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„Wer mehr Kontrolle möchte, muss auf elektronische Zeiterfassung umstellen“

Dr. Johannes Traut, Seitz Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB
Dr. Johannes Traut, Seitz Rechtsanwälte Steuerberater
Partnerschaftsgesellschaft mbB (Foto: privat)

Personalwirtschaft: Beschäftigen sich Arbeitgeber
intensiver mit dem Thema Zeiterfassung, seit ein
Großteil der Mitarbeiter zu Hause arbeitet?

Johannes Traut: Auf jeden Fall, und zwar in zweifacher
Hinsicht. Einerseits geht es ihnen darum, den relativ strengen
Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes nachzukommen.
Andererseits wird auch die Vermeidung von Missbrauch
thematisiert, jedoch nicht vorrangig. Grundsätzlich haben
wir von Mandanten positive Rückmeldungen hinsichtlich
des Arbeitens im Homeoffice bekommen. Daher haben
sich viele entschieden, Homeoffice in weitem Umfang
beizubehalten. Wie sie gegen tatsächlichen oder gefühlten
Missbrauch von Arbeitszeit vorgehen können, wird jedoch
in jüngerer Zeit etwas häufiger thematisiert.


Wie lief die Erfassung der Arbeitszeit im Lockdown?

Am besten trifft es vermutlich das Wort “pragmatisch”.
Vor eine besondere Herausforderung waren vor allem
die Unternehmen gestellt, die bisher auf die klassische
Stempeluhr gesetzt haben. Hier wechselten Mitarbeitende
häufiger ohne Vorgaben ins Homeoffice, und
die Arbeitszeiterfassung wurde einfach ausgesetzt. Das
ist aber im Hinblick auf die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes
zur Dokumentation von Arbeitszeit keine Dauerlösung.
Andere Unternehmen sind teilweise sehr
schnell auf moderne Instrumente der Zeiterfassung
umgestiegen, beispielsweise per App, soweit sie diese
nicht ohnehin schon für bestimmte Mitarbeitergruppen
im Einsatz hatten. Diejenigen, die auf Vertrauensarbeitszeit
setzen, hatten nichts anzupassen.


Das heißt, Arbeitgeber haben zum großen Teil darauf
vertraut, dass alles richtig läuft?

Es gab und gibt sicherlich bei den meisten Arbeitgebern
ein Grundvertrauen, dass nach unserer Wahrnehmung
durch die Erfahrungen im Lockdown sogar gestärkt
wurde. Tatsache ist aber auch: Selbst wenn die Arbeitszeiterfassung
teilweise entfallen ist, haben viele Unternehmen
andere Parameter, mit denen durchaus nachvollzogen
werden kann, ob gearbeitet wird oder nicht.
In vielen Organisationen werden die geleisteten Stunden
ohnehin schon zu Abrechnungs- oder internen Projektplanungszwecken
erfasst, beispielsweise in Unternehmensberatungen,
in IT-Systemhäusern oder auch
Kanzleien. Für die Zukunft sieht die Lösung wohl so
aus: Wer mehr Kontrolle möchte, muss auf die elektronische
Zeiterfassung umstellen.


Treibt der Arbeitsplatz Homeoffice die Erfassungspflicht
voran?

Das Thema wird auf jeden Fall dringlicher, und nicht
wenige Unternehmen planen den Einsatz der digitalen
Stechuhr. Das heißt, auch mobil arbeitende Beschäftigte
können sich zum Beispiel bei Arbeitsbeginn und -ende
sowie bei Pausen ein- und ausloggen. Dieses Vorgehen
ist auf jeden Fall compliant und weitestgehend unproblematisch
einzuführen – natürlich mit Beteiligung des
Betriebsrats, da diese Systeme mitbestimmungspflichtig
sind.


Bedeutet das letztlich, dass die Vertrauensarbeitszeit
ein auslaufendes Modell ist und in White-Collar-Jobs
die digitale Zeiterfassung Standard wird?

Unternehmen haben durchaus Handlungsbedarf, weil
das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 vorschreibt, dass geleistete Arbeitsstunden systematisch erfasst werden
müssen. Doch zunächst ist der Gesetzgeber am Zug.
Bis zur Anpassung der deutschen Gesetze kann das bisherige
Arbeitszeitgesetz also wie bisher angewendet
werden – einzelne gegenteilige Entscheidungen von
Instanzgerichten dürften aus meiner Sicht Einzelmeinungen
bleiben. Nichtsdestotrotz ist es natürlich sinnvoll,
bereits mit Blick auf die Vorgaben des EuGH-Urteils
passende Konzepte zu entwickeln. Wer jetzt ein
neues Modell zur Zeiterfassung plant, sollte dafür sorgen,
dass dieses System die kommenden Vorgaben ohne
Weiteres einhalten kann. Allerdings ist für die Umsetzung
nicht zwingend eine digitale Lösung erforderlich:
Arbeitgeber werden wohl auch weiterhin berechtigt
sein, die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer zu delegieren,
die dann händische Stundenzettel ausfüllen.


Also doch das Aus für die Vertrauensarbeitszeit im
Homeoffice?

Nicht unbedingt. Arbeitgeber stehen vor zwei wesentlichen
Fragen. Zunächst müssen sie sich Klarheit verschaffen,
welche vorrangigen Ziele sie verfolgen. Also:
Benötigen wir die Daten der Arbeitszeiterfassung nach
dem Arbeitszeitrecht in erster Linie für die Aufsichtsbehörde?
Oder aber: Welche Daten und Informationen
benötigen wir zur Kontrolle der Arbeitspflicht und der
Abrechnung der Vergütung, und wollen wir überprüfen,
ob und wann Mitarbeiter im Homeoffice auch tatsächlich
arbeiten? Diejenigen, die genau informiert sein
wollen, wann der Beschäftigte arbeitet, werden eine
digitale Lösung wählen. Wobei letztlich diese Instrumente
die gleichen Unschärfen aufweisen wie eine
analoge Stechuhr. Wer sich eben einen Kaffee holt,
wird sich für diese Minuten möglicherweise nicht ausloggen.


Die andere Alternative?

Wir erleben viele Mandanten, die der Dokumentationspflicht
nach dem Arbeitszeitrecht genügen wollen,
aber an der Vertrauensarbeitszeit festhalten möchten.
Das ist bei genauer Umsetzung der Vorgaben des EuGH
möglich. Die Lösung liegt darin, die Arbeitszeiterfassung
und die Dokumentation vollständig von der
Arbeitszeitkontrolle und Abrechnung der Vergütung
zu trennen. Ob die Aufzeichnung der Arbeitsstunden
an die Mitarbeitenden delegiert oder die Arbeitszeit
digital erfasst wird: Diese Daten werden nur für die
Akten gesammelt und abgeheftet und werden nicht
zur Leistungsbewertung oder der genauen Überprüfung
der Arbeitszeit herangezogen. Bei diesem Vorgehen
wird weiterhin die Vertrauensarbeitszeit gelebt. Passende
IT-Systeme können dies durch restriktive
Zugriffsrechte unterstützen, in dem die beiden Zuständigkeiten
getrennt werden.


Arbeitszeitdokumentation nur für die Akten – mit
welchem Ziel?

Einerseits verhalten sich die Arbeitgeber gesetzeskonform
und sind bei möglichen Kontrollen auf der sicheren
Seite. Andererseits hat die Art und Weise der Zeiterfassung
nicht nur arbeitsrechtliche Aspekte, sondern
sie ist auch eine Frage der Unternehmenskultur und
der Personalgewinnung. Denn Mitarbeiter und potenzielle
Bewerber sollen sich nicht gegängelt fühlen, indem
sie befürchten müssen, dass händische oder digitale
Erfassungen zu genauen Kontrollen führen. Ohnehin
hilft eine genaue Arbeitszeiterfassung nur begrenzt
gegen Missbrauch – wer betrügen möchte, manipuliert
im Zweifel auch Aufzeichnungen. Effektiver ist es,
durch gute Führung den Umfang und die Qualität der
Arbeitsergebnisse im Blick zu halten.


Wenn jegliche Arbeitszeit im Homeoffice erfasst wird,
kommt es ohne Frage zu Kollisionen mit der arbeitszeitgesetzlichen
elfstündigen Ruhepflicht. Wie wird
Ihrer Einschätzung nach der Gesetzgeber dieses Problem
lösen?

Das abendliche E-Mail-Checken, das die Ruhezeit
unterbricht, ist in der Praxis tatsächlich eine sehr große
Herausforderung. Leider ist die tägliche Ruhezeit von
elf Stunden eine Vorgabe der europäischen Arbeitszeitrichtlinie,
an die der deutsche Gesetzgeber gebunden
ist. Lösungen müssen also richtlinienkonform sein.
Eine Möglichkeit liegt zum Beispiel darin, den bislang
in Deutschland nicht genutzten Ausweg heranzuziehen,
Abweichungen für “leitende Angestellte und sonstige
Personen mit selbstständiger Entscheidungsbefugnis”
zuzulassen. Das heißt, für diese Gruppen gilt dann diese
Vorschrift nicht.


Aber die Mehrheit der Arbeitnehmer ist keine Führungskraft.

Auch eine Bagatellgrenze wurde und wird immer wieder
diskutiert. Zu groß sollte die Hoffnung in diese Lösung
aber nicht werden. Der Arbeitsminister hat sich bereits
mit der Aussage positioniert, zur Umsetzung des EuGHUrteils
seien “allenfalls geringfügige Anpassungen
nötig”. Das spricht nicht für einen politischen Gestaltungswillen,
das Thema der Ruhezeit grundsätzlich
anzugehen und mit dem Arbeitszeitrecht im 21. Jahrhundert
anzukommen.

Der Text stammt aus unserer Ausgabe 10_2020. Ein Abonnement können Sie hier abschließen

Christiane Siemann ist freie Journalistin und Moderatorin aus Bad Tölz, spezialisiert auf die HR- und Arbeitsmarkt-Themen, die einige Round Table-Gespräche der Personalwirtschaft begleitet.