Treffsichere und transparente Personalberatung

Zahlreiche Unternehmen können freie Stellen aus eigener Kraft nicht besetzen. Laut einer aktuellen Umfrage der Baumann Unternehmensberatung Executive Search unter 100 Personalverantwortlichen mit mindestens 500 Mitarbeitern beauftragen 56 Prozent der Befragten einen Headhunter, da sie selbst keine geeigneten Kandidaten finden können. In sechs von zehn Unternehmen besetzt der Headhunter Positionen auf allen Ebenen, in 36 Prozent ausschließlich Spezialistenpositionen und Stellen im mittleren Management. Bei lediglich vier Prozent der Unternehmen geht es um die Besetzung von Positionen im Topmanagement. Die Ergebnisse zeigen auch: Dass Unternehmen verstärkt eigene Kapazitäten aufbauen, um über Active Sourcing ihre offenen Stellen mit Bordmitteln selbst zu besetzen, ist nicht so stark verbreitet, wie es die aktuelle Diskussion in der Personalberaterbranche glauben machen will. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Headhuntern liefert die Studie wertvolle Hinweise. 

1. Die eigenen Prozesse beschleunigen

Fakt: Insbesondere Firmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern haben Probleme, passende Bewerber zu finden (68 Prozent). Ebenso zeigt sich, dass in großen Unternehmen die Stellenbesetzung länger dauert: Während 45 Prozent der Befragten angeben, die Stellenbesetzung durch den Headhunter erfolge in weniger als vier Monaten, sind es bei den kleineren Unternehmen 59 Prozent und bei den mittelgroßen Unternehmen (1000 bis 5000 Mitarbeiter) sogar 73 Prozent. In zehn Prozent der großen Betriebe wurde eine Stelle gar nicht besetzt. 

Transfer: Dass insbesondere große Unternehmen Schwierigkeiten beim Finden geeigneter Kandidaten haben, liegt an der großen Anzahl der benötigten Mitarbeiter. Verstärkt wird das Problem jedoch dadurch, dass die Prozesse in großen Firmen oft langsamer sind als in kleineren Firmen. Zwischen den einzelnen Prozessschritten eines Recruiting-Verfahrens vergeht zu viel Zeit, sodass sich die Kandidaten umorientieren oder Angebote anderer Unternehmen annehmen, bei denen sie ebenfalls in Bewerbungsprozessen stehen. Große Firmen müssen schneller werden, wenn sie im Kampf um die besten Köpfe nicht zu den Verlierern gehören wollen.

2. Den passenden Berater wählen

Fakt: Bei der Auswahl eines Personalberaters achten die Verantwortlichen (46 Prozent) vor allem auf die Branchenspezialisierung sowie die langjährige Erfahrung und das Renommee der Personalberatung (43 Prozent). Eine ausreichende Projekterfahrung bezüglich der Vakanz landet hingegen mit 29 Prozent im unteren Drittel der genannten Kriterien. Noch weniger interessieren sich die Unternehmen für die Methoden des Headhunters – etwa ob er digitale Datenbanken nutzt. Ebenso wenig bedeutsam ist, ob der Berater eigene Ressourcen im Ausland hat. 

Transfer: In einer intransparenten Branche mit über 7000 Personalberatern ist es verständlich, dass sich Unternehmen an der Erfahrung und den Referenzen einer Personalberatung orientieren. Ratsam ist es jedoch, auch ganz gezielt auf die Projekterfahrung bezüglich der Vakanz großen Wert zu legen – also darauf zu achten, dass der Berater bereits ähnliche Stellen besetzt hat. Auf die Suche in digitalen Datenbanken sollte heute kein Headhunter mehr verzichten. Kooperationspartner im Ausland sind in erster Linie für die Besetzung von Top-Executive-Positionen in internationalen Konzernen von Bedeutung, da in solchen Fällen länderübergreifend nach passenden Kandidaten gesucht werden muss. 

3. Auf mögliche Interessenskonflikte des Headhunters achten

Fakt: Als einen wichtigen Grund für die Zusammenarbeit mit einem Headhunter nennen 41 Prozent der Unternehmen, dass sie bestimmte Kandidaten, zum Beispiel bei ihren direkten Wettbewerbern, nicht selbst ansprechen können und deshalb Unterstützung benötigen.

Transfer: Unternehmen, die insbesondere bei der direkten Konkurrenz geeignete Kandidaten vermuten, sollten darauf achten, dass der Headhunter breit aufgestellt ist und nicht zu viele Unternehmen aus ihrer Branche zu seinen Auftraggebern zählt. Denn bei den eigenen Kunden sollte eine seriöse Personalberatung keine Mitarbeiter abwerben.

4. Auf langfristige Zusammenarbeit bauen

Fakt: Der überwiegende Teil der Unternehmen ist mit den Leistungen der Personalberater sehr zufrieden oder zufrieden. Soweit es Kritik gibt, betrifft sie primär die kulturelle Passung der vermittelten Kandidaten sowie die Erfüllung der mit der Einstellung des Kandidaten verbundenen Businessziele. Hier geben die Unternehmen lediglich mit jeweils 35 Prozent an, sehr zufrieden zu sein. Zum Vergleich: Bei der professionellen Begleitung im Such- und Auswahlprozess sind 49 Prozent sehr zufrieden, bei der fachlichen Passung 45 Prozent.

Transfer: Bei den Punkten, bei denen weniger Zufriedenheit herrscht, handelt es sich um diejenigen Kriterien, die von einem Personalberater am schwierigsten zu erfüllen sind. Gerade die kulturelle Passung aber lässt sich verbessern, wenn der Headhunter ein Unternehmen gut kennt. Das heißt: Wenn das Unternehmen langfristig mit ihm zusammenarbeitet.

5. Aufwandsorientierte Honorare vereinbaren

Fakt: 30 Prozent der befragten Unternehmen wollen den Headhunter am liebsten nach Aufwand mit einer Deckelung nach oben vergüten. Reine Erfolgshonorare bevorzugen 27 Prozent der Personalverantwortlichen, 26 Prozent präferieren Fixhonorare und 17 Prozent wollen am liebsten nach dem Drittelmodell (ein Drittel bei Beauftragung, ein Drittel bei Kandidatenpräsentation und ein Drittel bei der Einstellung) bezahlen. Auffällig: Vor allem Geschäftsführer befürworten das Modell „Honorar nach Aufwand mit einer Deckelung“, Personaler hingegen tendieren zu Fixhonoraren und reinen Erfolgshonoraren.

Transfer: In der Studie zeichnet sich kein bevorzugtes Vergütungsmodell ab. Gerade das Drittelmodell, das in der Branche als State of the Art gilt, scheint zunehmend weniger beliebt zu sein. Generell gilt: Reine Fixhonorare, aber auch eine rein erfolgsorientierte Bezahlung, sind für Unternehmen nicht ratsam. Beide Modelle verleiten den Berater dazu, stärker auf schnelle Abschlüsse und weniger auf die Qualität der Kandidaten zu achten. Langfristig zahlt es sich nicht aus, den Headhunter das Risiko der Stellenbesetzung allein tragen zu lassen. Insbesondere den befragten Geschäftsführern scheint diese Argumentation stimmig – möglicherweise, weil sie selbst stärker mit dem unternehmerischen Risiko konfrontiert sind.

6. Auf ganzheitliche Beratung setzen

Fakt: Mit 84 Prozent erklären die Firmen, dass sie von einem Headhunter bei der Kandidatenpräsentation eine kleine Anzahl gut ausgesuchter Profile erwarten. Mehr als jede vierte erwartet von der Personalberatung aber eine ganzheitliche Beratung – von der Suche über die Beratung in der Auswahl bis hin zur Begleitung im Interviewprozess. Lediglich 26 Prozent der Befragten wollen ausschließlich Kandidatenprofile geliefert bekommen.

Transfer: Es besteht kein Trend zu mehr Masse statt Klasse und die Personalberater werden nicht nur als schnelle Profillieferanten geschätzt. Eine gute Such- und Auswahlpraxis ist ein komplexer Prozess, der Erfahrung, Strategie und Konsequenz erfordert. 

7. KI-Anwendungen richtig nutzen

Fakt: Zum Einsatz von künstlicher Intelligenz erklären 37 Prozent der befragten Personaler, dass entsprechende Anwendungen in Zukunft in der Lage sein werden, die erste Vorauswahl von Kandidaten zu treffen. Entscheider in großen Unternehmen sind deutlich technikgläubiger: Hier kann sich die Hälfte der Befragten vorstellen, dass KI künftig auch für die Definition der gesuchten Eigenschaften genutzt werden kann, 45 Prozent trauen ihnen das fachliche Matching zu. 

Transfer: Wichtig ist, dass KI-Systeme sinnvoll im Suchprozess eingesetzt werden, dann können sie entscheidende Vorteile bringen. Für Unternehmen ist es ratsam, sowohl eigene KI-Kompetenzen aufzubauen als auch mit Beratern zusammenzuarbeiten, die die Vorteile neuer technologischer Instrumente nutzen.