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Digitales Onboarding erfolgreich umsetzen

Corona war der Booster für die Digitalisierung vieler HR-Prozesse.
Die meisten Unternehmen haben seither ihre Onboarding-Prozesse umgestellt.

Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen
an ihr Onboarding. Sie wünschen sich beispielsweise modulare und zukunftsfähige
Konzepte, eine Kosten- und Zeitersparnis gegenüber bisherigen Ansätzen oder die
schnelle Befähigung der Mitarbeiter*innen in die Arbeit einzusteigen. Manchmal
soll es aber auch alles auf einmal sein. Wir schauen uns daher an, wie man ein
digitales Onboarding spannend und kreativ gestaltet.

Schaffen Sie einen Rahmen

Um bei einem digitalen Onboarding eine möglichst diverse
Zielgruppe anzusprechen, sollte man einen strukturierten Rahmen liefern, der
für alle Teilnehmenden die nötige Führung bietet und dennoch möglichst
individuell ist.

Schaffen Sie einen zentralen Einstiegspunkt. Dieser kann
beispielsweise eine browserbasierte Landing Page sein, die speziell für das
Onboarding erstellt wird oder eine Startseite im Intranet des Unternehmens,
eine Portalseite (im LMS) oder ein interaktives PDF. Wichtig ist, dass die
Mitarbeiter*innen zu Beginn jedes Onboarding Tages auf einen Blick sehen, was
heute ansteht, vergleichbar mit einem modernen Stundenplan. Jeder neue
Mitarbeitende braucht Struktur, daher bietet diese Übersichtsseite den
notwendigen Überblick.

Portalseite mit Stundenplan.
Portalseite mit Stundenplan. Foto: imc

Die Learning Journey

Beginnen Sie jeden Onboarding Tag mit einem virtuellen Kick-Off,
bei dem Agenda und Ziele gemeinsam mit den Trainer*innen festgelegt und
besprochen werden. Hier sollte der Fokus auf dem Social Onboarding liegen. Es
geht darum, die Interaktion unter den Teilnehmenden fördern. Dafür eignet sich beispielsweise
ein spielerisches Warm Up mit Umfragen, Kennenlernspielen oder
Aktivierungsspielen, sogenannten “Energizern”. Warum nicht zu Beginn eine Runde
“Ich packe meinen Koffer…” spielen? Ratsam ist es in jedem Fall eine Meeting
Netiquette zu haben, in der festgehalten wird, dass die Kameras und Mikrofone
während des Kick-Offs anzuschalten sind.

Portrait Eva Lettenbauer.
Eva Lettenbauer, Team Lead Instructional Desgin bei imc AG: Foto: imc

Jetzt kommen die Inhalte: Achten Sie bei der Auswahl der
Lernformate darauf, dass sie auf das Lernziel abgestimmt sind. So entsteht eine
sogenannte “Learning Journey“, bestehend aus einzelnen Learning Nuggets oder Modulen,
wie z.B. Virtual Classrooms, Web-based Trainings, On-The-Job-Challenges, Social
Learning, Quizes etc. Oder wieso nicht bei einer virtuellen Schnitzeljagd den
Neuen die Möglichkeit bieten, das Unternehmen spielerisch kennenzulernen?

“Man sollte aus jedem Format das Beste herausholen und auf
verschiedene Bedarfe und Level eingehen”, sagt Eva Lettenbauer, Team Lead
Instructional Desgin bei imc AG. “Je nach Level können fortgeschrittene
Mitarbeiter*innen auch einfachere Themen überspringen. Je besser das
Baukastensystem ist, desto flexibler lässt es sich auf die individuellen
Ansprüche der Lernenden anpassen.”

Tagesabschluss und Lerntagebuch

Den Tagesabschluss bildet die Abfrage des Onboaring Fortschritts, wie
etwa in einem Online Quiz. Die Teilnehmende erhalten so Feedback über ihren
Lernfortschritt und haben die Möglichkeit, Wissenslücken zu schließen.

Mit dem persönlichen Eintrag im Lerntagebuch beendet der Lerner
seinen Tag. Hierfür kann passend zum zentralen Einstiegspunkt eine Seite im
Intranet, ein Dokument in der Cloud oder ein Formular hinterlegt werden, das
jeder Teilnehmende selbst ausfüllt. Dort werden die wichtigsten Erkenntnisse
aus den Trainings gesammelt. Das persönliche Lerntagebuch wird somit zum
individuellen Nachschlagewerk, in dem man auch nach dem Onboarding immer wieder
Dinge nachschauen kann.

Social Learning digital integrieren

Eine gelungene Onboarding Journey sollte unbedingt auch den
sozialen Aspekt berücksichtigen. Genau hier liegt in der virtuellen Welt die
große Herausforderung. Erschwerend kommt hinzu, dass in einer digitalen Welt
Unternehmenswerte und -ziele den gemeinsamen Nenner der Mitarbeitenden bilden
müssen, da sich ein Zusammenhalt nur schwer entwickeln kann.

Maßnahmen sind hier zum Beispiel eigene MS-Teams Gruppen für neue
Mitarbeitende, die auch in ein Learning Management System (LMS) integriert
werden. Dort können neue Kolleg*innen kollaborativ arbeiten und lernen.

Online Telco.
Team-Meetings funktionieren auch virtuell. Foto: imc

Ermutigen Sie neue Teammitglieder, indem Sie sie mit ihrer
vorhandenen Expertise beitragen lassen (Contribution), etwa mit einem
Impulsvortrag im Teammeeting. Dies funktioniert sowohl analog als auch
virtuell.

Grundsätzlich gilt: Die neuen Teammitglieder müssen sich
willkommen und wertgeschätzt fühlen, nur dann bleiben sie dem Unternehmen treu.
Daher ist ein gut durchdachter Onboarding-Prozess in Zeiten des
Fachkräftemangels ein Muss.

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