Firmenläufe: Der HR-Steuertipp

Immer mehr Unternehmen nutzen Firmenläufe und Fitnessangebote, um Teamgeist zu fördern und die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu stärken. Doch neben sportlichem Ehrgeiz spielen auch steuerliche Fragen eine wichtige Rolle – vom gebrandeten Laufshirt über die Übernahme von Startgeldern bis hin zu Firmenfitnessmodellen. Der folgende Beitrag zeigt, welche Gestaltungen steuerlich unproblematisch sind, wo Stolperfallen lauern und welche Dokumentationspflichten Arbeitgeber im Blick behalten müssen. So gelingt es, die Belegschaft nicht nur sportlich, sondern auch steuerlich optimal ins Ziel zu bringen.

Dressed for Success

Bei Trainingsläufen, am großen Tag des Firmenlaufs sorgt ein Werbeshirt des Arbeitgebers für Teamgeist und den nötigen Wiedererkennungsfaktor bei Geschäftskunden und Supportern. Die Finanzverwaltung nimmt es sportlich: Ist die Bekleidung von einfacher Qualität und gut sichtbar mit dem Namen oder dem Logo des Arbeitgebers versehen, ist die Gestellung lohnsteuerlich unbeachtlich. Gut zu wissen: Das Shirt kann ohne Sorge auch nach dem Lauf privat verwendet werden. Aufzeichnungspflichten bestehen nicht.

Startgelder

Die Übernahme von Startgeldern zu Firmenläufen durch den Arbeitgeber ist steuerfrei möglich. Arbeitgeber sollten aber darauf achten, dass die (nachträgliche) Kostentragung zunächst privat verauslagter Startgelder lohnsteuerpflichtig sein kann.

Firmenfitnessmitgliedschaften & Co.

Organisiert der Arbeitgeber eine Laufgruppe, so ist dies lohnsteuerlich unbeachtlich. Die Bereitstellung von betriebseigenen Dusch- und Badeanlagen stellt ebenfalls keinen Arbeitslohn dar. Lohnsteuerlich herausfordernder ist dagegen das Training im Rahmen einer sogenannten Firmenfitnessmitgliedschaft. Die Vielfalt der am Markt angebotenen Modelle macht es für Personaler nicht einfach, das richtige Modell für ihr Unternehmen zu finden.

Beliebt sind Modelle, bei denen der Arbeitgeber für die Mitarbeitenden eine Mitgliedschaft abschließt und die Mitarbeitenden sich an den Kosten durch einen Netto-Einbehalt vom Gehalt beteiligen. Der verbleibende Arbeitgeberbeitrag kann steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, sofern die weiteren Voraussetzungen der sogenannten 50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) erfüllt sind. Zum (steuerlichen) Ziel kommen aber nur Arbeitgeber, die monatlich dokumentieren, dass die Mitarbeitenden insgesamt keine maßgeblichen Sachbezüge mit einem Gesamtwert von mehr als 50 Euro inklusive Umsatzsteuer im Monat erhalten haben.

Schließen Mitarbeitende den Vertrag selbst mit dem Anbieter ab und der Arbeitgeber leistet einen monatlichen Zuschuss an diese Mitarbeitenden, unterliegt dieser als Barlohn der Lohnsteuer und Sozialversicherung. Die Freigrenze findet keine Anwendung.

Namhafte Anbieter werben zudem mit Modellen, in denen Mitarbeitende über eine spezielle, nur für Mitarbeitende zugängliche Plattform den Vertrag zu besonders attraktiven Konditionen abschließt. Diese sind in der Regel nicht vollständig vergleichbar mit den frei zugänglichen Angeboten des Anbieters. Häufig beteiligt sich der Arbeitgeber mit einmaligen oder laufenden Kosten. Diese werden für die lohnsteuerliche Beurteilung mangels Vergleichspreis am Markt von der Finanzverwaltung als geldwerter Vorteil herangezogen. Hier lohnt sich ein Blick in die bundesweit abgestimmte Verfügung der bayrischen Finanzverwaltung (LfSt Bayern 13.02.2025 – S 2334.1.1-64/9 St36), die Auskunft zu den vielfältigen Fallgestaltungen derartiger Modelle, der Bewertung des geldwerten Vorteils, den steuerlichen Folgen und den Dokumentationserfordernissen gibt.

(Steuer-)Optimal ins Ziel

So vorbereitet steht dem Lauferlebnis nichts im Wege. Bleibt nur noch die Frage, ob das isotonische Getränk und die Banane im Ziel als steuerfreie Annehmlichkeiten zu werten sind. Es spricht wohl Einiges dafür.