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So stellen Sie sich auf alternative Arbeitsmodelle ein

Frage an die HR-Werkstatt: “Wie lässt sich das bestehende klassische Büro-Modell durch die Integration anderer Arbeitsmodelle erweitern?”

Es antwortet: Oliver Lehmann, General Manager von Mindspace

Noch zu Beginn des vergangenen Jahres war die Präsenzpflicht in Büros ein fester und gefühlt unerschütterlicher Teil vieler Unternehmenskulturen. Zu groß war vielerorts die Angst vor Ineffizienz, Kontrollverlust oder anderen Schreckgespenstern des flexiblen Arbeitens. Auch wenn vor der Pandemie schon eine klare Verschiebung hin zu flexiblen Arbeitsmodellen zu erkennen war, erleben die traditionellen Arbeitsmodelle seit einem Jahr einen grundlegenden Wandel. Dies zeigt sich unter anderem darin, dass beispielsweise Spotify und Pepsico ihren Belegschaften künftig erlauben, völlig ortsunabhängig zu arbeiten. Unternehmen, die neue Arbeitsmodelle dauerhaft beibehalten wollen, müssen ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten fest in den Arbeitsalltag integrieren. Umfragen zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle für die meisten Beschäftigten am attraktivsten sind. Bei der Ausgestaltung entsprechender Prozesse kommt es jedoch darauf an, dass alle Beteiligten den Wandel aktiv und kooperativ vorantreiben. Dabei sollten einige Leitlinien beachtet werden:

Es lebe die Individualität

So unterschiedlich wie Jobprofile sind auch die Menschen, welche diese ausfüllen. Während die einen kaum mehr erwarten können sich jeden Tag auf den Weg ins Büro zu machen, erleben andere das heimische Homeoffice als die perfekte Arbeitsumgebung. Und natürlich gibt es unzählige Abstufungen zwischen den beiden Modellen. Die Individualität jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder einzelnen Mitarbeiterin sollte bei der Wahl des Arbeitsplatzes bedacht werden und jeder Arbeitnehmer sollte eigenständig entscheiden können, in welcher Umgebung er oder sie am produktivsten und zufriedensten ist. Für Personaler und Personalerinnen bedeutet dies natürlich auch, dass dies nicht nur während des Bewerbungsprozesses zu berücksichtigen gilt, sondern auch während der gesamten Betriebszugehörigkeit. Denn die Bedürfnisse und Ansprüche von Arbeitnehmern befinden sich in einem kontinuierlichen Umbruch.

In diesem Kontext gewinnen auch ganz neue Formen wie sogenannte Flex-Spaces immer mehr an Bedeutung. In diesen können Unternehmen individuelle Bürolösungen zu flexiblen Bedingungen in Hinblick auf Größe und Laufzeit anmieten. Dabei stellen Betreiber die komplette Büroinfrastruktur und bieten darüber hinaus Gemeinschaftsflächen wie Küchen und Lounges, und Meetingräume. Eine große Bandbreite an Dienstleistungen wie wöchentliche Veranstaltungen und eine Förderung der Community schafft sehr attraktives und kreatives Umfeld und entlastet Personaler und Personalerinnen. Alleine heißt im Flex Space Bereich niemals einsam und das Büro wird von einem reinen Arbeitsort zu einem Ort der Gemeinschaft und des Schaffens. Arbeitnehmer in Flex Spaces ermöglichen es, das Setup von Büro und Homeoffice durch eine Komponente zu erweitern, die größtmögliche Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes bietet. Gleichzeitig haben Arbeitgeber die Chance ihren Angestellten ein kreatives und offenes Arbeitsumfeld zu ermöglichen und schärfen so ihr Profil als attraktiver Arbeitgeber.

Führung muss neu gedacht werden

Am größten ist die Angst von Führungskräften vor einem möglichen Kontrollverlust bei flexiblem Arbeiten. Unabhängig vom gewählten Arbeitsort benötigt eine gute Zusammenarbeit auch Führung. Um mit dem eigenen Team in einem regen Austausch zu bleiben und eine positive Arbeitskultur zu pflegen, ist nicht zwingenderweise die physische Anwesenheit in einem Raum von Nöten. Allerdings müssen Führungskräfte einen Weg finden den Überblick über Projekte zu bewahren, Synergien aufzudecken, Zusammenarbeit zu ermöglichen und im Zweifel beratend einzugreifen. Es ist nötig, dass sich veraltete Führungsstile langfristig verändern und an die veränderten Gegebenheiten anpassen. Ein starkes Vertrauensverhältnis und agile Projektmethoden sind für flexibel arbeitende Beschäftigte essentiell. In Kombination mit klaren Zielvereinbarungen verliert auch das Schreckgespenst “Kontrollverlust” schnell seine Bedeutung.

Gerade jetzt in der Pandemie wächst zudem das Bewusstsein dafür, dass eine Begrenzung auf rein fachliche Aspekte in vielen Bereichen den Anforderungen von Mitarbeitern nicht gerecht wird. Der Blick auf die Gesundheit –  auch und insbesondere die geistige –der Mitarbeitenden muss zukünftig stärker mitgedacht werden. Denn nur wenn diese sich fachlich wie menschlich gut aufgehoben fühlen, kann ein starkes Band zur  Führungskraft und Mitarbeiter entstehen. In diesem Bereich werden in Zukunft auch Personaler und Personalerinnen als neutrales Bindeglied zwischen Führungskräften und Beschäftigten stärker gefragt sein, denn über die eigene (mentale) Gesundheit zu sprechen, erfordert ein zunehmendes Maß an Einfühlungsvermögen.   

Ortsunabhängig heißt nicht alleine

Menschen sind soziale Wesen. Die Teilhabe am Unternehmen und das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein, ist für viele Menschen ein ganz zentraler Aspekt der Arbeitskultur. Doch auch Mitarbeitende, welche sich für ein ortsunabhängiges Arbeitsmodell entscheiden, müssen nicht mehr auf dieses Gefühl verzichten. Längst sind virtuelle Meetings zu einem festen Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden und eignen sich auch hervorragend, um den täglichen Plausch an der Kaffeemaschine zumindest teilweise zu ersetzen. Doch diese Begegnungen geschehen nicht mehr zufällig und ohne jegliches Zutun. Hier ist der Wille aller Beteiligten zu einem Austausch und dem Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls gefragt. Mit gezielten Verabredungen zu einem gemeinsamen Austausch können sie das Wir-Gefühl einfach aufrecht erhalten. Es muss nur der Wille dazu da sein sowie ein Verständnis dafür, dass dafür in Zukunft auch feste Zeiten eingeplant werden müssen. Aber auch Arbeitgeber und Personalabteilungen können viel dafür tun, das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Mit virtuellen Teamabenden, welche sich schon längst über mehr als nur Zoom arrangieren lassen, oder speziell eingerichteten Coffee-Dates kann der Austausch unter den Mitarbeitenden nicht nur gefördert werden, sondern auch ein Verständnis dafür geweckt werden, dass dies ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit ist.

Doch die physische Zusammenarbeit bleibt auch in Zukunft wichtig. Mitarbeitende müssen die Möglichkeit erhalten neue Wege zu gehen, sich an physischen Orten zu treffen und diese Freiräume für Kreativität zu nutzen. Als Vorbild können hier Kreativ- und Innovationsteams großer Unternehmen dienen, welche bereits vor der Krise Mitarbeitenden immer wieder ein neues Umfeld zur gemeinsamen Kollaboration zur Verfügung gestellt haben.

Die Zukunft proaktiv gestalten

Mit den Corona-Impfungen rückt der normale Alltag immer weiter in greifbare Nähe. Doch einige große Unternehmen haben bereits jetzt beschlossen, auch nach dem Ende der Pandemie an flexiblen Arbeitsmodellen festzuhalten. Dies setzt ein gutes Zeichen, da es für viele Unternehmen eine große Herausforderung sein wird, nicht wieder in alte Muster zurückzufallen. Unternehmen, die an alten Arbeitsmodellen festhalten, werden nach und nach an Attraktivität verlieren. Qualifiziertes Fachpersonal wird sich die Arbeitgeber suchen, die neue Wege der Zusammenarbeit ermöglichen.

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