Mitarbeiter auf Distanz zu führen, ist für viele Führungskräfte eine Herausforderung. Generell kann Kooperation auch im Homeoffice nur gelingen, wenn eine Kultur des Vertrauens im Unternehmen vorhanden ist. Führungskräfte, die das in ihren Köpfen noch nicht verankert haben, können ihre Mitarbeiter auf Distanz nicht gut führen. Dann herrscht Misstrauen, dass die Mitarbeiter im Homeoffice keine gute Arbeit leisten.
Strukturen sind wichtig
Das Vertrauen kann dadurch gesteigert werden, indem die Führungskräfte die Arbeit ihrer Mitarbeiter im Homeoffice gut organisieren – mit Zielvereinbarungen und Regeln zur Kommunikation. Auch müssen sie die technischen Voraussetzungen für Arbeit im Homeoffice sicherstellen.
- Eine wichtige Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter eine funktionierende Technik haben. Sie brauchen in der Regel Laptops und Zugriff auf alle Daten, die für ihre Arbeit wichtig sind. Dabei dürfen Unternehmen nicht außer Acht lassen, dass die Sicherheit der Daten und der Datenschutz gewährleistet sein müssen.
- Eine weitere Voraussetzung für räumlich und zeitlich flexible Arbeit sind Regeln. Führungskräfte müssen beispielsweise festlegen, bis wann ihre Mitarbeiter Arbeitsergebnisse abgeben sollen und ob es feste Zeiten für Teambesprechungen gibt. Zudem müssen sie klären, wie Arbeitsprozesse gestaltet werden sollen, welche Kollegen wie zusammenarbeiten. In manchen Unternehmen gab es bereits vor der Pandemie Mitarbeiter, die im Homeoffice gearbeitet haben. Ihre Erfahrungen können eine hilfreiche Grundlage sein.
- Zudem ist festzulegen, wie die Kommunikation abläuft. Gibt es täglich oder wöchentlich feste Zeiten, zu denen sich ein Team virtuell trifft und sich austauscht? Welche Tools werden dafür genutzt? Darüber hinaus muss es Absprachen geben, wie schnell Mitarbeiter auf Anfragen von Kollegen, Kunden oder Lieferanten reagieren sollen.
Virtuelle Kommunikation braucht Regeln
Bei der virtuellen Kommunikation sind Regeln wichtig. Zuallererst sollten Höflichkeitsregeln eingehalten werden. Auch eine wertschätzende Kommunikationskultur ist eine wichtige Grundlage, gerade, weil in virtuellen Konferenzen – wie auch in E-Mails – Emotionen verlorengehen. Das kann schnell zu Missverständnissen führen. Daher brauchen Führungskräfte ein hohes Maß an Empathie.
Wichtig ist auch zu klären, wie informelle Gespräche, die sonst kurz im Nachbarbüro oder in der Kaffeeküche stattfinden, eingebunden werden können.
Nicht für jeden Mitarbeiter ist Homeoffice eine geeignete Lösung, da ein strukturierter Arbeitsplatz und ein fester Tagesablauf zunächst fehlen. Die Führungskräfte müssen ein offenes Ohr haben, wenn ein Mitarbeiter im Homeoffice nicht zurechtkommt. Sie müssen dann Lösungen finden, indem sie beispielsweise die Struktur oder Kommunikation verbessern. In manchen Situationen kann häufiger Kontakt oder ein Wechsel von Präsenzzeiten und Zeiten im Homeoffice sinnvoll sein.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersversorgung. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das F.A.Z.-Personaljournal. Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.