Die Lohnabrechnung gilt in vielen Unternehmen als erledigt, sobald die Gehälter pünktlich auf den Konten der Mitarbeitenden eingehen. Solange niemand Beschwerden hat, scheint der Prozess zu funktionieren. Doch genau dieses Gefühl der Sicherheit trügt.
Der Payroll Benchmark Report 2026 von Personio untersucht erstmals anhand der Aussagen von 1.200 Lohnverantwortlichen und CFOs, wie es tatsächlich um Genauigkeit, Kosten und Risiken in der Entgeltabrechnung deutscher Unternehmen steht. Das Ergebnis: Zwischen Selbstbild und Realität liegt eine deutliche Lücke.
Vertrauen ersetzt keine Kennzahlen
87 % der befragten Unternehmen sind überzeugt, dass ihre Lohnabrechnung korrekt und pünktlich funktioniert. Gleichzeitig liegt die durchschnittliche First-Time-Right-Rate bei lediglich 81 %. Anders gesagt: Jede fünfte Abrechnung muss nachträglich korrigiert werden.
Besonders bemerkenswert ist dabei der sogenannte “Confidence Gap”. Während CFOs den Prozessen besonders stark vertrauen, bewerten Payroll-Verantwortliche die Situation deutlich kritischer. Wer täglich mit der Entgeltabrechnung arbeitet und besonders nah an den Prozessen dran ist, kennt die Schwachstellen am besten.
Die größten Risiken entstehen zwischen den Systemen
Als Ursache vermuten viele Unternehmen zunächst die komplexe Gesetzeslage. Die Benchmark-Daten zeichnen jedoch ein anderes Bild. Fehler entstehen überwiegend dort, wo Daten zwischen HR, Zeiterfassung, Finance und Payroll übertragen werden.
Variable Vergütung, Ein- und Austritte oder Änderungen von Stammdaten führen besonders häufig zu manuellen Nacharbeiten. Das eigentliche Problem sind also nicht gesetzliche Anforderungen, sondern fragmentierte Prozesse und fehlende Integration.
Fehler sind ein Kosten- und Zeitfaktor
Die Folgen bleiben selten auf einzelne Korrekturen beschränkt. Bereits Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden verlieren im Durchschnitt jährlich 11.220 Euro durch Fehler in der Entgeltabrechnung. Bei Organisationen mit mehr als 1.000 Beschäftigten steigen die Kosten auf über 20.600 Euro pro Jahr.
Hinzu kommen durchschnittlich acht Stunden pro Monat, die Payroll-Teams allein für Korrekturen und Rückrechnungen aufwenden. Ein ganzer Tag, der für Prozessoptimierung oder strategische HR-Arbeit fehlt.
Erst Prozesse stabilisieren, dann KI einsetzen
Viele Unternehmen planen Investitionen in künstliche Intelligenz. Der Report macht jedoch deutlich, dass KI allein keine strukturellen Probleme löst. Solange Daten zwischen verschiedenen Systemen manuell übertragen werden, beschleunigt KI im Zweifel lediglich fehlerhafte Prozesse.
Der entscheidende Schritt liegt deshalb zunächst in integrierten Systemen und automatisierten Datenflüssen. Erst auf dieser Grundlage können moderne Technologien ihr volles Potenzial entfalten.
Benchmark statt Bauchgefühl
Wie gut ist die eigene Payroll im Vergleich zum Markt wirklich aufgestellt? Der Payroll Benchmark Report 2026 liefert belastbare Vergleichswerte zu Genauigkeit, Fehlerkosten, Compliance-Risiken und Automatisierungsgrad. Damit erhalten HR- und Payroll-Verantwortliche eine fundierte Grundlage, um Risiken sichtbar zu machen und Investitionen gezielt zu priorisieren.
