Der Vertrag ist unterschrieben, die Freude ist groß – doch dann: Funkstille. Wochen, manchmal Monate vergehen, ohne dass der frischgebackene Azubi etwas von seinem zukünftigen Ausbildungsbetrieb hört. Die anfängliche Euphorie weicht Unsicherheiten: War das wirklich die richtige Entscheidung? Ist die Ausbildung in diesem Betrieb der beste Weg? Vielleicht doch lieber ein Studium, weil Freunde das auch machen? Willkommen in der Welt des „Preboardings“ – oder besser gesagt: In der Welt, in der Preboarding oft unterschätzt wird.
Was bedeutet Preboarding?
Preboarding ist die Phase zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Ausbildungstag. Es ist die Zeit, in der Ihre künftigen Azubis nicht nur in diesen neuen Lebensabschnitt hineinwachsen, sondern auch Gefahr laufen, von Zweifeln eingeholt zu werden. Ohne regelmäßigen Kontakt zum Betrieb steigt das Risiko, dass er oder sie sich anders entscheidet – sei es aus Unsicherheit, weil eine andere Möglichkeit verlockender erscheint oder weil er oder sie sich schlicht nicht mit seinem zukünftigen Arbeitsplatz verbunden fühlt.
Warum ist Preboarding so wichtig?
Die Zahlen sprechen für sich: Fast die Hälfte aller Betriebe kann nicht sämtliche Ausbildungsplätze besetzen, sei es mangels geeigneter Bewerbungen oder, schlimmer noch, weil gar keine Bewerbungen eingehen. Gleichzeitig liegt die Vertragslösungsquote bei alarmierenden 29,5 Prozent. Und dann gibt es noch das Phänomen des „Ghostings“: Immer häufiger erscheinen Azubis am ersten Ausbildungstag einfach nicht. Sie haben sich klammheimlich umentschieden – und der Betrieb steht mit einer unbesetzten Stelle da.
Ein gelungenes Preboarding kann diesen Entwicklungen entgegenwirken. Ziel ist es, den Auszubildenden oder die Auszubildende emotional an das Unternehmen zu binden, ihn oder sie gut vorzubereiten und mögliche Unsicherheiten zu beseitigen. Doch wie funktioniert das in der Praxis?
Zehn konkrete Tipps, wie Sie Azubis schon vor dem ersten Ausbildungstag binden können
1. Regelmäßige Kommunikation – Wir bleiben in Kontakt!
Eine simple, aber effektive Maßnahme ist eine persönliche E-Mail direkt nach Vertragsabschluss: „Schön, dass es geklappt hat! Wir freuen uns auf dich!“ Klingt simpel? Ist es auch! Und dennoch kommt diese Wertschätzung in vielen Unternehmen zu kurz.
Regelmäßige Updates per E-Mail oder WhatsApp, eine Einladung auf einen Kaffee oder sogar ein kleines Willkommenspaket mit persönlicher Note (beispielsweise eine Tasse mit dem Firmenlogo oder eine personalisierte Arbeitskleidung) sorgen dafür, dass sich Ihre Azubis wertgeschätzt fühlen. Auch kleine Gesten wie Geburtstagsgrüße oder eine Glückwunschkarte zum Schulabschluss stärken die emotionale Bindung.
2. Eltern einbeziehen – Unterstützung durch das Umfeld!
Gerade bei jüngeren Azubis spielen die Eltern eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung. Ein Eltern-Infoabend oder ein persönlicher Begrüßungsbrief mit den wichtigsten Informationen könnte helfen, Sicherheit zu geben und das Vertrauen zu stärken. Je informierter die Eltern sind, desto mehr können sie den Nachwuchs in seiner Entscheidung bestärken.
3. Information ist alles – Wir haben an alles gedacht!
Unsicherheit entsteht oft aus fehlender Information. Was ziehe ich an? Wo muss ich hin? Wer sind meine Ansprechpartner? All das lässt sich leicht mit einer (digitalen) Willkommensmappe lösen. Sie kann folgende Inhalte umfassen:
- Eine Übersicht zum ersten Ausbildungstag: Wo, wann und wie geht’s los?
- Infos zur Berufsschule und den wichtigsten Ansprechpartnern
- Eine Vorstellung der Ausbilder und Mit-Azubis – gerne mit Fotos
- Notfallkontakte und organisatorische Hinweise
Wer noch weitergehen will, kann den neuen Azubis den Zugang zum Intranet oder eine Einladung zum Mitarbeitenden-Newsletter geben – so fühlen sie sich frühzeitig als Teil des Teams.
4. Digitale Interaktion nutzen – Moderne Lösungen anbieten!
Ein kleines Begrüßungsvideo vom Team oder dem Geschäftsführer per E-Mail könnte eine persönliche Note setzen. Auch eine interaktive „Preboarding“-App oder ein Online-Portal mit Checklisten, FAQs und einer Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme wäre eine gute Ergänzung. Digitale Lösungen erleichtern die Kommunikation und steigern die Vorfreude auf den Start.
5. Integration – Du bist nicht allein!
Ein neues Umfeld ist immer eine Herausforderung. Um den Einstieg zu erleichtern, hilft es, die Azubis schon vor dem ersten Arbeitstag in bestehende Strukturen einzubinden. Ein gemeinsames Treffen aller Azubis vor Ausbildungsbeginn, eine WhatsApp-Gruppe oder ein „Pate“ aus einem höheren Ausbildungsjahr schaffen schnell ein Zugehörigkeitsgefühl.
6. Spaß und Unternehmenskultur erlebbar machen – Wir haben ein tolles Team!
Der Betrieb ist mehr als nur ein Arbeitsplatz – und das sollte auch so kommuniziert werden. Eine Einladung zum Sommerfest, zur Weihnachtsfeier oder einem Azubi-Event gibt den Neuen die Chance, das Team kennenzulernen und sich auf den Start zu freuen. Wer merkt, dass im Unternehmen eine gute Atmosphäre herrscht, kommt am ersten Tag nicht mit Bauchschmerzen, sondern mit Vorfreude.
7. Unterstützung in allen Lebenslagen – Wir kümmern uns!
Für viele Azubis beginnt mit der Ausbildung nicht nur ein neuer Job, sondern ein komplett neues Leben: Versicherungsfragen, Umzug, erste eigene Wohnung. Unternehmen, die hier mitdenken, haben einen entscheidenden Vorteil. Unterstützung kann in vielerlei Form erfolgen, zum Beispiel:
- Beratung zur Kranken- und Sozialversicherung
- Hilfe bei der Wohnungssuche
- Angebote für Sprachkurse oder Nachhilfe bei Lernschwierigkeiten
Auch ein Zuschuss zum Führerschein oder ein Job-Rad sind attraktive Benefits, die Azubis langfristig binden.
8. Mentale Vorbereitung auf den Berufsalltag – Der Übergang von der Schule ins Berufsleben!
Der Wechsel von der Schule in den Beruf ist oft ein Kulturschock. Tipps zur Umstellung (etwa in Bezug auf Pünktlichkeit, Dresscode, Umgang mit Kolleginnen und Kollegen) könnten den Einstieg erleichtern. Ein kleines „Azubi-Starter-Kit“ mit Checklisten und hilfreichen Hinweisen kann diesen Prozess unterstützen.
9. Frühzeitiges Feedback und Erwartungen klären – Klare Kommunikation!
Ein kurzes Gespräch vor dem Start, in dem Erwartungen beider Seiten geklärt werden, kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Welche Aufgaben erwarten die Azubis? Welche Unterstützung bietet das Unternehmen? Frühzeitige Transparenz sorgt für eine bessere Zusammenarbeit.
10. Begeisterung wecken – Es lohnt sich!
Wer von seinem Beruf überzeugt ist, bleibt auch dabei. Es lohnt sich, den Azubis frühzeitig zu zeigen, welche Perspektiven sie nach der Ausbildung haben. Welche Karrierewege stehen ihnen offen? Welche Weiterbildungen sind möglich? Unternehmen, die das transparent kommunizieren, haben motiviertere und loyalere Azubis.
Fazit: Preboarding ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit!
Der Fachkräftemangel ist real – und die Konkurrenz schläft nicht. Unternehmen, die ihre Azubis frühzeitig einbinden, können sich einen entscheidenden Vorteil verschaffen. Preboarding bedeutet nicht nur, Informationen bereitzustellen, sondern auch Wertschätzung zu zeigen und eine emotionale Bindung aufzubauen. Mit wenig Aufwand lässt sich viel bewirken – damit der erste Ausbildungstag nicht ins Wasser fällt, sondern ein voller Erfolg wird.
Autor
Die Autorinnen der Kolumne „Wie Ausbildung gelingt” sind Expertinnen des KOFA Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln e.V.
Anna Schopen ist Senior Projektmanagerin mit Themenschwerpunkt Ausbildung.
Miriam Schöpp ist Referentin für Berufliche Bildung.
