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Neues NachweisG und bAV: Aushändigung in Schriftform wird Pflicht!

Seit dem 1. August 2022 kann pro Verstoß ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 Euro verhängt werden. Eine „digitale“ Aushändigung, z.B. per E-Mail, ist dabei nach § 2 NachweisG nicht zulässig. Vielmehr ist die Schriftform vorgeschrieben, also die Übergabe eines Dokuments, das eine eigenhändige Unterschrift trägt. Da die betriebliche Altersversorgung (bAV) sowohl Bestandteil des Arbeitsverhältnisses als auch des Arbeitsentgeltes ist, gelten die Regeln des NachweisG auch hierfür. Dies gilt zumindest dann, wenn es sich um eine arbeitgeberfinanzierte bAV handelt. Ob das neue NachweisG auch auf Entgeltumwandlungsvereinbarungen Anwendung findet, ist derzeit noch umstritten.

Welche Informationspflichten gelten für die arbeitgeberfinanzierte bAV?

Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 NachweisG sind die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts schriftlich niederzulegen. Das NachweisG betrifft somit auch die bAV, die Teil des Arbeitsentgelts ist. Die Informationspflicht im Rahmen der bAV bringt seit dem 1. August 2022 im Hinblick auf die arbeitgeberfinanzierte bAV mit sich, dass den Mitarbeitenden bereits am ersten Tag ihrer Arbeitsleistung die Höhe und Fälligkeit der Versorgungsbeiträge, die Höhe oder die Berechnung der Versorgungsleistungen, die Angabe der abgesicherten Risiken (Tod, Invalidität, Alter), die Voraussetzungen für den Eintritt des Versorgungsfalles sowie der gewählte Durchführungsweg mitzuteilen sind.

Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist durch den Arbeitgeber an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich bekannt zu geben. Für den Zeitpunkt der Aushändigung der Niederschrift über die Höhe des Arbeitsentgeltes ist der Zeitpunkt der Begründung des Arbeitsverhältnisses entscheidend.

Wurde das Arbeitsverhältnis bereits vor dem 1. August 2022 begründet, ist auf Verlangen der Arbeitnehmer die Niederschrift innerhalb von sieben Tagen an sie auszuhändigen. Für Arbeitsverhältnisse, die erst nach dem 1. August 2022 begründet worden sind, gilt, dass Arbeitnehmern die Niederschrift über die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes laut § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 NachweisG spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung mitzuteilen ist.

Gelten die Informationspflichten auch für die Entgeltumwandlung?

Ob die bAV in Form von Entgeltumwandlung ebenfalls unter das NachweisG fällt, ist derzeit noch umstritten. Bisher gingen die Fachwelt wie auch die juristische Literatur davon aus, dass die Entgeltumwandlung unter das NachweisG fällt. Schließlich ist die Entgeltumwandlung „nur“ eine Finanzierungsform der bAV. Allerdings vertritt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im dortigen Schreiben vom 7.7.2022 die Auffassung, dass die Entgeltumwandlung nicht unter das NachweisG fällt.

Das BMAS begründet diese Auffassung damit, dass das Nachweisgesetz zwar die Arbeitgeber verpflichtet, über die Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes zu informieren, nicht aber über die Verwendung. Das Schreiben liefert jedoch keinen Hinweis darauf, wie mit den gesetzlich verpflichtenden beziehungsweise freiwilligen Zuschüssen des Arbeitgebers zur Entgeltumwandlung zu verfahren ist. Da sich die Auffassung des BMAS zudem nicht ohne Weiteres aus dem Gesetz entnehmen lässt, bleibt abzuwarten, wie die Gerichte die Rechtslage beurteilen werden. Vorsorglich dürfte es daher ratsam sein, das NachweisG auch auf die Entgeltumwandlung anzuwenden.

Was ist bei der Durchführung der bAV über einen Versorgungsträger zu beachten?

Wenn die bAV über einen Versorgungsträger durchgeführt wird, sind dessen Name und Anschrift anzugeben, sofern dieser nicht selbst zur Mitteilung der entsprechenden Informationen verpflichtet ist. Eine solche Informationspflicht besteht für Pensionsfonds, Pensionskassen und Direktversicherungen. Für Unterstützungskassen kann die Verpflichtung in den Leistungsplan aufgenommen werden.

Sofern anstatt des Arbeitgebers der Versorgungsträger Name und Anschrift mitteilt, ist keine Originalunterschrift erforderlich, da der Versorgungsträger nicht die Nachweispflicht als Ganzes übernimmt, sondern nur die Information, welche als Niederschrift spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen ist. Beginnt die bAV erst zu einem späteren Zeitpunkt, gilt die kurze Frist für Änderungen, d.h. der Versorgungsträger ist mit Inkrafttreten mitzuteilen.

Welche Besonderheiten gelten bei Bestehen von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen?

Die nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 7, 13 NachweisG notwendigen Angaben zur bAV können durch einen unterschriebenen Verweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ersetzt werden, welche dann aber die Anforderungen des NachweisG vollständig erfüllen müssen. Auch die Angaben zum Versorgungsträger müssen darin ordnungsgemäß erfolgen. Es besteht allerdings die Möglichkeit, dass Name und Anschrift des Versorgungsträgers vorsorglich mit dem Vorbehalt einer späteren Änderung durch den Arbeitgeber in die Betriebsvereinbarung aufgenommen werden.

Inwiefern drohen Bußgelder bei Verstößen gegen das NachweisG?

Der Verstoß gegen das NachweisG wird mit einem Bußgeld geahndet. Hiernach handelt derjenige ordnungswidrig, der entgegen § 2 Abs. 1 S. 2 NachweisG die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß geahndet werden.

Ein Verstoß gegen das NachweisG hat jedoch keine Auswirkungen auf die Gültigkeit von Rechtsakten wie die Erteilung von Versorgungzusagen oder Entgeltumwandlungsvereinbarungen. Die insbesondere formelle Wirksamkeit von Rechtsakten bestimmt sich weiterhin nach den für den jeweiligen Rechtsakt maßgeblichen Bestimmungen. Hierbei können beispielsweise einschlägige, besondere Formvorschriften zu berücksichtigen sein, die sich aus Arbeitsvertrag, Tarifverträgen oder Ähnlichem ergeben.

Info

Was ist zu tun?

Die Änderungen des NachweisG verpflichten Arbeitgeber grundsätzlich nicht zur Erstellung einer Versorgungsordnung, sondern lediglich zur unterzeichneten Angabe der Mindestinhalte. In diesem Zusammenhang ist empfehlenswert, die Aushändigung der entsprechenden Unterlagen stets schriftlich zu dokumentieren.

Zudem ist es ratsam, die Einführung einer Versorgungsordnung zu prüfen, um die bAV-Abwicklung besser zu strukturieren. Sie unterstützt erheblich bei der Umsetzung neuer Gesetze und Regelungen. Insbesondere aufgrund der neuen Bußgeldregelung sollten Arbeitgeber ihre derzeitige Vorgehensweise in Bezug auf das NachweisG überprüfen und ggfs. anpassen. Sofern Arbeitgeber bereits die Voraussetzungen des NachweisG erfüllen, besteht für diese kein weiterer Handlungsbedarf.

von Dirk Murski, Syndikusrechtsanwalt, Recht | Steuern