So verbessern Sie Ihr Recruiting mit Whatsapp

Frage an die HR-Werkstatt: Warum sollten sich Unternehmen mit Whatsapp-Recruiting befassen und was ist dabei zu beachten?

Es antwortet: Frank Plümer, Gründer und Inhaber der Agentur PLÜCOM DIGITAL.

Whatsapp ist eines der jüngsten Kinder in der Familie der digitalen Recruiting-Tools und seine Bedeutung für die Personalbeschaffung wächst aktuell schnell. Aus guten Gründen: 82 Prozent aller Bundesbürger sind über die App erreichbar – und das praktisch über alle Altersgruppen hinweg. Zudem gibt es kein digitales Medium, das eine höhere Interaktionsquote aufweist. 98 Prozent der über Whatsapp versendeten Nachrichten werden vom Empfänger geöffnet. Ein Wert, der von E-Mails nicht ansatzweise erreicht wird.

Aufgrund seiner vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten in den Bereichen digitales Recruiting und Employer Branding ist absehbar, dass sich Whatsapp sich zu einer Standardanwendung im Personalbereich entwickeln wird.

Niedrigschwellige Kontaktaufnahme mittels Whatsapp

Whatsapp bietet Unternehmen die Möglichkeit, mit Interessenten und Bewerbern einfach ins Gespräch zu kommen und sie dort anzusprechen, wo sie sich im Schnitt bis zu 3,5 Stunden täglich aufhalten: auf ihrem Smartphone. Die Kontaktaufnahme erfolgt mit Hilfe eines QR-Codes oder einer Mobilnummer, mit der der potenzielle Bewerber den Dialog auf seinem Smartphone eröffnet.

Diese QR-Codes können Arbeitgeber überall dort platzieren, wo Bewerber-Zielgruppen mutmaßlich anzutreffen sind: Zum Beispiel auf der Karriereseite im Internet, in Job-Annoncen sowie in Jobportalen. Aber auch auf Displays auf Jobmessen, im Außenbereich des Unternehmens, auf Firmenfahrzeugen sowie auf dem Schwarzen Brett im Unternehmen.

Die wichtigste Funktion, die Whatsapp in diesem Zusammenhang bietet, ist die direkte Bewerbung ohne Unterlagen. In diesem Rahmen stellt der Arbeitgeber dem Bewerber per Whatsapp automatisiert eine Reihe vorab eingestellter Fragen. Dazu gehören beispielsweise die Abfrage des Namens sowie Fragen zur Qualifikation, zum Background und zu den Wechselgründen.

Bewerbermanagement auf einer Plattform

Passende Kandidaten erhalten idealerweise unmittelbar im Anschluss per Whatsapp oder telefonisch eine Einladung zu einem Erstgespräch. Dort geht es darum, das Unternehmen mit seinen Arbeitgeber-Qualitäten vorzustellen sowie die Bewerber-Qualifikationen systematisch zu erfassen, so dass dem Personaler schließlich eine vollständige digitale Bewerberunterlage vorliegt.

Ist der Bewerber qualifiziert, sollte bereits am Ende des Erstgesprächs die Einladung zur zweiten Runde erfolgen. Benötigt der Arbeitgeber Zeugnisse, Zertifikate oder doch noch einen klassischen Lebenslauf vom Bewerber, empfiehlt es sich, diese erst zum Ende der Vertragsverhandlung einzufordern. Denn insbesondere Kandidaten, die nicht aktiv auf Jobsuche sind und spontan Kontakt aufnehmen, haben ihre Unterlagen in der Regel noch nicht parat. Bei ihnen baut sich erst im Gesprächsverlauf das Commitment auf, diese zusammenzustellen. Unterlagen gleich zu Gesprächsbeginn vorauszusetzen, führt oft zum Rückzug solcher Interessenten.

Auch Absprachen wie Terminvereinbarungen und das weitere Vorgehen bis hin zum Onboarding sollte in diesem Fall per Whatsapp erfolgen, um einen Medienbruch zu vermeiden und die Verbindlichkeit aufrechtzuerhalten, die die Kommunikation per Messenger entstehen lässt. Außerdem schafft dieser Kanal eine besondere Qualität der Kommunikation, da hier kein abstraktes Unternehmen mit einem Bewerber kommuniziert, sondern zwei Personen im direkten Austausch miteinander stehen.

Die Möglichkeit, direkt auf Bewerber und Anfragen zu reagieren, signalisiert Wertschätzung und sorgt für Transparenz. Der Versand von Bildern und Videos verschafft dem Kandidaten einen glaubwürdigen Einblick ins Unternehmen und in die Betriebsatmosphäre, beispielsweise können sich die künftigen Kollegen mit ihren Aufgaben vorstellen. Auf diese Weise entstehen Bindung, Emotionalität und Verbindlichkeit, die heute von hoher Bedeutung sind, wenn es um die Entscheidung für einen neuen Arbeitgeber geht.

Bedienungsfreundliche Unternehmenslösungen

Personaler brauchen nicht ihr persönliches Smartphone zu verwenden, wenn sie Whatsapp für ihre Zwecke nutzen wollen. Der Konzern Meta arbeitet in Europa mit einer Reihe sogenannter Serviceprovider zusammen, die Unternehmen komfortable Zugänge für den Desktop anbieten. Hier können die Dialoge mit diversen Kandidaten von Ansprechpartnern aus der HR-Abteilung bequem gemanagt werden. Ihre zeitliche Erreichbarkeit lässt sich kommunizieren, so dass niemand nach Feierabend chatten muss.

Viele Anbieter gewährleisten vollständige DSGVO-Konformität, so dass auch Datenschutzbeauftragte zustimmen können. Für die technische Einrichtung und Pflege empfiehlt es sich, mit Agenturen zusammenzuarbeiten, die auf Whatsapp-Recruiting spezialisiert sind.

Aufbau eines Talentpools

Eine weitere Option ist der Aufbau einer Bewerber-Community. Arbeitgeber bleiben so in Kontakt mit Kandidaten, die nicht auf Anhieb berücksichtigt wurden, aber zu seinem späteren Zeitpunkt relevant werden können. Solche Kandidaten erhalten per Whatsapp monatliche Updates aus dem Unternehmen und werden eingeladen, sich auf neue Stellenausschreibungen zu bewerben. Die Arbeitgebermarke bleibt so in den Köpfen von Kandidaten, die ohne kostspielige Kampagnen als Bewerber reaktiviert werden können.

Fazit

Whatsapp bietet sich als Tool für niedrigschwelliges Recruiting und dialogorientiertes Arbeitgebermarketing an. Der Messenger zeichnet sich durch seine hohe Verbreitung und Akzeptanz aus sowie durch unübertroffene Öffnungsquoten. Europäische Serviceprovider bieten Unternehmen leicht bedienbare Zugänge und sind in der Regel DSGVO-konform. Darüber hinaus lässt sich Whatsapp auch als universelles Tool für die Mitarbeiterkommunikation nutzen. Hier dient es zum Beispiel der Verbreitung von Nachrichten, Fotos und Videos innerhalb des Unternehmens, ebenso sind Umfragen (etwa Wünsche ans Kantinenteam) oder auch Tippspiele möglich, zum Beispiel zur Fußball-EM.