. Die Personalabteilung unterstützt zudem mit Auswertungen zum Krankenstand. Gerade bei Langzeiterkrankten sind regelmäßige Check-ins wichtig – genauso wie ein kurzes Firmenupdate oder Geburtstagsgrüße vom ganzen Team.
All das zeigt: Ein gutes Fehlzeitenmanagement spart Kosten, stärkt das Team und sorgt langfristig für mehr Motivation und ein besseres Betriebsklima.
* Stellungnahme des Expertenrats der Bundesregierung „Gesundheit und Resilienz“ (2025)
Autor
Als fachlicher Leiter Corporate Health Consulting im Fürstenberg Institut unterstützt Allan Moser Führungskräfte und Organisationen in Veränderungsprozessen. Seine Schwerpunkte sind Führungskräfteentwicklung, gesunde Führung, Veränderungsmanagement sowie Team- und Organisationsentwicklung.
