Personalsoftware gilt nach Ansicht des international renommierten HR-Software-Guru Josh Bersin als der innovativste und dynamischste Softwaremarkt weltweit. Personalerinnen und Personaler entdecken seit einigen Jahren, dass sie sich inmitten einer grundlegenden Transformation wiederfinden, in der sie Herausforderungen und neuen Aufgaben gegenüberstehen, die wie auf sie zugeschnitten zu sein scheinen. Zumindest werden sie sich künftig stärker als bisher damit beschäftigen, mit welchen Arbeitsmitteln, sprich, mit welcher Software, die Mitarbeitenden am besten zurechtkommen. Schließlich geht es dabei auch um ein ureigenes HR-Thema: die Grundlagen zu schaffen, dass es dem Mitarbeitenden gut geht, dass er gerne im Unternehmen tätig ist und dort bleiben will.
Vor-Entscheidungen
Personaler müssen dazu selbstverständlich keine Software-Experten sein. Doch gerade weil der Einsatz von Software, die Digitalisierung von und in Unternehmen so enorm voranschreitet, müssen sie bei der Anschaffung entsprechender Softwarelösungen idealerweise mitsprechen und mitentscheiden können. Ein gewisses technisches Verständnis und Basiswissen zum Thema Personalsoftware ist dabei hilfreich.
| Download |
|---|
| Mehr zu den Themen KI und E-Learning und die wichtigsten Anbieter finden Sie in unserem aktuellen HR-Software Guide 2022, den Sie hier herunterladen können. Das Anbieterverzeichnis finden Sie auch online. |
Zunächst jedoch bestimmen einige Rahmenbedingungen, am wichtigsten sind die internen Vorgaben des Unternehmens, die Corporate Governance, welche Softwarelösungen beziehungsweise welche Technologie grundsätzlich im Unternehmen erlaubt oder nicht erlaubt sind. Die kann beispielsweise festlegen, ob Cloud-Technologie oder lediglich Inhouse Systeme (On Premise) zulässig sind. Das kann je nach Anforderung bereits eine Präferenz für oder gegen eine Suite oder eine Best-of-Breed Lösung herbeiführen. Bevor es um die Entscheidung geht, welches Softwareprodukt konkret angeschafft wird und welche Anforderungen an Funktionen und Design gestellt werden, sollte prinzipiell Folgendes geklärt sein: beschafft man eine HR-Softwaresuite, eine Komplettlösung, mit der sich sozusagen alle HR Aufgaben erledigen lassen? Auch wenn nicht unmittelbar deren gesamte Leistungsbandbreite benötigt wird? Oder besorgt man eher, vielleicht weil zunächst nur eine bestimmte Funktion, beispielsweise fürs Recruiting, benötigt wird, eine Software, mit der genau diese Aufgabe am besten zu erledigen ist? Und schafft danach sukzessiv passende Einzellösungen für jede weitere HR-Funktion an?
Die Gründe, warum man sich entweder für das Gesamtprodukt oder für die Einzellösungen entscheidet, hängen von einer komplexen Verquickung vieler Parameter ab. Dennoch gibt es einige Kriterien, an denen sich Einsteiger orientieren können. In der Tabelle finden Sie eine Auswahl wichtiger Merkmale, die bei der Entscheidungsfindung nützlich sind.
Die Beantwortung der Frage, ob eine Software im Haus, also On Premise, betrieben werden soll, beeinflusst die grundsätzliche Beschaffungsstrategie ebenso. Gründe dafür können im Haus vorhandene Kapazitäten sein, weil die IT und Lösungen eines bevorzugten Anbieters bereits intern gemanaged werden, aufgrund von Hochsicherheits-Anforderungen oder weil man einfach nicht gerne Prozesse ausser Haus gibt oder geben darf. Das kann dazu führen, dass bestimmte gewünschte Funktionen lediglich als Einzellösungen oder nur im Paket von einem anderen Anbieter erhältlich sind.
Bereits die Cloud kann vorentscheidend sein
Weil Lösungen zunehmend in der Cloud gemietet und betrieben werden (Software-as-a-Service, kurz SaaS), kann das bereits eine Vorentscheidung für oder gegen eine Best-of-Breed- oder eine Suiten-Lösung sein. Der Grund: wer Software aus der Cloud und als Software-as-a-Service nutzt, könnte sich bereits für eine Suitenlösung entscheiden. Die Inbetriebnahme, der Rollout, kann schnell erfolgen, man hat in der Regel die Option, je nach Bedarf weitere Funktionsmodule ohne Aufwand freischalten zu lassen. Auf der Benutzeroberfläche wird jeweils nur das oder die benötigten Funktions-Module als Icon aktiviert. Das schafft enorme Flexibilität.
Nachteil der Cloud: individuelle Anpassungen sind dann nicht oder nur über Umwege realisierbar. Und es ist eher unwahrscheinlich, dass die gesamte Suite aus der Summe bestmöglicher Einzellösungen besteht. Allerdings ist dann sowohl das nahtlose Ineinandergreifen von Prozessen aus unterschiedlichen Funktionen als auch der ungehinderte Datenfluss ohne zusätzliches Anpassen von Schnittstellen sichergestellt.
Bei Einzellösungen aus der Cloud gilt was auch bei Softwarelösungen ausserhalb der Cloud zu beachten ist: die einzelnen Programme sollten aufeinander abgestimmt sein und funktionale Redundanzen sollten vermieden werden. Wichtiger noch: damit die Daten, die in den unterschiedlichen Modulen anfallen, miteinander kompatibel und untereinander konvertibel sind, müssen die Schnittstellen diese Aufgabe übernehmen, heißt angepasst werden. Das kann mithin aufwändig werden, da hier ein hoher Grad an Komplexität beim Import und Export von Daten zwischen den Lösungen und beim Dateiaustausch entsteht.
Allerdings zeichnet die Best-of-Breed Lösung aus, dass sie, weil sie die bestmögliche Lösung für eine Funktion ist, eher das von den Mitarbeitern bevorzugte Arbeitswerkzeug ist. Was sich dann bei der Zusammenführung vieler Einzellösungen wieder als Nachteil erweisen kann, da die Benutzeroberflächen der verschiedenen Lösungen in den meisten Fällen unterschiedlich sind. Fazit: die Gründe für oder gegen den Einsatz der einen oder der anderen Lösung gleichen der geschickten Varianten-Kombination ähnlich denen eines Rubiks Cube. Doch keine Bange: diese Aufgaben übernehmen in der Regel die IT-Experten. Personaler sollten dennoch wenigstens die Basics kennen, um später zu wissen, warum welche Lösungen angeschafft werden sollten.
| Best-of-Breed versus Best-of-Suite |
|---|
| „Best-of-Breed“ bedeutet, dass ein Unternehmen, anstatt auf eine Software-Komplettlösung von einem Anbieter für einen bestimmten oder für alle Unternehmenszweige zu setzen (Best-of-Suite Ansatz), für jeden Unternehmensbereich die optimale Software-Lösung – meist von unterschiedlichen Anbietern – anschafft. Ziel dieser Strategie ist es, für jeden einzelnen Anwendungsbereich die beste Software zu finden. Im Gegensatz dazu stellen viele Anbieter Komplettlösungen zur Verfügung, die zwar nicht notwendigerweise für jeden Aufgabenbereich die beste Lösung sein müssen, aber insgesamt dennoch die beste Entscheidung sein können. |
Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.