Digitale Comp-&-Ben-Lösungen

Wie in anderen Unternehmensbereichen schreitet die Digitalisierung auch im Bereich Comp & Ben voran. Zielsetzungen für die Einführung von digitalen Comp-&-Ben-Management-Lösungen sind in erster Linie die Schaffung einer verbesserten Employee Experience, Kosteneffizienz, aber auch das Enablement einer stärkeren Individualisierung von Total-Rewards-Paketen.

Viele Unternehmen werden für eine digitale Umsetzung nicht auf eine „One Size fits all“-Lösung zugreifen können. Denn jede spezifische Lösung deckt ein mehr oder weniger breites Leistungsspektrum ab. Keine Lösung wird aber den vielfältigen Administrationsanforderungen von Base Pay, Benchmarking, Short Term Incentives, Long Term Incentives, Sales Incentives, betrieblicher Altersversorgung und weiteren Benefits gerecht werden.

Für Comp-&-Ben-Verantwortliche ergeben sich dabei mehrfache Herausforderungen, die die Weichen für die Zukunft im Fachbereich stellen:

• Welche Kombination von Software-Lösungen deckt die unternehmensspezifischen Anforderungen ab?
• Welche Rolle sollte Comp & Ben in der Auswahl und Implementierung zukommen?
• Wie wird sichergestellt, dass die inhaltliche Gestaltung der Comp-&-Ben-Programme effektiv, effizient und zukunftsfähig ist, bevor diese in einer Software abgebildet werden?

Das Portfolio möglicher Comp-&-Ben-Angebote ist ausreichend vielfältig, und spezielle Ausgestaltungen sind in ihren Administrationserfordernissen so individuell, dass sie meist nicht durch eine allumfassende Management-Lösung abgebildet werden können (siehe Abbildung). Vielmehr ist die Auswahl einer Kern- und damit zu integrierender Speziallösungen erforderlich. Diese müssen nicht unbedingt ursprünglich für das Anwendungsgebiet Comp & Ben entwickelt worden sein. Manche Anbieter aus dem Bereich der Planungs- und Serviceabwicklungssoftware können ebenfalls in Betracht gezogen werden, da sie in einigen Fällen die Integration mit anderen Unternehmensprozessen erleichtern.

Als Kernlösungen des digitalen HR-Managements sind heutzutage cloudbasierte HCM-Systeme anzusehen (zum Beispiel SuccessFactors oder Workday). Neben einem umfassenden Stammdatenmanagement, das auch die Grundlage für Comp-&-Ben-Prozesse bildet, sind in diesen Lösungen bereits generelle und einfach stanardisierbare Prozesse des Vergütungsmanagements vorkonfiguriert wie

• Gehaltsdaten- und Zulagenmanagement,
• Performance Management und Annual Salary Review,
• einfach strukturierte Short Term Incentives (STI) wie ein jährlicher Bonusplan, der auf Unternehmens-, Team- und/oder individuellen Leistungen basiert,
• LTI-Pläne in Form von Aktien, Anteilen und/oder Optionen,
• Krankengeld, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld,
• Standard-Benefits wie Zuschüsse, Versicherungen und auch bAV.

Der modulare Aufbau und die leichte Integration sind zwei Vorteile dieser weitverbreiteten Kernlösungen. STI- und auch LTI-Lösungen können abgebildet werden, sofern sie einem möglichst einheitlichen Standardprozess folgen. Ebenso sind grundlegende Jobarchitekturstrukturen, wie zum Beispiel auch Grading-Strukturen mit diesen Lösungen abgedeckt und bilden damit die Basis für den Einsatz von spezialisierter Software. Darüber hinaus können Spot-Awards-Programme erstellt werden, um Belohnungen und Anerkennungen außerhalb der regulären Vergütungsplanung zu fördern.

Für den Bereich der Benefits bieten HCM-Cloud-Systeme die Möglichkeit, Zusatzleistungen abzubilden. Hier können komplexere Benefit-Strukturen, monetäre als auch nicht monetäre Zusatzleistungen, dargestellt werden wie zum Beispiel Geschenkgutscheine oder Pensionspläne. Auf diese Weise können Unternehmen die lokalen Anforderungen in den Betriebsländern erfüllen und haben gleichzeitig eine globale Übersicht über ihre Leistungsprogramme und eine Berichtsmöglichkeit.

Darüber hinausgehende Administrationsprozesse für komplexere Comp-&-Ben-Programme erfordern jedoch Speziallösungen für 

• komplexere STI-Lösungen, zum Beispiel im Finanzsektor,
• Mid Term Incentives,
• Stock-basierte Long Term Incentives, die die Stock-Price-Entwicklung zu Stichtagen sowie das Vesting berücksichtigen müssen.

Als integrierte Software stellt sich auf dem Markt unter anderem der Anbieter beqom dar. Dieser bietet neben standardisierten Prozessen die Möglichkeit, individuelle Lösungen entlang des gesamten Vergütungsspektrums zu implementieren. Eine Integration mit genannten Kernlösungen ist problemlos umsetzbar.

Insbesondere wenn es darum geht, Dynamiken abzubilden, sei es die monatliche oder quartalsweise Anpassung von STI-Plänen, das individuelle Design eines LTI-Plans oder die Berücksichtigung täglicher Wechselkurse, hebt sich solch eine spezialisierte Lösung von den bekannten Kernlösungen ab. Komplexe LTI-Pläne, die Vesting Schedules und Clawback-Klauseln berücksichtigen, wie auch (regulatorisch notwendige) Reportings, zum Beispiel zum Thema Gender Pay Gap, lassen sich so umsetzen. Andere Anbieter für Speziallösungen für komplexere Incentives sind beispielsweise PayScale, Curo oder RedCAT Systems.

Bei der Einführung einer solchen Speziallösung ist ein Zusammenspiel zwischen Comp-&-Ben-Verantwortlichen, der (HR-) IT, einem Implementierungsdienstleister mit Comp-&-Ben-Expertise und dem Softwareprovider selbst unerlässlich. Der enge Austausch und das gemeinsame Verständnis von fachlichen und technischen Inhalten sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Eine weitere Grundlage: Vor der Implementierung sollte die inhaltliche Ausgestaltung der abzubildenden Programme validiert werden, und die Beteiligten haben sich über ein klares Design verständigt.

Eine weitere Gruppe von Speziallösungen stellen die sogenannten Sales Performance Management (SPM)-Lösungen dar, die neben dem Modul Incentive Compensation Management (ICM) auch weitere Module wie Territory Management, Quota Management oder (im Sonderfall) eine Lösung für das Onboarding Management von Vertriebsmitarbeitern anbieten. SPM-Lösungen sind im Hinblick auf das ICM-Modul besonders geeignet, die folgenden Besonderheiten von Sales Incentives zu administrieren:

• rollenbasierte Sales-Incentive-Pläne mit zum Teil hohen variablen Anteilen,
• Variationen der Plandesigns nach Business Units und Märkten,
• Auszahlungsberechnung auch für externe Bezugsberechtigte (Sales Agents, Wholesaler),
• Berechnung der Auszahlung auf Basis vertriebsrelevanter Bemessungskriterien (KPIs), die auf individueller oder Teamebene gemessen werden mögliche Mischung aus transaktionsbezogenen Provisionen, auf aggregierter Zielerreichung basierender Bonuszahlungen und auch „qualitativen“ Zielen wie Key Sales Objectives (KSOs),
• hochfrequente (monatliche) Auszahlungen,
• hochfrequentes Reporting zum Teil tagesgenau und detailliert bis zur einzelnen vergütungsrelevanten Transaktion (Auftrag),
• Abwicklung von Sonder-Incentives und Kampagnen,
• Simulation alternativer Incentive-Regelungen und
• Berechnung anhand flexibler, auf Marktveränderungen angepasster Zielsetzungen (Integration mit dem Quota Management).

Als Lösungen im Bereich SPM sind zum Beispiel SAP Commissions, Varicent, Xactly oder beqom bekannt. Allerdings liegt in den meisten Unternehmen die operative Ownership für Sales Performance Management im Bereich Sales Operations oder Sales Controlling, da hier eine enge Verzahnung mit den Performance-Daten aus anderen vertriebsrelevanten operativen Systemen (ERP/CRM) erforderlich ist.
Für den Anwendungsfall SPM gilt insbesondere, dass eine hohe Vielfalt von Plandesigns, Berechnungsmechaniken und marktspezifischen, arbeitsrechtlichen und regulatorischen Besonderheiten einer effizienten Abbildung in einer Software-Lösung im Wege stehen kann. Deshalb empfiehlt sich vor der Einführung einer SPM-Lösung eine Harmonisierung der Planlandschaft in einem unternehmensweiten Sales Incentive Framework. Es sollte auf Basis von modularen Best Practice Designs den jeweiligen BUs und Märkten noch die erforderliche Flexibilität bieten, ihre Besonderheiten zu reflektieren

Anbieter cloudbasierter Benefit-Management-Lösungen ermöglichen mit ihren Portalen die Auswahl und zielgerichtete Kommunikation sämtlicher Benefits in einem Unternehmen wie auch deren Verwaltung inklusive Budgetadministration. Für den Mitarbeiter werden die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Angebote bedienerfreundlich über die Portale visualisiert. Maßgeschneiderte Pakete können selbstständig zusammengestellt und bei Bedarf flexibel angepasst werden. Durch den parallel dargestellten monetären Gegenwert des Portfolios werden dem Mitarbeiter die Wertschätzung seitens des Unternehmens verdeutlicht und zugleich die Kostentransparenz für die Unternehmen sichergestellt. Dies wiederum fördert die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter.

Je nach Bedarf kann sich für Unternehmen eine Kombination von Kernlösung und spezialisierter Software lohnen. Sei es zur effizienten Darstellung von Long Term Incentives oder Sales-Incentive-Plänen oder zur zielgerichteten Administration und Kommunikation von Benefits. Comp-&-Ben-Verantwortliche sollten von der Auswahl über das Design bis zur Implementierung involviert sein. Ohne eine ausgereifte inhaltliche Ausgestaltung wird jedoch keine der genannten Anwendungen die gewünschten Verbesserungen in Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit erzielen.

Peter Devlin
Partner Benefits & Compensation
Deloitte Consulting GmbH
p.devlin(*)deloitte(.)de
www.deloitte.de

Marcus Minten
Director Sales Force Effectiveness
Deloitte Consulting GmbH
m.minten(*)deloitte(.)de
www.deliotte.de