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Was bringen Social Intranets?

Es gab eine Zeit, da legten Unternehmen in Social Intranets große Hoffnungen. Durch Foren, Wikis, Blogs und andere Tools wollten sie Mitarbeitende zur internen Vernetzung und zum Erfahrungs- und Meinungsaustausch motivieren, die Zufriedenheit der Belegschaft fördern und sie besser ans Unternehmen binden. Bald jedoch wurde die große Hoffnung abgelöst vom Eindruck, dass diese Plattformen wenig Nutzen brachten. Nach Ansicht von Mike Gotta, Research Vice President beim Marktforschungsunternehmen Gartner, war der Begriff „Social“ daran nicht unschuldig, da Unternehmen und Technologie-Strategen ihn mit „Spiel“ gleichsetzten, also mit Erfahrungen der Mitarbeiter, die für das Erreichen von Geschäftszielen und -ergebnissen wenig brauchbar waren.

Mike Gotta (Foto: Gartner)
Mike Gotta (Foto: Gartner)

Es mangelte zwar nicht an Social-Intranet-Anbietern und diese Mitarbeiter-„Spielwiesen“ wurden teilweise auch intern erstellt. Flächendeckend genutzt wurden sie aber nicht. Auch deshalb, weil parallel eine Vielzahl von Apps und Anwendungen auf den Markt kamen, die spezifische Kommunikationsanforderungen adressieren. Angefangen von 360-Grad-Feedbacks über Videokommunikation bis zum gemeinsamen Arbeiten an Dateien, Projekten, Entwürfen und mehr. Zudem sind die frühen Social Intranets nicht für die mobile Kommunikation mit dem Smartphone konzipiert. Viel unbrauchbarer und oft redundanter Datenmüll verstopft die Kanäle, die Systeme sind oft schwierig zu navigieren und Informationen werden laut Marktforschungsunternehmen Forrester oft nicht als nützlich empfunden. Grundsätzlich sei, so die Analysten, die Informationsarchitektur oft schlecht, die Seiten- und das Ordnerschemata zu komplex und angelegte Tags veraltet.

Kommunikation im Wandel

Dass derartig konzipierte Social Intranets nicht in den modernen Arbeitsalltag passen, hat viele Gründe. So hat sich das Kommunikationsverhalten in den letzten Jahren, insbesondere in der Pandemie, stark verändert. Dasselbe gilt für den Intranet-Markt in den letzten Jahren: Cloud-native Plattformen ersetzen schrittweise die klischeehaft statischen, klobigen internen Portale. Michael Kleine-Beckel, Business Lead HR Solutions des HR-IT-Systemspezialisten T-CON, meint hierzu: „In meinen Augen ist die Kommunikation in den letzten Jahren vielfältiger geworden. Es wird immer wichtiger, alle Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie stehen mit ihren völlig unterschiedlichen Infobedarfen. Ich erlebe das gerade intensiv in der Diskussion rund um Yammer: Für mich ist es nur noch ein Tool mehr, für andere das ideale Tool, um genau die Infos zu teilen, die eben nicht so formal wie in Confluence oder so abgeschottet wie in einer MS Teams-Gruppe verbreitet werden sollen. Grund dafür: Jeder möchte die Kaffeeküche und den Flurfunk ersetzen – und dort bleibt immer die Frage, was das richtige Medium dafür ist.“

Michael Kleine-Beckel (Foto: Fotomanufaktur)
Michael Kleine-Beckel (Foto: Fotomanufaktur)

Auch nach Ansicht von Mike Gotta hat in den letzten zwei Jahren das Interesse an einem strategischeren Ansatz für die Mitarbeiterkommunikation stark zugenommen. „Dies wurde zum Teil durch die Pandemie und die Dringlichkeit, die Mitarbeiter über Sicherheit, Fernarbeit und Geschäftsabläufe zu informieren, ausgelöst. Unsere Kundengespräche haben sich dahingehend ausgeweitet, dass die Bedeutung der internen Kommunikation für die Mitarbeitererfahrung und das Engagement der Belegschaft stärker betont wird.“ Er ergänzt: „In den letzten zwei Jahren haben wir gelernt, dass die Förderung eines Gefühls der Verbundenheit und des Gemeinschaftssinns sich positiv auf das Engagement der Mitarbeiter auswirkt. Es gibt enorme Synergieeffekte, wenn Unternehmen ihre interne Kommunikation und ihre Bemühungen um die Mitarbeitergemeinschaft miteinander verbinden.“

Verschiedene Nutzen

Laut Forrester sind Intranets heute Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen. Entwickelt wurden sie für Kommunikatoren, Designer und Autoren, die für die Erstellung relevanter, maßgeschneiderter Informationen für Mitarbeiter in einer ortsunabhängigen Arbeitsumgebung verantwortlich sind. Die orchestrierte Bereitstellung von Inhalten und Kommunikation, die für bestimmte Rollen und Mitarbeiter personalisiert sind, ersetze jetzt zunehmend die allgemeine Unternehmens- oder Abteilungshomepage.

Info

Anwendungen für die Mitarbeiterkommunikation werden, so Gartner, in erster Linie von Unternehmen genutzt, um über Geschäftsaktivitäten, kulturelle Themen, betriebliche Anforderungen und berufliche Prioritäten zu informieren. Informationen und Nachrichten sollen gezielt kommuniziert und Unternehmenswissen gemanagt werden. Auswertungen zum – anonymisierten – Nutzerverhalten sollen dabei unterstützen, die Nutzungsstruktur des Intranet zu messen und für alle Beteiligten zu optimieren.

Nils Britze (Foto: Bitkom)
Nils Britze (Foto: Bitkom)

Wann und für welche Zwecke der Einsatz eines Social Intranet letztlich wirklich Sinn macht, lässt sich nach Ansicht von Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Digitalverband Bitkom, indessen nicht allgemein beantworten: „Das ist abhängig von den Zielen, die mit dem Einsatz eines Social Intranets verbunden sind. Sicherlich macht es für große Unternehmen Sinn, mittels eines Social Intranets gezielt und professionell intern kommunizieren zu können. Je stärker die Interaktion auf der Plattform erwünscht ist, desto mehr macht beispielsweise zudem die Einbindung von Instant-Messaging-Tools Sinn.“

Mangelnde Trennschärfe

Überhaupt wird es immer schwieriger, eine klare Grenze zwischen reinen Kommunikations- und Kollaborations-Werkzeugen zu ziehen. Alleine die Begrifflichkeiten sind so wenig eindeutig wie standardisiert. Während beispielsweise Forrester seine Lösungen als Intranet Plattformen bezeichnet, heißen sie bei Gartner Mitarbeiterkommunikations-Anwendungen (ECA, Employee Communication Applications). Andere nennen sie Employee Experience Intranets oder einfach nur Social Intranets. Die meisten der heute marktgängigen Anwendungen sind keine reinen Kommunikationslösungen, sondern eher Portale, an die unterschiedliche Apps und Kollaborationstools angedockt werden – oder sie sind als Bestandteil in letztere eingebunden.

Zwar bleiben die Aufgaben und Ziele des traditionellen Intranets bestehen, sie erfordern aber nach Ansicht von Forrester ein neues Denken. Das Intranet müsse nicht aus einer einzigen Anwendung, einem einzigen Ort oder einem einzigen Ziel bestehen. Informationen, Dokumente, Anwendungen und Unternehmenswissen können auf unterschiedliche Weise bereitgestellt werden, so die Analysten. Unterschiedliche Informationstypen können unterschiedliche Tonarten oder Geschwindigkeiten bei der Bereitstellung erfordern. Die Aufgabe der Personaler: sie beauftragen Experten, die beispielsweise ihre Kollegen in der internen Kommunikation bei der Einführung neuer Ansätze anleiten.

Info

Ulli Pesch ist freier Journalist und schreibt regelmäßig über das Thema HR-Software in der Personalwirtschaft.

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