„Wir wollten uns von der Scheingenauigkeit trennen“

Personalwirtschaft: Zalandos neue Strategie im Performance Management ist Teil des sogenannten Talent Flywheels, des Talent-Schwungrads. Was sind die Grundzüge dieser Strategie?
Boris Ewenstein: Im Prinzip geht es um einen relativ neuen Gedanken bei uns: verschiedene Bausteine der talentorientierten Personalprozesskette so miteinander zu verzahnen, dass dieses Gesamtmodell wie ein Schwungrad funktioniert, das mehr Synergien schafft als jede HR-Einzelkomponente für sich.

Welche Komponenten sind beteiligt und wie funktioniert Ihr Schwungrad für das Talent Management?
Unser ganzheitlich konzipiertes Talent Flywheel umfasst fünf zentrale HR-Prozesse, beginnend beim Recruiting über Performance Management, Learning sowie Workforce Management und People Analytics. Herzstück all dieser Elemente ist unsere zentrale Talent-API. Das ist eine Schnittstelle, in der 40 von uns definierte Fertigkeiten – bei uns Capabilities genannt – enthalten sind. Die Talent-API verzahnt alle Prozesse miteinander. Wie bei anderen Schnittstellen auch handelt es sich um eine Art Interface, das zulässt, dass verschiedene Anwendungen sozusagen miteinander reden, dass Daten hin und her fließen oder dass verschiedene Applikationen Zugang zu Daten erhalten.

Was erhoffen Sie sich davon?
Ziel ist es, mit diesem Schwungrad eine leistungsfähigere und flexiblere Organisation zu schaffen. Die in der Talent- API enthaltenen Fertigkeiten erlauben es, in praktisch jeder denkbaren Kombination die Anforderungen für jeden Mitarbeiter in jeder Position und für jede Jobfamilie zusammenzustellen.

Was war ausschlaggebend dafür, ein neues Performance-Modell entwickeln zu wollen?
Wir hatten zuvor ein Performance Management, das darauf abzielte, die Leistungen und Potenziale eines Mitarbeiters nur durch den unmittelbaren Fachvorgesetzten zu erfassen. Die Bewertungen waren so homogen, dass die Mitarbeiter beispielsweise bei der Zielerreichung im Schnitt nur einige Prozentpunkte auseinanderlagen. Eine wirkliche Differenzierung fehlte. Wir wollten uns von dieser Scheingenauigkeit trennen und nützlicheres Feedback für die Mitarbeiter durch mehrere Personen erheben. Außerdem wollten wir von der regelmäßigen Datenerfassungssaison im Rahmen der Mitarbeitergespräche weg und kontinuierliches Feedback als dauerhaften Prozess einleiten. Deshalb machten wir uns vor drei Jahren auf den Weg, etwas ganz Neues, das Talent Flywheel, zu entwickeln, von dem eben ein Baustein unser neues Performance Management ist.

Woran hakt es denn im konventionellen Performance Management?
Nahezu jedes etwas größere und moderne Unternehmen verfügt über Performance-Modelle. Manche Firmen haben für jeden Mitarbeiter das gleiche, manche haben hochkomplexe Modelle für jede Spielart unterschiedlicher Jobfamilien. Teilweise wird in den Unternehmen auch bereits kontinuierlich Feedback erhoben, aber selten zum systematischen Teil des Performance Managements gemacht, sondern häufig rein als Entwicklungs-Feedback genutzt.

Und was ist bei Ihrem Ansatz anders?
Im Talent Flywheel beruhen die Performance-Modelle auf den individuellen Profilen, die aus den Capabilities für alle fünf HR-Bereiche gleichermaßen gelten und die zwischen diesen durchlässig und ineinander überführbar sind. Das Performance-Modell hat im Kern vier universelle, zeitlose Zalando-Capabilities, die übergreifende Dimensionen wie Team- und Umsetzungsfähigkeit oder Feedback-Kultur beschreiben und für alle gelten. Darunter gibt es einige funktionale, jobfamilienspezifische Fertigkeiten, die uns helfen, jeden Job abzubilden: von den Kollegen in der Kreativfunktion bis zu denen in der Buchhaltung, in der strategischen Planung oder in der Führung ganzer Geschäftsbereiche.

Bitte erläutern Sie einmal genauer, was es in Ihrem Talent Management mit dem kontinuierlichen Feedback auf sich hat.
Im Zentrum unseres gesamten Talentsystems steht sehr detailliertes Feedback, das es unseren Mitarbeitern ermöglicht, zu reflektieren, wo man eigentlich entlang der einzelnen Dimensionen steht. Daran entwickelt man sich weiter, damit kommt man auf die nächste Karrierestufe und kann befördert werden. Daran wird das Gehalt bestimmt, der Lernbedarf und so weiter. Das ist ein zentraler Mechanismus. Noch halten wir uns an Beurteilungszeiträume. Aber unser Ziel ist es, durchweg kontinuierliches Feedback zu etablieren.

Das Performance Management beginnt bei Ihnen schon beim Recruiting. Inwiefern?
Bereits dort können wir das Framework, das in der Talent- API definiert wurde, anwenden und bestimmen, was nachher im Performance Management, im Learning, im Workforce Planning und in Analytics relevant sein wird. Im Grunde genommen geht es uns darum, dass wir schon im ersten Schritt, bei der Einstellung, ein genaues Profil identifiziert haben. Alle Mitarbeiter, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, werden entsprechend der relevanten Capabilities gebrieft, sodass alle wichtigen Elemente des späteren Performance-Prozesses für diese Rolle auf der jeweiligen Stufe abbildbar und einzuordnen sind. Außerdem erlaubt das uns, den neuen Mitarbeiter an der richtigen Stelle in unser Vergütungsschema einzugliedern …

… und damit Unmut anderer Mitarbeiter zu vermeiden, die sich möglicherweise benachteiligt fühlen?
Genau. Mit diesem Effekt kämpfen viele Firmen, beispielsweise wenn neue Mitarbeiter mit höherem Gehalt einsteigen oder wenn langjährige Mitarbeiter nicht so schnell nach vorne schreiten wie ein Neuzugang. Unser System ist transparent und fair, weil es immer auf denselben Capabilities für jede Jobfamilie, Position und jeden ausgewählten Karriereweg aufbaut. Nur so können wir sicherstellen, dass die Erwartungen ab der Einstellung klar sind: Woran wird die Person gemessen und was heißt zum Beispiel hohe Performance? Wir haben uns bemüht, das Konzept von Fairness bei der Art und Weise der Leistungsbewertung umzusetzen und sehr transparent und objektiv zu gestalten. Laut unserer letzten Mitarbeiterbefragung hat sich die Wahrnehmung der Mitarbeiter, dass sie fair für ihren Arbeitseinsatz vergütet werden, um 60 Prozent verbessert.

Nutzt Zalando eine Software zur Unterstützung des Konzepts?
Als Digitalunternehmen wollten wir natürlich eine technologiebasierte Lösung für unser Performance Management. Diese Software haben wir selbst entwickelt. Sie nutzt als strukturelle Grundlage die Talent-API und erlaubt, dass mehrere Kollegen Feedbacks geben können. Damit entsteht eine relevante Bewertung, die passgenau für den jeden einzelnen Mitarbeiter und sein Performance-Modell ist. Dieses Feedback und die Ergebnisse der Vergleichsgruppe kann jeder Mitarbeiter später in konsolidierter, automatisierter Form auf einem Diagramm ansehen. Ziel ist, dass sich diese Funktion bei neuen Daten dynamisch aktualisiert.

Das Thema People Analytics ist in vielen Unternehmen zu einem wichtigen Bestandteil des Personalmanagements avanciert. Auch in Ihrem Ansatz?
Ja, im letzten Schritt des Flywheels geht es um People Analytics. An jedem Element entstehen Daten, mit- und untereinander korreliert und gepaart mit Stamm-, Vergütungsdaten oder Daten aus Mitarbeiterbefragungen. Das lässt für uns sehr interessante Analysen zu. Zum Beispiel: Was sind die Kombinationen aus Fertigkeiten, die letztlich zu sehr starker Performance führen? Welche Frühwarnsignale gibt es, dass es mit der Leistung vielleicht nicht klappen wird? Oder: Welche Indizien sind die stärksten für eine wahrscheinliche Beförderung? Im Retention Management ist es schon länger geläufig, die Risiken für das Verlassen von Mitarbeitern zu untersuchen. Wir beginnen nun langsam, Predictive Analytics auch umzusetzen.