So gelingt produktives Arbeiten im Homeoffice

Frage an die HR-Werkstatt: „Wie können wir als Arbeitgeber unseren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice erleichtern?“

Es antwortet: Daniel Wahlen, Senior Manager Employer Insights bei Indeed.

Im Zuge der Coronavirus-Pandemie haben zahlreiche Unternehmen ihren Betrieb auf Homeoffice umgestellt – dort, wo es technisch möglich ist. Die Option, von Zuhause aus zu arbeiten, ist aktuell so wichtig wie nie. Allerdings stellt die damit einhergehende soziale Distanzierung einige Arbeitnehmer auch vor Herausforderungen. Insbesondere wenn sie erstmals im Homeoffice arbeiten, müssen sie sich einfinden und neue Routinen entwickeln.

Dabei ist es wichtig, dass der Arbeitgeber sie bei diesem Prozess begleitet und unterstützt, damit sie sich nicht alleingelassen fühlen. Gemeinsam können Sie klare Strukturen schaffen und gleichzeitig die nötige Flexibilität erlauben, um Ihren Mitarbeitern den Tag so einzuteilen, wie es für sie am hilfreichsten ist.

Schaffen Sie die technische Infrastruktur

Als erster Schritt muss der Arbeitnehmer in seinem Zuhause natürlich die Möglichkeit haben, seine Arbeit an einem idealerweise ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz zu verrichten. Wenn möglich, sollte dieser separat vom hauptsächlichen Wohnbereich eingerichtet sein. Hat man keinen spezifisch genutzten Arbeitsraum, kann das auch eine abgetrennte Arbeitsecke sein.

Im zweiten Schritt sollten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern die notwendige Technik zur Verfügung stellen: Dazu gehört etwa ein Laptop, möglicherweise ein zusätzlicher Bildschirm, Tastatur, Maus. Im besten Fall kann der Mitarbeiter die gleichen Geräte wie am eigentlichen Arbeitsplatz verwenden. Darüber hinaus tragen Sie die Sorge dafür, dass Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf die für sie relevanten Daten haben, etwa über Serverzugriff via VPN oder über Cloudspeicher. Das gilt insbesondere auch dann, wenn Mitarbeiter im Außendienst (normalerweise) viel reisen müssen.

Vermeiden Sie persönliche Isolation

Am Arbeitsplatz sind Sie ständig in Kontakt mit Ihren Mitarbeitern, ob in dienstlichen Besprechungen, bei einem Gespräch mit seinem Tischnachbarn oder bei zufälligen Begegnungen in der Teeküche. Diese wichtigen Begegnungen fallen im Homeoffice größtenteils weg. Dadurch droht eine gewisse persönliche Isolation. Ebenso haben viele Angst davor, den Anschluss an das Team zu verlieren. Gerade für Alleinlebende ist die Situation momentan schwierig, weshalb Arbeitgeber besonderes Augenmerk auf ihr Wohlbefinden legen sollten.

Teammeetings oder regelmäßige Statusgespräche mit Kollegen sollten planmäßig stattfinden wie bisher vor Ort. Insgesamt ist es wichtig, die Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen so sehr wie möglich zu fördern. Ein speziell für nicht-dienstliche Kommunikation eingerichteter Kanal – beispielsweise via Slack – kann einen alternativen Platz für solche Momente bieten. Besonders hilfreich sind dabei Videochats, um der Erfahrung eines persönlichen Gesprächs nahe zu kommen.

Insgesamt sind Instant Messenger oder Kommunikationsplattformen wie Slack, GChat oder MS Teams ein wichtiger Teil der Arbeit von zuhause aus, um weiter mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben, sich effizient abstimmen zu können, und unkompliziert Dokumente austauschen zu können. Diese Tools helfen aber auch dabei, sich jenseits der dienstlichen Themen austauschen zu können und zwischendurch für etwas Auflockerung zu sorgen. Auch Gruppenchats sind ein geeignetes Mittel, um die teaminterne Kommunikation am Leben zu erhalten.

Gerade bei verteilten Teams, ob regulär oder in Ausnahmesituationen wie jetzt, ist es wichtig, den Zusammenhalt und das Miteinander zu stärken. Mehr denn je benötigen Arbeitnehmer in einer solchen Lage Freiraum, um sich miteinander auszutauschen abseits von Projekten und Statusupdates. Die virtuelle Vernetzung von Teams kann dabei den fehlenden persönlichen Kontakt abfedern und wertvolle Interaktion sein.

Sorgen Sie für klare Vorgaben und Ergebnisse

Zuhause zu arbeiten verursacht häufig ein Wahrnehmungsproblem: Arbeitnehmer fürchten, dass sie und ihre Arbeitsleistung für Vorgesetzte nicht mehr sichtbar und damit nicht mehr greifbar sind. Sie haben daher Angst, dass Zweifel an ihrer Arbeitsmoral aufkommen könnten und arbeiten umso mehr.

Die einfachste Möglichkeit, um diesen tatsächlichen oder befürchteten Vorwurf zu zerstreuen: eine klare Kommunikation zwischen dem Team und den Vorgesetzten. Dabei ist es wichtig, mit den Mitarbeitern Ziele und Vorgaben abzustimmen, etwa in einem Wochenplan. Damit liegt einerseits der Fokus stärker auf Leistungen und Erfolge als auf einer Quasi-Präsenzpflicht, andererseits gibt das den Arbeitnehmern mehr Flexibilität, um den Tag an ihren Bedürfnissen auszurichten.

In diesem Kontext sollten Vorgesetzte zudem verstärkt darauf hinweisen, dass die Teammitglieder Pausen einlegen und Zeit für Bewegung einplanen – etwa für Dehnübungen oder einen Spaziergang. So können sie der Überlastung vorbeugen. Unternehmen können auch gemeinsame virtuelle Bewegungsangebote anbieten, etwa eine Yoga-Session am Morgen oder Nachmittag, um Körper und Geist (wieder) zu wecken und zu entspannen.

Bringen Sie Struktur in den Tag

Manche Arbeitnehmer benötigen allerdings eine klare Struktur im Tagesablauf. Hier ist es für Sie wichtig, herauszufinden, wer mehr Flexibilität benötigt und wer mit einer fixen Struktur besser zurechtkommt. Dementsprechend können die Vorgesetzten mit ihren Mitarbeitern einen Tagesplan erarbeiten inklusive Pausen, Tageszielen und regelmäßigen kurzen Statusbesprechungen. So können sie gemeinsam sicherstellen, dass kein Verzug durch die im Homeoffice verlockende Unproduktivität entsteht und ganz nebenbei die Kommunikation aufrechterhalten.

Steuern Sie Ihr Team aus der Ferne

Die Kollegen nicht im Büro zu sehen, bedeutet auch für Manager einen höheren Aufwand. Sie haben sicherzustellen, dass ihre Teammitglieder die ihnen übertragenen Aufgaben rechtzeitig erledigen. Regelmäßige Statusupdates im Team helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.

Gleichzeitig ist es für Vorgesetzte von Bedeutung, dass sie ihren Teammitgliedern auch im Homeoffice die gleichen Entwicklungsmöglichkeiten bieten wie im Büro. Bereits geplante Treffen zur Besprechung des aktuellen Entwicklungsstands sollten definitiv stattfinden und Einzelgespräche eine hohe Priorität haben – wenn möglich persönlich. In der aktuellen Lage sind dagegen Videogespräche die beste Alternative.

Homeoffice: Ihre Chance für die Zukunft

Kann ein Unternehmen gemeinsam mit seinen Mitarbeitern die Herausforderungen im Alltag bewältigen, öffnet das auch die Tür für ein flexibleres Arbeiten in der Zukunft. Denn wenn in solch einer erzwungenen Lage die Arbeitsabläufe funktionieren, keine spürbaren Einbrüche bei Produktivität und Effizienz sowie Mitarbeiterzufriedenheit zu sehen sind, dann können bislang zögerliche Unternehmen mobiles Arbeiten nach Normalisierung der Lage freiwillig ermöglichen.

Die Suche nach Arbeitgebern, die örtlich ungebundene Arbeitsplätze anbieten, ist in der Corona-Krise angestiegen – doch ist das nur eine konsequente Entwicklung ohnehin vorhandener Tendenzen. Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern gute Voraussetzungen für mobiles Arbeiten bereitstellen, werden auf Dauer interessanter sein als solche, die auf Präsenzkultur bestehen.