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Digitales Büro: Unternehmen auf halber Strecke angekommen

Ein Laptop, aus dessen Deckel Schubladen/Fächer mit Papierdokumenten hervorragen
Die Unternehmen hierzulande denken, dass sie sich in Sachen digitales Büro inzwischen auf der Mitte des Wegs befinden.
Foto: © Sashkin/Fotolia.de

Unternehmen in Deutschland wurden befragt, wie sie den heutigen Stand der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in ihrem Betrieb bewerten. Laut ihrer Einschätzung befinden sie sich ungefähr auf der Hälfte des Weges. Dabei gibt es keine eklatanten Unterschiede je nach Unternehmensgröße. Allerdings investieren größere Betriebe mehr Geld in digitale Bürolösungen.

Auf einer Skala von eins (ganz am Anfang der Digitalisierung) bis zehn (vollständig digitalisiert) bewerten sich die Unternehmen hierzulande im Schnitt mit 5,3 – vor zwei Jahren lag die Einschätzung bei 5,0, also genau in der Mitte. Kleine Betriebe mit 20 bis 99 Mitarbeitern fühlen sich derzeit mit einem Wert von 5,2 minimal schlechter aufgestellt als der Durchschnitt. Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern schätzen den Grad der Digitalisierung ihrer Büros mit 5,5 ein. Große Firmen ab 500 Mitarbeitern sehen den größten Fortschritt und bewerten sich mit 5,7. Das geht aus dem Digital Office Index 2018 des Digitalverbands > Bitkom hervor. Für die repräsentative Untersuchung wurden 1106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt. An der Studie nahmen Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter teil.

Fortschritt der Digitalisierung je nach Branche unterschiedlich

Der Branchenvergleich zeigt, dass sich Ver- und Entsorger erst bei 4,7 einschätzen und damit noch nicht bei der Hälfte des Weges angelangt sind. Chemie-, Pharma- und Lebensmittelindustrie schätzen sich mit 5,1 ein, ebenso wie die sonstigen Dienstleistungen. Handel und Automobilindustrie geben sich den Wert 5,2. Genau im Schnitt von 5,3 bewegen sich Banken und Finanzdienstleister sowie Versicherungen. Als etwas weiter fortgeschritten mit 5,4 bewerten sich Transport und Logistik sowie auch IT und Beratung. Der Maschinen- und Anlagenbau hält sich mit 5,5 für noch besser aufgestellt und wird nur noch übertroffen von der sonstigen Industrie mit 5,6. Acht der elf Branchen haben gegenüber 2016 Fortschritte gemacht, bei zweien hat sich der Status nicht geändert, nur die Ver- und Entsorger schätzen den Stand ihrer Bürodigitalsierung sogar als etwas niedriger ein als vor zwei Jahren.

Auch in fünf Jahren werden noch nicht drei Viertel geschafft sein

In fünf Jahren sehen sich die befragten hinsichtlich der Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse im Schnitt bei einem Wert von 6,8 angekommen. Diesen Durchschnittswert nennen auch die kleineren Betriebe. Mittelgroße Unternehmen denken, sie werden 6,9 erreichen und große Firmen schätzen sich in fünf Jahren bei 7,1 ein.

Fast die Hälfte der Unternehmen will mehr in das digitale Büro investieren

45 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie für dieses Jahr mehr Investitionen in das digitale Büro vorsehen. Von den großen Firmen gaben dies 51 Prozent an, von den mittleren 48 Prozent und von den kleinen 44 Prozent. Insgesamt sagt rund jedes dritte Unternehmen (35 Prozent), dass die Investitionen unverändert bleiben. 17 Prozent denken sogar, dass sie weniger investieren als im Vorjahr.

Vorteile nach Einführung digitaler Bürolösungen

Was ändert sich für die Unternehmen, die digitale Bürolösungen einsetzen? Fast drei Viertel von ihnen (72 Prozent) sagen, dass sich seit der Einführung die Performance der internen Büro- und Verwaltungsprozesse erhöht hat. Mehr als zwei Drittel (69 Prozent) geben an, die Automatisierung habe zugenommen. Fast genauso viele (68 Prozent) finden, dass die Erfüllung von Compliance-Richtlinien gestiegen ist. 66 Prozent berichten von einer höheren Kundenzufriedenheit. Außerdem stellen jeweils 46 Prozent fest, dass sich Transparenz und Datensicherheit erhöht haben. 

Ute Wolter ist freie Mitarbeiterin der Personalwirtschaft in Freiburg und verfasst regelmäßig News, Artikel und Interviews für die Webseite.