In zehn Schritten zum Mobilitätsbudget für Mitarbeitende

Frage an die HR-Werkstatt: Wozu dient ein Mobilitätsbudget und wie setzt man es effektiv um?
Es antwortet: René Braun, Gründer und CEO von NAVIT

Einige DAX-Konzerne und Mittelständler machen es bereits vor und geben den Dienstwagen als Anreiz für Mitarbeitende auf. Das zeitgemäße und nachhaltigere Statussymbol, das Unternehmen wie SAP oder der Lufthansa Innovation Hub jetzt anbieten, ist das Mobilitätsbudget. Damit können Mitarbeitende je nach Wohnort und Lebenssituation selbst entscheiden, wie sie sich fortbewegen möchten. Ein 30-jähriger Angestellter, der im urbanen Raum lebt, wird ein gemietetes Bike bevorzugen, im Winter aber auch gerne auf Shared Mobility und den ÖPNV umsteigen. Seine 50-jährige Kollegin und Vorgesetzte, die im Umland wohnt, kann hingegen nichts mit dem Bike anfangen und Shared Mobility gibt es vor ihrer Haustüre nicht. Für sie ist die Kombination aus Tankkarte und ÖPNV ideal.

Manche Unternehmen zögern noch und sind sich unsicher, wie genau sie all diese unterschiedlichen Mobilitätsbedürfnisse sinnvoll bündeln und abdecken können. Außerdem gibt es bei vielen Verantwortlichen Unsicherheiten bezüglich der Gehaltsabrechnung und Versteuerung. In zehn Schritten ist es allerdings möglich, ein Mobilitätsbudget im Unternehmen so aufzusetzen, dass es Mitarbeitenden viele Vorteile und Flexibilität bietet, ohne hohe administrative Aufwände und Kosten zu verursachen.

Schritt 1: Die Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeitenden kennen

Shared Mobility, der ÖPNV, gemietete Bikes oder Autos, aber genauso Tank- und Ladekarten für das eigene Auto: Es gibt sehr viele Möglichkeiten das Mobilitätsbudget zu nutzen. Finden Sie heraus, welche Bedürfnisse Ihre Mitarbeitenden haben, um den Mobilitätsmix so passend und flexibel wie möglich zu gestalten. Das kann beispielsweise im Rahmen einer kurzen Umfrage ermittelt werden. Gleichzeitig lohnt eine Analyse der Anzahl an Mitarbeitenden, inklusive Standort und Demografie, um die Umfrageergebnisse noch besser einordnen zu können.

Schritt 2: Das eigene Unternehmensziel für das Mobilitätsbudget festlegen

Es gibt viele Gründe für ein Mobilitätsbudget: Die Reduzierung von CO2-Emissionen, um den strenger werdenden EU-Richtlinien zu entsprechen, die Stärkung der Arbeitgebermarke oder die Vereinfachung von umständlichen Reisekostenabrechnungen. Was ist in Ihrem Unternehmen der Haupttreiber? Wer einen klaren Fokus setzt, hat es später bei der Aufsetzung und Abwicklung leichter.

Schritt 3: Die möglichen Mobilitätsoptionen definieren

Sie kennen jetzt die Wünsche der Mitarbeitenden und haben ein Unternehmensziel festgelegt. Daraus ergibt sich die Schnittmenge für den geeigneten Mobilitätsmix. Manche Unternehmen treffen an dieser Stelle die strategische Entscheidung, es komplett den Mitarbeitenden zu überlassen, wie sie das Budget nutzen möchten. Sie bieten alles an und setzen damit auf volle Flexibilität. Andere Unternehmen setzen Schwerpunkte und fokussieren beispielsweise auf klimafreundliche Mobilitätsoptionen, wie ÖPNV und Shared Mobility.

Schritt 4: Den Kreis der berechtigten Mitarbeitenden und die Höhe des Mobilitätsbudgets bestimmen

Im Gegensatz zu einem Dienstwagen ist es mit einem Mobilitätsbudget viel einfacher, möglichst viele Mitarbeitende zu begünstigen, da die Auswahl der Fortbewegungsmöglichkeiten flexibel an individuelle Wünsche und Bedürfnisse angepasst werden kann. Gleichzeitig kann man die unterschiedlichen Senioritätsgrade durch die Staffelung des verfügbaren Budgets abbilden. In der Regel sehen wir einen Betrag von 50 bis 100 Euro pro Person, wenn das Mobilitätsbudget innerhalb der ganzen Organisation ausgerollt wird. Für alle Dienstwagenberechtigten ersetz das Mobilitätsbudget die Leasingraten, der Betrag liegt also zwischen 250 und 1.000 Euro. Wir beobachten außerdem, dass Mitarbeitende nochmals zehn bis 20 Prozent Budget oben drauf bekommen, wenn sie sich vom Dienstwagen auf ein Mobilitätsbudget wechseln.

Schritt 5: Den Umgang mit nicht genutztem Budget klären

Ein Punkt, der oft vergessen wird, aber von Anfang an mitberücksichtigt werden sollte, ist der Umgang mit nicht genutztem Budget. Möglich sind drei Optionen für den Umgang mit Restbeträgen: Entweder diese verfallen, können mit dem Gehalt, nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, ausgezahlt werden oder werden in den nächsten Monat mitgenommen. Die letzte Variante ist für Unternehmen am einfachsten in der Umsetzung.

Schritt 6: Die Wahl zwischen Integration einer Plattform oder Aufbau eines eigenen Systems treffen

Jetzt geht es darum, das System aufzusetzen, mit dem das Mobilitätsbudget verwaltet wird. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Die Abwicklung kann über eine eigene IT-Lösung oder über eine externe Plattformlösung erfolgen. Entscheiden Sie sich für die Plattformlösung, gilt es genau zu prüfen, welche Tools aus den Bereichen HR, Lohnbuchhaltung und Steuer im Laufe des Prozesses integriert werden und mit der Schnittstelle kompatibel sein müssen. Auf diese Weise lassen sich Daten der Mitarbeitenden und Budgets leicht aktualisieren, Steuervorteile optimieren und die Rechnungsstellung automatisieren. Ist das gegeben, kann durch eine Plattformintegration sehr viel Zeit und Geld gespart werden. Eine externe Plattformlösung hat zudem den Vorteil, dass sie in der Regel konstant weiterentwickelt wird.

Schritt 7: Sich mit der Abrechnung und Besteuerung des Mobilitätsbudgets vertraut machen

Rund um diesen Punkt gibt es sehr viele Unsicherheiten, deshalb beschreibe ich die wichtigsten Eckpunkte. Wenn das Mobilitätsbudget als Sachbezug der Mitarbeitenden läuft, können Unternehmen die steuerliche Freigrenze von 50 Euro nutzen. Diese Option lohnt sich genauso für Arbeitnehmende, weil die Sachbezugsversteuerung insgesamt geringer als die Versteuerung einer zusätzlichen Gehaltsauszahlung ausfällt. Alle Mobilitätsbudgets, die über dem Freibetrag liegen, was ab dem Managementlevel realistisch ist, werden nach §37b EStG pauschal mit 30 Prozent als Sachzuwendung besteuert. Gut zu wissen ist auch, dass ein nachhaltiger Mobilitätsmix durch steuerfreie Zuschüsse zu ÖPNV-Fahrtkosten bzw. das steuerfreie Jobticket belohnt wird. Gleiches gilt für das Jobrad, das ebenfalls steuerliche Vorteile mit sich bringt. Immer noch zu kompliziert? Die optimale Versteuerung des Mobilitätsbudgets kann auch über smarte Tools oder die Plattformlösung automatisiert werden.

Schritt 8: Den Zeitplan für den Roll-out des Mobilitätsbudget festlegen

Hier kommt es vor allem darauf an, genügend Zeit für die technische Lösung sowie für die Kommunikation an die Mitarbeitenden einzuplanen. 

Schritt 9: Die interne Kommunikation zur Einführung gut planen

Damit das Mobilitätsbudget erfolgreich von allen Berechtigten angenommen wird, bedarf es einer sehr gut geplanten internen Kommunikation und das wird von den meisten Verantwortlichen unterschätzt. Mit einer Mail an Alle ist es nicht getan. Ich empfehle Ihnen, eine kleine Kampagne zu planen, die alle internen Kommunikationskanäle nutzt sowie einige Webinare und Infoveranstaltungen im Office umfasst. Sonst kann es sein, dass die Flexibilität, die Nachhaltigkeit und die steuerlichen Vorteile des Modells nicht bei allen ankommen und das Mobilitätsbudget entsprechend nicht genutzt wird.

Schritt 10: Die relevanten Stakeholder einbinden

Viele denken beim Thema Mobilitätsbudget an HR, Flottenmanagement und Finance. Aber es gehören auch die Lohnbuchhaltung, der Betriebsrat, Vertreter und Vertreterinnen des Leadership Teams, des Nachhaltigkeitsmanagements, die mit der DSGVO beauftragte Person und die IT Security mit an den Tisch. Das sind viele Beteiligte, garantiert aber, dass der implementierte Prozess zum Unternehmen passt und gut angenommen wird. 

Fazit

Innovative Mobilitätskonzepte, die auf die Anforderungen und Lebensumstände der Angestellten abgestimmt sind, stellen für Unternehmen ein effektives Mittel dar, um sich als attraktive Arbeitgeber zu positionieren. Denn sie bieten ihren Teams die Freiheit und Flexibilität, sich auf eine Weise fortzubewegen, die am besten zu ihrem individuellen Lebensstil und Arbeitsmodell passt. Unternehmen, die motivierte Fachkräfte anwerben und langfristig binden möchten, sollten daher auf flexible und attraktive Mobilitätsbudgets setzen.