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Mit dem Azubi-Navigator Ausbilder entlasten & Azubis motivieren

Das Gesicht eines Mannes ist mit vielen Post-Its beklebt.
Mit dem Azubi-Navigator Ausbilder entlasten & Azubis motivieren

Die Studie Azubi-Recruiting Trends 2017 zeigt: Den meisten Ausbildern bleiben nur zwischen zwei und fünf Stunden pro Woche, um ihre Auszubildenden zu betreuen. In dieser Zeit sollen sie den Azubis Ausbildungsinhalte vermitteln, sie motivieren, rechtzeitig in die passende Abteilung delegieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn es mal brennt. Hinzu kommen das rechtliche Rahmenwerk (IHK-Prüfungskataloge, Rahmenlehrpläne und Ausbildungsordnungen) und die Berufsschule sowie die räumlichen und personellen Kapazitäten, die Ausbildungsverantwortliche im Blick haben müssen. Da fällt es schwer, nicht den Überblick zu verlieren.

Digitaler Begleiter für die duale Ausbildung

Außerdem haben sich die Ansprüche der jungen Zielgruppe an die Prozesse im Kontext der betrieblichen Ausbildung in den vergangenen Jahren dramatisch verändert. Eine digitale Erwartungshaltung der Azubis trifft vielfach auf traditionelle analoge Prozesse in den Betrieben. Vor diesem Hintergrund hat u-form 2017 den cloudbasierten Azubi-Navigator entwickelt, der Ausbildungsverantwortliche und Azubis von Anfang an digital durch die duale Ausbildung begleitet. Für das Tool hat der Ausbildungsspezialist im Oktober 2018 den Preis der digitalen Wirtschaft in der Kategorie Mittelstand erhalten. Mit dem DWNRW-Award  zeichnet das NRW Wirtschafts- und Digitalministerium innovative Geschäftsideen in der digitalen Transformation aus.

Gute Einbindung der Azubis – dank Gamification

Mit wenigen Klicks haben Ausbildungsverantwortliche im Azubi-Navigator alles im Blick. Auch die Azubis können jederzeit Daten pflegen und aktualisieren sowie Lernlektionen per Smartphone abwickeln. Um die Azubis in das Tool einzubinden, nutzt der Azubi-Navigator einen Gamification-Ansatz, also (online-) spieltypische Elemente. Persönliche Lernerfolge werden belohnt. Wenn die Azubis bestimmte Ziele erreichen, gibt es virtuelle “Azubi-Taler”. Dadurch sind je nach Bedarf und Wunsch des Ausbildungsunternehmens reale Belohnungen per Incentive-Shop möglich. “Solche Gamification-Elemente sprechen die junge Zielgruppe der Auszubildenden besonders gut an, weil sie an ihre Gewohnheiten der Mediennutzung anknüpfen”, sagt Cornelius Scheffel, Geschäftsführer der u-form Testsysteme GmbH & Co. KG. Azubis haben jederzeit Zugriff auf den Azubi-Navigator. Sie können ihre Daten selbst pflegen sowie aktualisieren und minimieren so Administrationsaufwände seitens der Ausbilder.

Digitales Lernen und Arbeiten

Angelehnt an den Ausbildungsrahmenplan vermittelt das Tool berufsbegleitend und je nach Stand der Ausbildung spezifische Lerninhalte. Die Auszubildenden erhalten zur Vorbereitung auf Klassenarbeiten individuell auf sie zugeschnittene Lernempfehlungen. Auch auf die IHK-Prüfungen bereitet der Azubi-Navigator gezielt vor. Lerninhalte sind umfassend und zielgruppenorientiert eingebunden – vom Video-Tutorial über Lernkarten bis zur Prüfungssimulation. Ausbildungsverantwortliche erfahren automatisch Lernstände, Lernaktivitäten und anstehende Termine ihrer Azubis. Zahlreiche Funktionen unterstützen sie bei wiederkehrenden Aufgaben. So werden Ausbildungsverantwortliche und Azubis zum Beispiel daran erinnert, wenn sie die Berichtshefte durchsehen beziehungsweise ausfüllen oder abgeben müssen. Egal ob die Azubis Berichtshefte digital oder analog führen: Mit dem Azubi-Navigator haben sie alles an einem Ort und können sie digital einreichen.

Versetzungsplanung

Auch eine umfassende Funktion für die Versetzungsplanung war von Anfang an für den Azubi-Navigator vorgesehen. Hier wollte u-form eigentlich eine bestehende Lösung einbinden. “Leider mussten wir feststellen, dass die Produkte für größere Unternehmen nicht brauchbar sind, weil sie entweder auf Excel basieren oder hochkomplex und nicht webfähig waren. Deshalb war beides für uns keine Option”, sagt Scheffel. Ziel war die Integration in eine browserbasierte Lösung, die einfach zu handhaben war. Deshalb entschied sich u-form dazu, eine eigene Anwendung zu entwickeln. Bei der Entwicklung des Azubi-Navigators hatte das Unternehmen schon mit vielen Ausbildungsunternehmen gesprochen und traf für die Entwicklung der Versetzungsplanung auf die BPW Bergische Achsen KG . Das Unternehmen hatte die richtige Größe und bot die notwendige Komplexität für eine digitale Lösung zur Versetzungsplanung in der dualen Ausbildung.

Agile Entwicklung mit dem Kunden

BPW ist ein Unternehmen der Nutzfahrzeugzulieferindustrie. Das Portfolio reicht von der Achse über Federungssysteme und Bremsentechnologien über Verschließsysteme und Aufbautentechnik, Beleuchtungssysteme und Kunststofftechnologien bis hin zu Telematik-Anwendungen für Truck und Trailer. Die den Markt stark prägenden Trends zur Digitalisierung und Industrie 4.0 verändern in hohem Tempo die Ausbildungsinhalte. So lernen die Mechatroniker u.a. in einer hochmodernen verketteten Fertigungsanlage, ein Beispiel für Industrie 4.0. Im Durchschnitt bildet BPW insgesamt 120 Azubis aus. Der Anteil an technischen Ausbildungsberufen ist besonders hoch – was mit besonderen Herausforderungen für die Versetzungsplanung verbunden ist: “Kaufleute haben 10 bis 15 Einsatzbereiche: Finanzen, Personal, Einkauf etc. Dort sind jeweils ein bis zwei Ansprechpartner hinterlegt, die die Azubis betreuen. In den technischen Berufen ist je nach Ausbildung aber mehr erforderlich, wir haben deutlich mehr Einsatzorte sowie Ansprechpartner und nicht jeder Ansprechpartner kann jedes Thema vermitteln. Das ist räumlich, örtlich und personell komplexer”, sagt Gabriele Ley, die die kaufmännische Ausbildung bei BPW verantwortet.

BPW wünschte sich ein digitales Tool, das den Planungsprozess in seiner Gesamtheit sichtbar machen sollte. Vorher gab es vier verschiedene Ausbildungspläne auf Excel-Basis, die von vier Personen gepflegt und dann per E-Mail verschickt wurden. Das funktionierte, war aber deutlich optimierungsfähig. Die Excel-Lösung kostete Manpower und Zeit. “Zudem sind die Azubis in den verschiedensten Lebensbereichen mittlerweile einen anderen Grad von digitaler Organisation gewohnt”, sagt Ley. u-form startete im April 2018 gemeinsam mit BPW mit der Entwicklung.

Das Ergebnis: Eine Betaversion, bei der alle Nutzer in einer zielgruppengerechten Form alle Infos und Funktionen erhalten, die sie für die Versetzungsplanung brauchen. Der Versetzungsplan ist zum Beispiel visualisiert und auf dem Smartphone einzusehen. Die Azubis wissen, wann sie wo arbeiten werden. “Sie können am Sonntagabend auf einen Klick erkennen, was in der nächsten Woche ansteht”, sagt Ley. Ausbilder in den Fachbereichen sehen, wann welche Azubis zu ihnen kommen. Das Tool berücksichtigt auch die Manpower, die für die Ausbildung zur Verfügung steht und ermöglicht eine Differenzbetrachtung: Sind zum Beispiel in einer Woche zu viele Azubis für einen Schweißlehrgang in einer Ausbildungswerkstatt eingeplant, schlägt das Tool Alarm.

“Azubis erwarten heute keine Zettel”

“Wir haben mehr Transparenz für alle Beteiligten geschaffen und unkomplizierte Vertretungen zwischen den Ausbildungsverantwortlichen ermöglicht”, sagt Ley. Außerdem verspricht sie sich von dem Tool, das Ende 2018 live gehen soll, dass BPW insgesamt in der Ausbildung digitaler wird: “Azubis erwarten heute keine Zettel, sondern dass ihnen alle Infos auf dem Smartphone bereitgestellt werden. Das passt einfach besser zur Zielgruppe.” Ab 2019 bietet der Azubi-Navigator allen Ausbildungsbetrieben eine integrierte Versetzungsplanung.

Logo u-Form

Für weitere Informationen zum Azubi-Navigator und kostenlose Test-Accounts, besuchen Sie bitte: www.azubinavi.de


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