Vom Payroll Outsourcing zu automatisierten HR-Prozessen

Bei der Lohnabrechnung haben sich viele Unternehmen bereits für ein Outsourcing an spezialisierte Dienstleister wie Paychex entschieden. Zunehmend basieren solche Lösungen auf leistungsfähigen Cloud-Plattformen. Doch das Prinzip lässt sich deutlich erweitern: Auch komplexe Aufgaben der Personalabteilung lassen sich durch HR-Software unterstützen. So bietet Paychex mit seiner Lösung Emply eine HR-Software, die dem Team der HR-Abteilung bei vielen alltäglichen Aufgabenstellungen behilflich ist:

Teilautomatisiertes Recruiting

Beim zeitaufwendigen und ressourcenintensiven Recruiting unterstützt dieses digitale Personalbeschaffungssystem bei der Identifikation von qualifizierten Talenten und begleitet den Prozess vom ersten Kennenlernen bis zur Einstellung. Eine automatisierte Bewerberkommunikation sorgt dafür, dass Bewerber:innen zeitnah Antworten erhalten und vereinfacht die Terminfindung für Online- oder Vor-Ort-Vorstellungsgespräche. Beim Screening-Prozess kann Emply die Personalabteilung mit intelligenten Vorauswahl- sowie Dashboard-Funktionen unterstützen und bewährte firmenindividuelle Abläufe digital abbilden. Zudem ermöglicht die HR-Software die Anbindung verschiedener Bewerberportale und übernimmt Lebensläufe und andere Bewerberdaten vollautomatisch.

Höchste Qualität beim Onboarding

Wurde eine geeignete Bewerberin oder ein geeigneter Bewerber für eine offene Stelle gefunden und gewonnen, lässt sich auch das Onboarding mit Software-Hilfe in seiner Qualität steigern. Vorrangiges Ziel bleibt die effektive und schnelle Integration des neuen Mitarbeitenden in die Unternehmenskultur. Damit zusammenhängende Prozesse kann die HR-Software-Plattform straffen und weitgehend automatisieren. Dazu zählt unter anderem, die Mitwirkung mehrerer Abteilungen zu koordinieren, verschiedenen Stakeholdern im Unternehmen gezielte Aufgaben zuzuweisen oder Materialien für Schulungen bereitzustellen. Checklisten stellen sicher, dass nichts vergessen wird. Eine Anbindung an Lernplattformen und Online-Trainings unterstützt Einsteiger:innen dabei, die nötigen Detailinformationen und Inhalte zu erlernen.

Stammdatenverwaltung zum Teil im Self-Service

Zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung zählt die Verwaltung der Stammdaten aller Angestellten. In der Realität kommen dazu immer noch häufig Excel-Listen zum Einsatz – Fehler bei der Pflege oder der Übernahme von Daten aus anderen Quellen sind so vorprogrammiert. Erschwerend kommt hinzu, dass die strengen Datenschutz- und Compliance-Vorschriften – zum Beispiel jene der DSGVO – bei manuellen Prozessen häufig ebenso wenig erfüllt werden. Die Lösung: Smarte HR-Software-Plattformen wie Emply, die die Stammdaten aller Mitarbeitenden in einer zentralen Datenbank verwalten und deren Inhalte durch Benutzer-Rechte und -Rollen schützen. Die Einhaltung aller DSGVO-Richtlinien wird in diesem Kontext durch dedizierte Lösch- und Anonymisierungsrichtlinien sichergestellt.

Sinnvoll ist zudem ein Self-Service-Ansatz, der es ermöglicht, Mitarbeitende bei der Pflege ihrer eigenen Daten einzubinden. Dies spart Zeit in der HR-Abteilung und stellt gleichzeitig eine hohe Qualität und Aktualität der Stammdaten sicher. Handelt es sich um kritische Informationen wie etwa Kontoverbindungen oder die Erfassung von Urlaubstagen, kann ein Freigabeprozess die Konsistenz der Informationen gewährleisten.

Feedback-Runden mit Software-Unterstützung

Auch Leistungsbewertungen kann die HR-Software effizienter, objektiver und zeitsparender gestalten als dies im Unternehmensalltag heute oft der Fall ist. Emply unterstützt bereits bei der Vorbereitung, indem es Leistungskennwerte und die Erreichung von Zielen erfasst und visualisiert. Feedbacks mehrerer Stakeholder lassen sich so zentral sammeln und aufbereiten. Vor allem aber hilft die Software-Unterstützung Feedbacks zu operationalisieren – etwa durch konkretes Festhalten von Maßnahmen, Zielen oder Aufgaben. Mündet dies beispielsweise in eine Weiterbildung oder andere Maßnahmenpläne, lässt sich die Plattform wieder mit den zuständigen Systemen verbinden und sorgt dafür, dass auch Leistungsverbesserungen und Zielkontrollen im Unternehmen effektiv gelebt werden.

Ein HR-System wie Emply stellt sich diesen Herausforderungen und sorgt für ideale Bedingungen sowohl für die Personalabteilung als auch für jeden einzelnen Mitarbeitenden.