Unabhängig, global und auf Augenhöhe – seit der Gründung im Jahr 2000 steht der Name WTS für ein innovatives und weltweit erfolgreiches Steuerberatungskonzept, welches bewusst auf die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen verzichtet. Als Full-Service Anbieter ist die WTS nicht nur bei Steuerberatungsleistungen, sondern auch in den Bereichen Financial und Deal Advisory aktiv. Der renommierte Mandantenstamm, zu denen fast alle DAX-Unternehmen zählen, wird von der Unternehmensgruppe an 14 deutschen Standorten sowie weltweit in mehr als 100 Ländern betreut. Neben dem Kerngeschäft, der Steuerberatung, bietet die WTS eine Rundumbetreuung mit vielen Services. Beispielsweise werden mit dem Kompetenzzentrum für Payroll und Reisekosten im bayerischen Kolbermoor Entgeltabrechnungsdienstleistungen in Verbindung mit der Bearbeitung von Reisekosten und Auslagenerstattung durchgeführt. Lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beratung sind dabei eng verzahnt. Seit 2008 nutzt WTS die Software für Reisekostenabrechnung der Ankumer HANSALOG Gruppe. Jährlich werden mit der Lösung 12.000 Reisekostenabrechnungen für 18 Mandanten GoBD-konform und compliant für In- und Auslandsreisen abgewickelt.
Reisekostenabrechnung als Nebenbuchhaltung
Egal wohin die Reise im In- und Ausland bei den Mandanten geht und so exotisch die Reiseziele und -konstellationen mit Kursen und Währungen auch sein mögen, mithilfe der Reisekostenabrechnung von HANSALOG bildet die WTS unterschiedlichste Dienstreisearten samt komplexen Sonderregelungen problemlos ab. Dabei können die Mandanten verschiedene Servicelevel für ihre Reisekostenabrechnung in Anspruch nehmen. Um den Bereich Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung kümmert sich ein fünfköpfiges Team. Dabei setzt das Unternehmen auf die Cloudlösung für Reisekostenabrechnung sowie natürlich die eigene Fachexpertise. Neben den klassischen Abrechnungsprozessen wie Belegerfassung, Genehmigungen, Verbuchung und Auszahlung stehen Prüfungen nach dem deutschen Reisekostenrecht, der Abgleich mit internen Reiserichtlinien sowie die Sicherstellung der Tax Compliance im Vordergrund. Ein Teil der Mandanten arbeitet selbst mit der Reisekosten-Portallösung von HANSALOG, um Abrechnungsdaten und Belege zu erfassen. Diese werden im Anschluss ebenfalls durch WTS geprüft und für die Abrechnung bearbeitet. Die Reisekostenabrechnung von HANSALOG arbeitet dabei wie eine komplette Nebenbuchhaltung. Dank integrierter Schnittstellen können die Daten für die Buchhaltung und Lohnabrechnung direkt an die angeschlossenen Systeme übertragen werden. Sind Korrekturen notwendig, werden diese Buchungen ebenfalls automatisch weitergegeben.
Weiterentwicklung durch die enge Zusammenarbeit mit HANSALOG
Der Weg zu einer optimierten Reisekostenabrechnung begann mit einem Standardmandanten, der von HANSALOG gemeinsam mit der WTS ausgearbeitet und im System angelegt wurde. Dabei wurden Best Practices mit standardisierten Abläufen und Einstellungen berücksichtigt, um alle steuerlichen Aspekte leichter und korrekt abbilden zu können. WTS profitiert zudem durch dieses Vorgehen von einem geringeren Implementierungs- und Zeitaufwand, wenn neue Mandanten eingerichtet werden. Von großem Vorteil ist, dass durch den intensiven Austausch mit HANSALOG die Möglichkeit besteht, die Softwarelösung weiter an die Bedürfnisse von WTS anpassen zu können. Anregungen und Wünsche werden aufgegriffen und lösungsorientiert umgesetzt.
Dreimonats-Frist-Monitoring im Handumdrehen
Eine Stärke der Reisekostenabrechnung von HANSALOG liegt auch bei der Umsetzung der Dreimonats-Frist. Diese bezieht sich auf einen Zeitraum von drei aufeinanderfolgenden Monaten, in denen bestimmte steuerliche Regelungen und Pauschalen gelten. Während dieser Zeit können Arbeitnehmende, die dienstlich veranlasste Reisen unternehmen und Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen, von steuerlichen Vorteilen profitieren. Das System erkennt den Dreimonats-Zeitraum automatisch und berechnet diesen, inklusive der Versteuerung, vollständig und gesetzeskonform. Dank einer übersichtlichen Kalenderfunktion mit Balkendiagrammen und der Möglichkeit, Reisen nachträglich zuordnen zu können, die noch nicht steuerpflichtig sind, können alle Berechnungen fehlerfrei für die Mandanten umgesetzt werden.
Info
Über HANSALOG: Die HANSALOG Gruppe ist ein familiengeführtes Softwareunternehmen mit 220 Mitarbeitenden und Standorten in ganz Deutschland. Seit 1973 sammeln sich hier HR-Software-Expertenwissen und innovative Produkte made in Germany. Neben personalwirtschaftlichen Softwarelösungen wie Entgelt- und Reisekostenabrechnung, Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Recruiting, bietet das Unternehmen Produkte für Finanzwesen sowie Dienstleistungen für Reisekosten-, Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. Die prozessorientierten Anwendungen von HANSALOG stehen für zertifizierte Qualität und innovative Funktionalität, welche die digitale Transformation im Finanz- und Personalwesen voranbringen.
