An einem Arbeitsplatz zusammengearbeitet hat das 80-Personen starke Team des App-Entwicklers Mmhmm (Eigenschreibweise mmhmm, d. Red.) noch nie. Während der Corona-Zeit aus dem US-amerikanischen Produktionsstudio All Turtles gegründet, führte das Start-up direkt die Remote-Arbeit ein. Und das nicht nur in den USA, sondern weltweit – unter anderem mit drei Mitarbeitenden, die in Berlin sitzen. Distributed Work nennt sich diese Art der Arbeit. Parallel wächst das Unternehmen. Damit die Remote-Arbeit über Ländergrenzen hinweg gelingt, muss einiges beachtet werden.
Ursprünglich sei der CEO des Mutterunternehmens, Phil Libin, ein großer Verfechter von Präsenzzeit und physischen Meetings gewesen, erinnert sich Rosie Cogill, General Manager EMEA beim Start-up. Als der Lockdown das so gut wie unmöglich machte und Mmhmm mit der Video-Konferenz-App auf den Markt ging, habe er seine Meinung geändert, sei selbst vom Silicon Valley aufs Land in Arkansas gezogen. Nun laute sein Mantra – und auch das des Unternehmens: Arbeite dort, wo du den besten Job machst, und lebe dort, wo du das beste Leben hast. Die Firmensitze im Silicon Valley, in Paris und Tokio wurden aufgelöst.
Die Entscheidung dazu habe die Unternehmensführung allerdings nicht alleine getroffen. „Die Mitarbeitenden wurden in den Prozess mit eingebunden“, sagt Cogill. „Alle damals im Unternehmen Beschäftigten trafen diese Entscheidung zusammen.“
Aufgezeichnete Video-Updates
Um weiterhin miteinander diskutieren und sich austauschen zu können, habe das Team von All Turtles aber auch Mmhmm seine Kommunikationskanäle und -strategien anpassen und optimieren müssen. Dabei musste man vor allem auch die unterschiedlichen Zeitzonen beachten, in denen sich die Mitarbeitenden befinden. „Das macht es schwer, virtuelle Meetings synchron abzuhalten“, sagt Cogill. Die Lösung: Die meisten Live-Meetings seien durch aufgezeichnete Video-Updates und Präsentationen ersetzt worden.
„Auf diese Weise kann sich jeder Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin die Aufzeichnungen in seinem oder ihrem persönlichen Arbeitsrhythmus ansehen und die Aufgaben zu der Zeit bearbeiten, die für ihn oder sie am besten geeignet ist“, sagt Cogill. Für die vereinzelten Live-Konferenzen wird die hauseigene App verwendet. Ansonsten würden die Mitarbeitenden per E-Mail, Slack oder Anrufe und Kurznachrichten miteinander kommunizieren. Das hänge von den einzelnen Vorlieben der Beschäftigten ab.
Vor-Ort-Treffen sollen dennoch nicht komplett wegfallen. „Aktuell planen wir das gesamte Team zweimal im Jahr an einem Ort zusammenzubringen“, so Cogill. Abgesehen davon, würden die Mitarbeitenden dazu motiviert, sich auch face-to-face zu treffen. Um herauszufinden, wer in der Nähe der eigenen Heimat lebt, gibt es bei Mmhmm eine interaktive Karte, die anzeigt, wo sich die Belegschaft befindet. Dabei sollten persönliche Treffen laut der General Manager EMEA vor allem der sozialen Interaktion und dem Networking dienen. „Sie können in jeglicher Form stattfinden, als Abendessen, Theaterbesuche oder Treffen zum Bowling“, sagt Cogill. „Diese und weiter Aktivitäten, wie eine Kombination aus Urlaub und Arbeitstreffen an anderen Orten, werden von uns finanziell unterstützt.“ Bis zu 100 US-Dollar investiert Mmhmm in diese Treffen.
800 US-Dollar für eine gute Arbeitsatmosphäre
Geld bekämen die Mitarbeitenden auch zur Verfügung gestellt, um sich ein für ihre Arbeit geeignetes Umfeld zu schaffen. Pro Monat seien das 800 US-Dollar, die beispielsweise für Büroequipment, die Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder Therapiesitzungen ausgegeben werden können. „Wir senken unsere Kosten für die Mitarbeitenden nicht und versuchen ihnen alles zu bieten, was sie brauchen, um sich ein produktives und komfortables Arbeitsumfeld zu schaffen“, so Cogill.
Die Verwaltungsaufgaben hat das Start-up an externe Dienstleister in den Ländern abgegeben, in denen sich Mitarbeitende aufhalten – das sind inzwischen 17 Länder. „Die Dienstleister sind für die komplette Verwaltung zuständig“, sagt Cogill. Sie kümmerten sich um Dinge wie Gehaltsabrechnungen, Krankenversicherungen, Steuerangelegenheiten und die Altersvorsorge.
Mit dieser Strategie plant das Start-up weiterzuwachsen. In den kommenden zwölf Monaten wolle Mmhmm seine Beschäftigtenzahl verdoppeln. Die Gelder dafür stünden schon bereit. In der jüngsten Finanzierungsrunde erhielt das Start-up 100 Millionen US-Dollar von Investoren.
Lena Onderka ist redaktionell verantwortlich für den Bereich Employee Experience & Retention – wozu zum Beispiel auch die Themen BGM und Mitarbeiterbefragung gehören. Auch Themen aus den Bereichen Recruiting, Employer Branding und Diversity betreut sie. Zudem ist sie redaktionelle Ansprechpartnerin für den Deutschen Human Resources Summit.