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Was darf alles in der Personalakte stehen?

Wir haben für Teil 11 unserer Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” bei Dr. Lorenz Mitterer, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Zirngibl Rechtsanwälte, nachgefragt.

Personalwirtschaft: Was darf alles in der Personalakte stehen?
Lorenz Mitterer: In der Personalakte darf alles gespeichert werden, was die persönliche Rechtsstellung des Arbeitnehmers und die Durchführung des Arbeitsverhältnisses betrifft. Das ist klassischer Weise das, was HR zur Abrechnung und Durchführung benötigt – angefangen bei Bewerbungsunterlagen über Personalstammdaten bis hin zu Bewertungen durch Vorgesetzte, Zeugnissen und Abmahnungen.

Also alles, was die Arbeit betrifft?
Nicht ganz, denn es gibt auch betriebliche Unterlagen, in denen der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nur namentlich auftaucht, zum Beispiel Schichtpläne oder Gehaltslisten. Sie betreffen aber nicht nur die persönliche Rechtsstellung des Einzelnen, sondern das Kollektiv, gehören also nicht in die einzelne Personalakte. Das hat auch datenschutzrechtliche Gründe, denn jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin kann die eigene Personalakte einsehen. Schon deshalb sollten keine Daten über andere Mitarbeitende einsehbar sein.

Wie lange müssen und dürfen Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gespeichert werden?
Der Arbeitgeber hat Personaldaten solange aufzubewahren, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wie er in Anspruch genommen werden kann. Einzelne Vorgänge der Personalakte müssen nach steuerlichen, handels- und sozialversicherungsrechtlich Aufbewahrungsvorschriften für bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch aufgrund noch möglicher Ansprüche des Arbeitnehmers, wie beispielsweise auf Erstellung oder Korrektur des Arbeitszeugnisses, sollte die Personalakte nicht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses sofort gelöscht werden. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Generell sollte sich immer die Frage gestellt werden, ob noch ein berechtigtes Interesse besteht, die Daten und Unterlagen aufzuheben. Es gilt das Prinzip der Datensparsamkeit: so viel wie erforderlich, so wenig wie möglich.

Wer darf arbeitgeberseitig auf die Daten der Personalakte zugreifen?
Einsicht in die Personalakte haben neben dem Betroffenen selbst die Mitarbeitenden, die für die betreffenden Personalentscheidungen und Durchführung des Arbeitsverhältnisses zuständig sind, also in der Regel die Geschäftsführung, Personalabteilung und direkte Vorgesetzte. Der Kreis der zugangsberechtigten Personen ist möglichst klein zu halten, sodass nicht alle Führungskräfte alle Personalakten einsehen dürfen, sondern allenfalls der direkte Vorgesetzte des jeweiligen Angestellten und dessen Berichtslinie nach oben. Auch in der Personalabteilung ist oftmals nicht jeder Personalmitarbeitende für jeden Arbeitnehmer oder jede Arbeitnehmerin verantwortlich.

Dr. Lorenz Mitterer ist Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Zirngibl Rechtsanwälte. (Foto: Zirngibl Rechtsanwälte)
Dr. Lorenz Mitterer ist Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Zirngibl Rechtsanwälte. (Foto: Zirngibl Rechtsanwälte)

Dürfen denn Informationen aus dem Privatleben des Angestellten gespeichert werden?
Prinzipiell nicht, aber es gibt eine Ausnahme: wenn die Information aus dem Privatleben Einfluss auf das Arbeitsverhältnis hat. Das könnte zum Beispiel ein Social-Media-Post sein, aus dem sich ergibt, dass er oder sie blau macht. Oder zum Beispiel Gesundheitsdaten, wenn eine Krankheit Einfluss auf die Arbeitsfähigkeit nimmt, auch wenn diese Daten höchstpersönlich und damit besonders schützenswert sind.

Hat denn der Betriebsrat Einblick in die Akten?
Nein, eigenständig dürfen Betriebsratsmitglieder nicht Einsicht in die Personalakten nehmen. Aber sie dürfen dabei sein, wenn der Beschäftigte sich seine Personalakte anschaut, sofern dieser das wünscht.

Wenn es um Abmahnungen oder Kündigungen geht, möchte der Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme vielleicht auch seinen Anwalt dabei haben. Geht das?
Ja, auch das ist grundsätzlich möglich. Das BAG hat aber in einer Entscheidung einen Anspruch auf Hinzuziehung des Rechtsanwaltes abgelehnt, weil dem Arbeitnehmer explizit die Anfertigung von Kopien der Personalakte erlaubt war. Diese hätte er dem Rechtsanwalt anschließend zeigen können, deshalb hat das BAG das Hausrecht beziehungsweise das betriebliche Interesse des Arbeitgebers höher gewichtet. Die Kosten der Kopien trägt im Übrigen grundsätzlich der Arbeitnehmer, sofern keine abweichende Abrede getroffen ist. Die Anwesenheit eines oder einer Dritten wird in gleichem Maße gelten, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Sprachbarriere noch jemanden hinzuziehen möchte.

Kann der Arbeitnehmer veranlassen, dass Dokumente oder Informationen aus der Personalakte entfernt werden?
Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass unrichtige, unzulässige oder ihn zu Unrecht belastende Vorgänge aus der Personalakte entfernt werden. Unzulässig wäre zum Beispiel die Speicherung des gesamten Social-Media-Auftritts eines Angestellten, sofern er nicht mit der Arbeit in Zusammenhang steht. Klassischerweise möchten Arbeitnehmer, dass Abmahnungen irgendwann aus der Personalakte verschwinden.

Und ab wann kann das verlangt werden?
Wenn eine Abmahnung zu Unrecht ausgesprochen wurde, muss sie sofort entfernt werden. Bei einem laufenden Rechtsstreit über die Rechtmäßigkeit sollte sie aufbewahrt werden. Wenn sie berechtigterweise erteilt wurde, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Entfernung, sobald die Abmahnung keine Warnfunktion mehr hat und die kündigungsrechtliche Wirkung erloschen ist. In der Regel ist das nach ein bis zwei Jahren der Fall, je nach Schwere des Verstoßes. Wenn der Arbeitnehmer möchte, kann er der Abmahnung in der Zwischenzeit eine eigene Stellungnahme hinzufügen – dies ist bei Wechsel des Vorgesetzten zum Beispiel sinnvoll.

Gibt es denn Vorgaben dafür, wie die Personalakte technisch angelegt sein muss?
Nein. Ob die Personalakte analog, digital oder in einer Mischform angelegt wird, ist dem Arbeitgeber freigestellt.

Welche Strafen drohen dem Arbeitgeber bei Verstoß gegen diese rechtlichen Vorgaben?
Datenschutzrechtlich können die Arbeitnehmer immateriellen Schadensersatz verlangen, wenn mit ihren Daten nicht korrekt umgegangen wird und sie bei unbefugten Dritten landen. Hierzu ergingen im vergangenen Jahr verschiedene Gerichtsurteile. Auch Bußgelder muss das Unternehmen eventuell zahlen, wenn es systematische Verstöße gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben gibt. Ansonsten die im Unternehmen zuständige Person, also die Geschäftsführung oder der oder die Datenschutzbeauftragte.

Alles zum Thema

Die Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” erscheint alle zwei Wochen und klärt HR-relevante Fragen im Recht. Gibt es bei Ihnen Unklarheiten zu arbeitsrechtlichen Themen? Dann schreiben Sie gerne an unsere Redakteurin Gesine Wagner: gesine.wagner@faz-bm.de.

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft und schreibt off- und online. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Arbeitsrecht, HR-Start-ups und Recruiting.