So gelingt die Wahl des passenden Gehaltsbenchmarking-Anbieters

Jede Benchmarking-Plattform sieht im Pitch perfekt aus – die Daten sind immer wie durch Zauberhand relevant für genau Ihre Rollen und genau Ihre Standorte. Sie unterschreiben den Vertrag. Dann erst kommt die Realität.

Software-Anbieter verkaufen immer eine Vision. Sie als Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen allerdings sind die Person, die sie für den Kontext Ihres Unternehmens zum Laufen bringen muss. Und beim Gehaltsbenchmarking sind die Einsätze besonders hoch: Vergütungsentscheidungen berühren Gehaltskosten, Einstellungsgeschwindigkeit, Retention, Mitarbeitermotivation und zunehmend auch Pay-Equity-Compliance.

Läuft es schief, spüren Sie es im Herzen des Unternehmens: Sie verlieren großartige Kandidatinnen und Kandidaten oder auch High-Performerinnen und -Performer aufgrund besserer Angebote, oder Sie überzahlen und sprengen damit das Gehaltsbudget.

Der Schlüssel liegt darin, den richtigen Anbieter für Ihren Kontext zu finden – nicht den mit der beeindruckendsten Demo. Daher schauen wir auf drei entscheidende Kriterien, die ein Framework ­geben, um es konsistent auf jeden Benchmarking-Anbieter anzuwenden, den Sie evaluieren. So können Sie jeden Verkaufspitch durchschauen und letztendlich die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen.

Kriterium 1: Datenerhebung

Woher kommen die Vergütungsdaten des Anbieters tatsächlich? Dies ist die wichtigste Frage, die Sie jedem Vergütungsdatenanbieter stellen sollten, und zugleich auch die einfachste. Das ist wichtig, weil jeder Benchmark nur so gut ist wie seine Quelle. Und Methoden zur Erhebung von Vergütungsdaten variieren erheblich. Jede birgt unterschiedliche Risiken für Zuverlässigkeit und Relevanz.

Nutzergenerierte oder manuell übermittelte Daten sind die gängigste Erhebungsmethode – und die fehleranfälligste. Ob Mitarbeitende ihre Gehälter auf einer Jobseite selbst melden oder HR-Teams Daten im Rahmen einer Umfrage einreichen – der Prozess führt menschliche Fehler bereits bei der Eingabe ein, und es gibt selten einen robusten Verifizierungsschritt, um diese zu erkennen.

Das Scrapen von Stellenanzeigen, also das automatisierte Auslesen von Daten aus Websites oder Online-Anwendungen, führt zu einem anderen Problem: Die Gehaltsspannen basieren auf Schätzungen, sie haben keinen Kontext zum Unternehmen oder zum Verantwortungsbereich der Rolle, zum dahinterliegenden Senioritätslevel oder zum tatsächlich vereinbarten Gehalt. Das macht einen direkten Vergleich nahezu unmöglich.

Daten, die direkt und automatisch aus HR-Systemen erhoben werden, beseitigen das Problem der manuellen Übermittlung vollständig. Es ist die zuverlässigste verfügbare Erhebungsmethode sowohl für Genauigkeit als auch dafür, Benchmarks das ganze Jahr über mit Marktveränderungen aktuell zu halten. Aber selbst hier variiert die Qualität je nach Anbieter. Deshalb ergibt die Erhebungsmethode allein auch nicht das vollständige Bild.

Fordern Sie Anbieter also auf, konkret zu sein, wie ihre Daten erhoben werden – wenn die Antwort vage ist, ist das bereits ein Signal, dass dieser Anbieter vermutlich nicht der passende ist.

Es ist auch entscheidend zu hinterfragen, wie ­verschiedene Anbieter Datensicherheit und ­Compliance mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) handhaben. Schließlich geht es um ­sensible Vergütungsdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, und Sie brauchen einen Anbieter, dessen Verarbeitungssetup überzeugend gegenüber Ihrem Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat erklärt werden kann.

Kriterium 2: Datenvalidierung

Wie verwandelt der Anbieter Rohdaten in verlässliche Benchmarks? Rohdaten und verlässliche Benchmarks sind nicht dasselbe.

Was zwischen der Erhebung von Vergütungsdaten und der Bereitstellung von Benchmarks passiert, bestimmt, ob Sie den Zahlen, die Sie zur Nutzung bekommen, tatsächlich vertrauen können – und hier werden die Unterschiede zwischen Anbietern am deutlichsten.

Es gibt vier zentrale Punkte, die Sie untersuchen sollten:

1. Benchmark-Aktualität: Talentmärkte bewegen sich schnell. Sie müssen wissen, dass Benchmarks regelmäßig mit den neuesten Daten aktualisiert werden – nicht nur, dass die Daten in Echtzeit erhoben werden, sondern dass diese neuen Daten auch aktiv in veröffentlichte Benchmarks eingearbeitet werden. Dabei stellt sich die Frage: Wie oft werden Benchmarks aktualisiert, und wann wurde dieser Benchmark zuletzt aufgefrischt?

2. Stichprobengröße: Ein Benchmark, der auf zu wenigen Datenpunkten basiert, ist nicht zu­verlässig. Anbieter haben unterschiedliche Schwellenwerte für die Veröffentlichung von Benchmarks, und manche modellieren ­Benchmarks für Rollen oder Standorte, bei denen die zugrunde liegenden Daten dünn sind. Fordern Sie Anbieter auf, ihre Methodik offenzulegen, und stellen Sie sicher, dass Sie die Stichprobengröße für jeden Benchmark sehen können.

3. Statistische Validierung: Die Stichprobengröße allein erzählt nicht die ganze Geschichte über die Zuverlässigkeit von Benchmarks. Tausend unverifizierte, manuell erhobene Datenpunkte mit hoher Varianz sind nicht gleichwertig mit tausend Datenpunkten, die direkt aus HR-Systemen erhoben und von einem Data-Science-Team validiert wurden. Fordern Sie Anbieter auf, ihren Prozess zu erklären, und zwar zur Datenbereinigung, zu Ausreißererkennung und zur Sicherstellung, dass Benchmarks den Markt widerspiegeln und nicht das Rauschen.

4. Vergleichbares Rollen-Mapping: Benchmarks sind nur aussagekräftig, wenn Rollen konsistent gemappt werden. Wenn der Senior Software Engineer eines beitragenden Unternehmens der Software Engineer eines anderen und der Head of Engineering des Anbieters ist, bricht der Vergleich vollständig zusammen. Fragen Sie Anbieter, wie sie konsistentes Rollen- und Level-Mapping sicherstellen und wie sie dabei unterstützen, dass Sie Ihre internen Rollen auf deren Framework mappen.

Das ist auch im Kontext der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wichtig. Unterschiede bei Marktgehältern können helfen, Gehaltsunterschiede innerhalb einer gleichwertigen Kategorie zu begründen – zum Beispiel durch den Nachweis, dass eine bestimmte Einstellung während einer Periode von Arbeitskräftemangel zu einem Marktpremium erfolgte. Aber wenn die verwendeten Benchmarks unzuverlässig, veraltet oder auf falsch klassifizierten Rollen basieren, hält die Begründung nicht stand.

Kriterium 3: Benchmark-Bereitstellung

Werden die Benchmarks tatsächlich für Ihr Unternehmen nutzbar sein?  Das dritte Kriterium dreht sich darum, wie Benchmarks zu Ihnen gelangen und ob Sie sie tatsächlich ohne nennenswerten Aufwand einsetzen können, denn selbst die zuverlässigsten Benchmarks könnten für Ihr Team unbrauchbar sein, wenn sie schlecht bereitgestellt werden.

Daher müssen Sie als Erstes verstehen, wie Sie auf die Daten zugreifen werden. Traditionell wurden Vergütungsbenchmarks per Tabelle weitergegeben. Das erfüllt seinen Zweck, ist aber nicht immer die beste Wahl für jedes Unternehmen – vor allem nicht, wenn Hunderte Zeilen an Benchmarks pro Rolle, Level und Standort erstellt werden, diese durchforstet und manuell mit der Realität der Arbeit der tatsächlichen Mitarbeitenden und der internen Struktur abgeglichen werden müssen.

Der HR-Software-Bereich ist über die Jahre stark gewachsen. Das hat eine große Zahl von Gehaltsbenchmarking-Tools hervorgebracht, die Daten über dedizierte Plattformen statt über Tabellen bereitstellen. Mit integrierten Filtern und Visualisierungen können Sie in diesen Tools den Datensatz genau auf Ihr Unternehmen zuschneiden. Da das Rollen- und Levelmapping während des ­Onboardings erledigt wird, sind die Benchmarks sofort einsatzbereit.

Aber es lohnt sich, genau zu verstehen, was eine Plattform bietet, denn Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit variieren zwischen den ­Anbietern. Ein wichtiger Bereich zur Evaluierung sind Nutzerberechtigungen. Das heißt, es muss die Frage geklärt werden: Können Kolleginnen und Kollegen in den Bereichen Talent oder HR sowie Führungskräfte Zugriff auf dem passenden Level erhalten, ohne dass sie vollen Plattformzugriff benötigen? Wenn es die Möglichkeit für einen Testzugang vor Vertragsabschluss gibt, sollten Sie diese nutzen.

Fazit

Dieses Drei-Schritte-Framework unterstützt dabei, den richtigen Gehaltsbenchmarkinganbieter zu finden. Dabei gibt es keinen universell „besten“ Anbieter. Die richtige Wahl hängt von der Zusammensetzung Ihres Unternehmens ab: den Standorten, den Rollen, der Vergütungsphilosophie und davon, wie das Reward- oder People-Team arbeitet – manche haben stärkere Daten für bestimmte Regionen, andere für spezifische Rollentypen oder Branchen. Zur Entscheidung gehört, herauszufinden, wo jeder Anbieter brilliert, und zu wissen, was die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abdeckt. Die genannten Kriterien können unterstützen, um in jedem Gespräch mit einem Anbieter die wichtigsten Fragen zu stellen und sich nicht von einer Vision blenden zu lassen, sondern die Grundlage für eine fundierte Entscheidung zu treffen.