New Work ist mehr als Homeoffice. Generationen Y und Z geht es vor allem darum, Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen. Mit Workforce Management lässt sich der Dienstplan flexibel gestalten – zum Benefit von Mitarbeitenden und Unternehmen.
Je nach Lebensabschnitt, etwa Berufseinstieg, Familiengründung oder fortgeschrittenes Erwerbsalter, gewichten Arbeitnehmende die Faktoren Zeit und Geld unterschiedlich. In jungen Jahren verkraften sie Vollzeit mit Nachtschichten besser, später profitieren sie von altersgerechten Schichtmodellen. Mit digitaler Einsatzplanung lassen sich die Arbeitszeiten so gestalten, dass sie zu den individuellen Anforderungen der Mitarbeiter passen. Die Kosten sinken, während die Zufriedenheit und die Produktivität steigen.
Personaleinsatz optimieren, Belegschaft integrieren
Eine professionelle Workforce Management Software führt alle relevanten Informationen für eine bedarfs- und gleichzeitig mitarbeiterorientierte Einsatzplanung zusammen. Das sind zum einen unternehmensspezifische Daten wie der prognostizierte Personalbedarf, Zeit- und Urlaubssalden, Arbeitszeit- bzw. Schichtmuster sowie gesetzliche und tarifliche Regelungen. Von Seiten der Belegschaft fließen digital beantragte Abwesenheiten, Jahresurlaube sowie Arbeitszeit- und Schichtwünsche in die Disposition ein. Dabei leisten intuitive Apps und Self-Services eine große Hilfe. Über eine rollenspezifische Oberfläche können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten jederzeit einsehen, Urlaube beantragen, Wünsche oder Fahrgemeinschaften angegeben und Schichten tauschen. Vorgesetzte und HR profitieren ebenfalls von mehr Transparenz, digitalen Workflows und weniger Administration.
Schichten tauschen
Über in das System integrierte Tauschbörsen können Mitarbeitende auch nach der Disposition kurzfristig ihre Schichten tauschen – bequem und eigenverantwortlich. Alle notwendigen Informationen wie spezifische Regelungen, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder die Einhaltung von Ruhezeiten. So bleibt die Flexibilität trotz individuellem Spielraum im unternehmerischen Rahmen.
Workforce Management auf dem Shopfloor: Terex-Fuchs
Für eine bessere Integration der gewerblichen Teams in HR-Prozesse startete der Fertigungsbetrieb Terex-Fuchs die Offensive „Deskless Workforce“. Ziel dabei war, Mitarbeitende, die keinen fest zugeordneten Schreibtisch oder PC-Arbeitsplatz haben, effizient in die Prozesse rund um die Arbeitszeit einzubinden. Über intuitive Self-Services, sogenannte Staff Center Workplaces, können alle gewerblichen Mitarbeitenden bequem und papierlos ihren Urlaub sowie Zeitkorrekturen beantragen und ihre Zeitsalden abfragen. Das funktioniert ganz einfach an einem der PC-Arbeitsplätze in den Pausenräumen. Sie loggen sich mit ihrem Transponder über ein Lesegerät ein, geben ihr persönliches Passwort ein und haben Zugriff auf ihr Arbeitskonto. Terex-Fuchs hat auf diese Weise die administrativen Aufwände gesenkt und – was dem Unternehmen viel wichtiger ist – die Motivation auf dem Shopfloor gesteigert.
Wahlarbeitszeit in der Praxis: Klinikum Saarbrücken
Das Klinikum Saarbrücken bietet seit vielen Jahren sogenannte Wahlarbeitszeiten an und setzt dieses innovative Konzept auf Basis einer Workforce Management Software erfolgreich um. Die rund 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 260 Ärztinnen und Ärzte, können ihr Arbeitsvolumen mit drei Monaten Vorlauf jederzeit an ihre persönliche Lebenssituation anpassen. Zum Beispiel kann eine Vollzeitkraft die tarifliche Arbeitszeit auf 80 Prozent senken – befristet, für mindestens ein halbes Jahr, oder auf unbestimmte Dauer – und nach Bedarf wieder auf 100 Prozent aufstocken. Als zusätzliches Flexibilisierungsinstrument hat man in Saarbrücken einen Springerpool eingeführt. Die medizinischen Fachkräfte stehen stationsübergreifend für bestimmte Schichten oder definierte Wochentage zur Verfügung. So können personelle Engpässe kurzfristig ausgeglichen und der Spielraum in Sachen Arbeitszeit erhöht werden.
New Work rückt in greifbare Nähe
Mit digitalem Workforce Management werden flexible und selbstbestimmte Arbeitszeiten für weite Teile der Beschäftigten Realität. Die Grundlage hierfür bildet eine systematische Arbeitszeiterfassung, wie sie der Europäische Gerichtshof seit 2019 vorschreibt. Auf Basis von Echtzeitdaten, dem tatsächlichen Personalbedarf und den individuellen Wünschen der Belegschaft entsteht eine Arbeitszeitgestaltung, bei der alle Beteiligten gewinnen.