Nachhaltigkeitsbericht: noch ohne jede Routine

Im Dezember 2022 hat die EU die neue Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (Corporate Sustainability Reporting Directive – CSRD) verabschiedet. Sie gilt ab dem 1. Januar 2024 zunächst für einen eingeschränkten Kreis von Unternehmen, der aber sukzessive erweitert wird. Orientierung, in welcher Form und zu welchen Themen (allgemeine Berichterstattung, Klima und Belegschaft) die Dokumentation erfolgen muss, geben die European Sustainability Reporting Standards (ESRS), die im Juli 2023 von der EU-Kommission verbindlich festlegt wurden. Nun wird es also ernst: Die Mehrzahl der Unternehmen kann jedoch nicht auf eingeübte Routinen oder IT-gestützte Automatismen zurückgreifen. Dr. Henning Curti, Partner, People Advisory Services Reward von EY, erläutert Prozessschritte und erklärt das Prinzip der doppelten Wesentlichkeit.

Mit welche Aufgaben im Vergütungsmanagement beschäftigen sich Unternehmen Anfang des Jahres 2024 am häufigsten?
Dr. Henning Curti: Wir beobachten, dass zwei Bereiche intensive Aufmerksamkeit erfahren. Zum einen setzen sich Unternehmen damit auseinander, was aus Reporting-Sicht auf sie zukommt. Viele beginnen damit, die CSRD aufzugleisen. Die Non-Financial Reporting (NFR) Directive galt bereits bisher für eine Reihe von Unternehmen, doch die CSRD erweitert deutlich die Reportingpflichten. Comp-&-Ben-Verantwortliche, HR, Legal und Finance, Risk Management und andere Bereiche verfügen über einen nicht unerheblichen Teil an den benötigten Informationen, die sie aufarbeiten und bereitstellen müssen, um sie dann in den Bericht einfließen zu lassen. Zum anderen beschäftigt Arbeitgeber natürlich die Gehaltsrunde 2024 inklusive einer passenden Benefitsstrategie. Aber im Gegensatz zur Herausforderung beim Reporting sind die Verantwortlichen geübt in diesem Prozess und müssen ihn nicht komplett neu aufsetzen.

Schauen wir auf die Reporting-Pflichten. Sie sind mit den ESRS-Vorgaben deutlich ausgeweitet worden. Was bedeutet das für Unternehmen?
Die Europäische Kommission hat den ersten Rutsch der finalen Standards zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESRS) im Juli 2023 erlassen. Der Kreis der berichtspflichtigen Unternehmen wird damit deutlich ausgeweitet: Ab dem Geschäftsjahr 2024 müssen diejenigen, für die bisher die NFR-Directive gilt, die neuen Nachhaltigkeitsberichte erstellen, ab 2025 alle anderen großen EU-Unternehmen und ab 2026 alle kapitalmarktorientierten KMU in der EU. Das bedeutet in der Praxis: Die ersten Unternehmen müssen für 2024 in ihren Nachhaltigkeitserklärungen, die den Lageberichten beizufügen sind, detailliert zu den Auswirkungen ihrer Tätigkeit auf Umwelt, Soziales und Governance Auskunft zu geben. Außerdem sind die Angaben zur eigenen Belegschaft deutlich ausgeweitet worden, auch für diejenigen Großunternehmen, die bereits der NFR-Directive unterliegen.

Können Sie ein Beispiel geben?
Es ist nun vorgesehen, dass die erforderlichen Angaben, die in den Bereich „S“ wie Soziales fallen, sowohl für die „Own Workforce“ als auch für „Workers in the Value Chain“ erhoben werden müssen – und darüber hinaus in der ganzen Wertschöpfungskette, die bis zu „affected communities“ und „consumer and end-user“ reicht.

Sie empfehlen Unternehmen, mit den Vorarbeiten sofort zu beginnen und nicht erst im zweiten Halbjahr 2024 anzufangen. Was macht das Reporting so komplex?
Die HR- und Reward-Verantwortlichen fühlen sich mitunter herausgefordert, überhaupt zu verstehen, welche Informationen sie bereitstellen müssen, da in den zugrunde liegenden Regulierungen Begrifflichkeiten nicht ganz sauber definiert sind. So zum Beispiel bei der Definition des Bruttolohns, bei dem die ESRS-Vorgaben offenlassen, was genau darunter zu verstehen ist. Gleiches gilt für die Angabe der Gesamtvergütung. Wenn die Vorgaben verstanden beziehungsweise interpretiert sind, stellt sich die Frage: Woher kommen die Daten? Hier entsteht ein erheblicher Aufwand, vor allem wenn die Daten nicht zentral im System liegen, sondern in unterschiedlichen Systemen der Stammdatenverwaltung. Dies ist nicht selten der Fall – nicht nur, aber auch – in Unternehmen, die international tätig sind. Ein Beispiel: Die Reporting-Pflichten sehen unter anderem den Nachweis der angemessenen Entlohnung (ESRS S1-10: adequate wages) vor. In Deutschland stellt sich die Dokumentation etwa durch den Mindestlohn als weniger problematisch dar. Aber die Reporting-Pflichten beziehen sich eben nicht nur auf Deutschland, sondern auf alle Standorte europa- oder weltweit, an denen Unternehmen tätig sind. Hier gilt es also, diese Daten heranzuschaffen beziehungsweise aus den Systemen zu extrahieren. Aktuell beobachten wir bei den Verantwortlichen ein großes Erstaunen über die Menge an Daten und Fakten, die bereitgestellt werden müssen.

Wer schiebt diesen Erfassungsprozess an?
Üblicherweise werden Reporting-Aufgaben vom Finance- und Accounting-Bereich – oder vom Sustainability Department, wenn es ein solches gibt – vorangetrieben. Wir beobachten, dass manche Unternehmen ein solches Department auch extra etablieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine Reihe von Betrieben eigene Projekte und Prozesse aufgesetzt hat, denn es muss geklärt werden, welcher Bereich seine Daten wann und in welcher Qualität, Granularität etc. zur Verfügung stellt. Es werden eben nicht nur klassische HR-Daten erhoben. Grundsätzlich muss auch über ESG-Ziele in der variablen Vergütung der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane berichtet werden. Börsennotierte Unternehmen können hierbei auf den Vergütungsbericht verweisen. Dieser wird häufig nicht unmittelbar von HR oder Comp & Ben erstellt, sondern kommt etwa aus der Rechtsabteilung. Wenn Unternehmen bisher keinen Vergütungsbericht erstellt haben, müssen sie diese Informationen erstmalig aufarbeiten. Das neue verpflichtende Reporting nach der CSRD ist ein Zusammenspiel von HR, Comp & Ben, Legal und Finance, Risk Management, Einkauf/Procurement, Experten für E-Themen und anderen.

Ein zentraler Begriff in den ESRS ist das Prinzip der doppelten Wesentlichkeit und der Wesentlichkeitsschwelle. Es soll Unternehmen Kriterien für die Entscheidung liefern, ob ein Nachhaltigkeitsaspekt in den CSRD-Bericht aufgenommen werden muss oder nicht. Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse scheint sehr aufwendig. Workshops zum Thema werden gerade sehr populär. Täuscht der Eindruck, dass ohne vertieftes Know-how die Analyse nicht zu bewältigen ist?
Der erste Bericht nach den Vorgaben der ESRS erfordert eine intensive Beschäftigung mit der Materie aus verschiedenen Blickwinkeln und eine Vielzahl an administrativen Vorarbeiten. Das Konzept der doppelten Wesentlichkeit besagt, dass Unternehmen berücksichtigen müssen, wie sich ihr Handeln auf die Menschen und den Planeten auswirkt (Insideout-Perspektive), aber auch wie sich Nachhaltigkeitsfragen auf ihr finanzielles Wohlergehen auswirken können (Outside-in-Perspektive). Im Grunde geht es darum, das große Ganze aus zwei verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Unternehmen müssen die Nachhaltigkeitsaspekte identifizieren, die für sie wirklich relevant sind – und nicht die Themen wählen, über die gerne positiv berichtet wird wie zum Beispiel soziales Engagement der Mitarbeitenden im Namen der Firma. Außerdem müssen zusätzlich die unternehmensspezifischen Impacts analysiert werden. Sehr wichtig ist es, die Ergebnisse und den Prozess sorgfältig zu dokumentieren, damit die Unterlagen später dem Wirtschaftsprüfer vorgelegt werden können.

Gibt es einen Weg, die Prozesse effizient zu organisieren?
Unserer Erfahrung nach ist es von entscheidender Bedeutung, alle relevanten Abteilungen eines Unternehmens einzubeziehen, um die Bewertungen der doppelten Wesentlichkeit so umfassend wie möglich zu gestalten und um Doppelarbeit zu vermeiden. Da diese Bewertungen die gesamte Wertschöpfungskette abdecken müssen, ist es unerlässlich, dass Unternehmen umfassend Stakeholder und Branchenexperten konsultieren, zum Beispiel, wenn es um die Auswirkungen auf die biologische Vielfalt und die Menschenrechte der Arbeitnehmenden in der Lieferkette geht.

Die größten Stolpersteine bei der Feststellung der doppelten Wesentlichkeit liegen in einem zu späten Start der Analyse, der Unterschätzung des Workloads und der fehlenden oder falschen Auswahl der Stakeholder.

Christiane Siemann

Christiane Siemann ist freie Wirtschaftsjournalistin und insbesondere spezialisiert auf die Themen Comp & Ben, bAV, Arbeitsrecht, Arbeitsmarktpolitik und Personalentwicklung/Karriere. Sie begleitet einige Round-Table-Gespräche der Personalwirtschaft.