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So lassen sich Arbeitsverträge rechtssicher digital unterzeichnen

Die Frage an die HR-Werkstatt: Wie können Arbeitsverträge rechtssicher digital unterzeichnet werden?
Es antwortet: Mario Voge, Lead Strategic Growth Manager Europe bei Swisscom Trust Services

Die sogenannte Gig Economy, bei der unabhängige Auftragnehmer befristet für Unternehmen tätig werden, steht oft in der Kritik. Im Zentrum steht die Frage, ob diese Auftragnehmer nun Angestellte oder Selbstständige sind. Stichwort: Scheinselbstständigkeit. Um Missverständnisse und Vorwürfe zu vermeiden, kann es für Unternehmen sinnvoll sein, befristete Arbeitsverträge abzuschließen und so für Rechtssicherheit zu sorgen. Durch digitale Lösungen ist dies deutlich effizienter.

Neue Arbeitsformen – unklare Regeln

Wo Selbstständigkeit aufhört und ein abhängiges Arbeitsverhältnis beginnt, ist bei den neuen Arbeitsmodellen in Zeiten der Plattform- und Gig Economy nicht immer klar zu bestimmen. Immer wieder befassen sich daher Gerichte mit derartigen Fragen. Der Londoner Supreme Court urteilte beispielsweise Anfang 2021, dass der Fahrdienst Uber seine Fahrer als Angestellte behandeln muss. Auch im kleineren Rahmen kann es zu Problemen kommen: Vergeben Unternehmen etwa zu viele Aufträge an einen bestimmten Freelancer, kann der Verdacht der Scheinselbstständigkeit aufkommen. Dadurch können Freiberufler gezwungen sein, Aufträge abzulehnen, um nicht in zu großem Umfang für einen einzigen Auftraggeber zu arbeiten.

Alternative befristeter Vertrag

Ein befristeter Vertrag für die Dauer eines Projekts kann eine sinnvolle Alternative für Unternehmen sein. Doch welchen Anforderungen unterliegt ein solcher Vertrag?

Tatsächlich gibt es im deutschen Recht kein generelles Schriftformerfordernis für Arbeitsverträge und es besteht Formfreiheit. Ein Arbeitsvertrag kann also auch mündlich oder per E-Mail geschlossen werden. Darauf wird sich allerdings kaum ein Unternehmen oder Arbeitnehmer einlassen. In einigen Sonderfällen gilt dennoch ein Schriftformerfordernis, so etwa bei befristeten Verträgen. Gemäß dem Teilzeit– und Befristungsgesetz bedarf die Befristungsabrede in einem  Arbeitsvertrag der Schriftform. Demnach muss also ein projektbezogener Arbeitsvertrag immer schriftlich aufgesetzt und von beiden Parteien unterschrieben werden.

Das kann schnell komplex werden, wenn Verträge in Papierform versendet, signiert und zurückgeschickt werden müssen. Dabei entsteht automatisch immer ein zeitlicher Verzug und nicht zuletzt Kosten. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses lässt sich das Onboarding neuer (befristeter) Remote-Mitarbeiter erheblich beschleunigen. Es gilt hierbei jedoch einiges zu beachten.

Die Art der Signatur entscheidet

Ganz ähnlich wie analoge Dokumente müssen digitale Verträge von den beteiligten Parteien unterzeichnet werden. Dazu existiert mit der elektronischen Signatur ein entsprechendes Instrumentarium. Allerdings sieht der Gesetzgeber, in diesem Fall die EU mit der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services), verschiedene Abstufungen der Signatur vor: etwa die fortgeschrittene oder die qualifizierte Signatur. Wichtig an dieser Stelle ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES), denn nur sie ist in fast allen Belangen einer händischen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt das Schriftformerfordernis. Wichtig ist, dass sichtbar wird, dass der Unterzeichnende das Dokument (freiwillig und) bewusst signiert.

Für formfreie Verträge könnten Unternehmen prinzipiell auch fortgeschrittene elektronische Signaturen verwenden. Diese wird in der eIDAS-Verordnung definiert. Dabei gilt unter anderem: „Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann“. Das bedeutet aber auch, dass hier keine dritte, prüfende Instanz involviert ist. Daher empfiehlt es sich auf die QES zu setzen. Sollte es einmal zu einem Prozess vor Gericht kommen, muss die Richtigkeit einer QES nämlich nicht bewiesen, sondern zunächst widerlegt werden. Als erster Schritt für die HR-Abteilung sollte also gelten, sich genau mit den Angeboten der verschiedenen Dienstleister auseinanderzusetzen und zu klären, welche Art der Signatur diese anbieten.

Welche Art des Deployments ist die richtige?

Neben den regulatorischen Anforderungen an die Signatur selbst unterscheiden sich auch die Art der Lösungen. Diese ist als On-Premise-Version, also als eine eigen gehostete Signatur Software-Installation, oder als SaaS in der Cloud erhältlich. Außerdem stellt sich die Frage, ob Unternehmen eine eigene Lösung speziell für die Signatur möchten oder eine volle Integration beispielsweise in eine HR-Lösung, sodass dort direkt PDFs generiert und signiert werden können. Welche Art die beste ist, lässt sich pauschal nicht sagen und hängt viel mehr vom jeweiligen Unternehmen ab. Für die Evaluationsphase ist es sinnvoll, einen Fragen- und Anforderungskatalog zu erarbeiten, in den neben den Vorgaben aus der HR-Abteilung auch datenschutzrechtliche Aspekte einfließen, die dann mit den Angeboten von Dienstleistern abgeglichen werden können.

Dann stellt sich weiterhin die Frage, wie hoch das Volumen der zu signierenden Dokumente sein wird, denn danach werden die Dienste in der Regel abgerechnet. Hier kann auch die Abstimmung mit anderen Abteilungen sinnvoll sein. Je nach Unternehmen möchte vielleicht der Einkauf oder die Sales-Abteilung elektronische Signaturen nutzen, sodass eine unternehmensweite Einführung in Betracht gezogen werden kann und nicht nur die Digitalisierung vorangetrieben wird, sondern zudem Kosten- und Prozesseffizienz gesteigert werden.

Nutzung der QES in der Praxis

Um eine qualifizierte elektronische Signatur auszulösen, ist eine eindeutige Willensbekundung notwendig. In der analogen Welt fällt darunter das eigenhändige Unterschreiben eines Vertrages mit dem Kugelschreiber. In der digitalen Sphäre gibt es dafür Apps (auch Authentikatoren genannt), zum Beispiel Mobile ID von Swisscom Trust Services. Um die elektronische Signatur verwenden zu können, müssen sich Nutzer einmalig bei einem Vertrauensdienstanbieter (hier Swisscom Trust Services) identifizieren lassen. Das kann beispielsweise über den elektronischen Personalausweis, mithilfe des Video-Ident- oder Bank-Ident-Verfahrens erfolgen. Die Identifikation dauert mit diesen Methoden nur wenige Minuten. Unterzeichnende müssen auch nicht zwingend beim gleichen Trust Service Provider identifiziert sein, sofern eine Signaturplattform mehrere Provider anbinden kann.

Das Auslösen der Signatur selbst ist dann nicht komplizierter als ein Log-in beim Online-Banking. Die App sendet zunächst eine Push-Benachrichtigung. Mittels eines zweiten Faktors wird dann die Willensbekundung des Nutzers eingeholt und damit der Signaturprozess gestartet und vollzogen. Einmal identifiziert können Nutzer beliebig oft signieren. Theoretisch lässt sich dann der gesamte Vertragsabschluss binnen Minuten erledigen. Der Nutzer benötigt nur seinen neuen Kugelschreiber, sein Smartphone.

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