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So sorgen Personaler für starke Zusammenarbeit

Damit Teamwork auf Distanz funktioniert, ist eine gemeinsame
Remote-Arbeitskultur essenziell. Wie Firmen diese erfolgreich
etablieren, berichtet HR-Expertin Nina Rahn von d.vinci.

Mitarbeiter in einer Videokonferenz
Remote-Work: Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Foto: © shutterstock, fizkes

“Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben”, weiß Nina Rahn, Geschäftsführerin von d.vinci. Aus ihrer Sicht werden Unternehmen ihren Angestellten in Zukunft flexiblere Möglichkeiten bei der Wahl des Arbeitsortes geben. “Die Erfahrung während der Corona-Krise hat gezeigt, dass Remote-Arbeit in vielen Bereichen möglich ist.” Damit Teams auf Dauer erfolgreich über die Distanz zusammenarbeiten, ist eine gemeinsame Remote-Arbeitskultur essenziell.

Die Grundregeln

Sind die Kollegen schon da? Ist jemand gerade ansprechbar oder nicht? Im Büro bekommen Teams diese Dinge nebenbei mit, zuhause nicht. Entsprechend ist es sinnvoll, feste Regeln auszumachen. So kann beispielsweise morgens ein Zeitfenster festgelegt werden, in dem mit der Arbeit begonnen wird. Auch Absprachen wie, dass sich jeder morgens und abends im Gruppenchat meldet, wenn er mit der Arbeit beginnt und aufhört, sind denkbar. Ebenso können Pausen, Telefonate, Besprechungen und konzentrierte Arbeitsphasen kommuniziert werden. So haben alle den Überblick, wer gerade erreichbar ist. “Wichtig ist dabei, den Feierabend der Kollegen zu respektieren. Hat sich jemand verabschiedet, ist er für den Tag nicht mehr erreichbar – auch wenn es technisch möglich wäre”, erklärt Nina Rahn.

Am heimischen Schreibtisch fehlt oft der Einblick in die Arbeit der Kollegen. Tägliche Lageberichte halten alle über die aktuellen Aufgaben auf dem Laufenden. “Am besten legen Sie dafür einen eigenen Chat an. So gehen die einzelnen Tagesberichte nicht in anderen Nachrichten unter”, rät die HR-Expertin.

Der Schlüssel zum Erfolg: Kommunikation

Die kommunikativen Herausforderungen im Remote-Team sind mannigfaltig. Zum einen muss das Team eine gemeinsame schriftliche Sprache finden, damit Aufgabenstellungen und -verteilungen sowie Absprachen allen verständlich sind. “Zum anderen muss ich daran denken, Situationen wie ‚Ich telefoniere gerade‘ explizit zu verbalisieren”, so Rahn. Auch gelte es, den richtigen Kommunikationskanal zu wählen. So eignen sich E-Mails für kurze Absprachen, während Chats für geordnete Gespräche, auch mit mehreren Teilnehmern, das Mittel der Wahl sind. “Ist es dringend, sollte ich hingegen zum Hörer greifen”, rät die Geschäftsführerin. Auf der Tonspur lassen sich Dinge schnell und frei von Missverständnissen klären.

Führungskräfte sollten sich bei der Leitung von Remote-Teams mehr denn je ihrer Fürsorgepflicht bewusst sein. “Vereinbaren Sie regelmäßige Einzelgespräche per Videokonferenz mit Ihren Mitarbeitern. Und ermöglichen Sie von Anfang an die Kommunikation in alle Richtungen – das ermutigt Mitarbeiter bei Problemen frühzeitig auf Sie zuzukommen”, empfiehlt Rahn.

Unterschiedliche Orte, ein Team

Arbeitet das Team remote, ist es verlockend, die Kommunikation auf die Arbeit zu beschränken. “Das verhindert jedoch eine gute Zusammenarbeit, da das Wir-Gefühl auf der Strecke bleibt”, erklärt Nina Rahn. “Wir alle benötigen den zwischenmenschlichen Austausch, um uns wohl zu fühlen. Im Büro nennen wir das ‚Kaffeemaschinen-Gespräche‘, weil sie häufig in der Küche stattfinden.”

Dank der modernen Technologie steht Remote-Teams eine Vielzahl von digitalen Alternativen zur Verfügung. “Vereinbaren Sie doch wöchentlich eine virtuelle Kaffeepause oder ein gemeinsames After Work”, schlägt Rahn vor. Für die alltägliche Teampflege empfiehlt die Geschäftsführerin die Einrichtung von Chat-Gruppen für den Austausch abseits der Arbeit: “Ermutigen Sie Ihr Team, Eindrücke aus ihrem Arbeitsalltag, witzige Videos oder Bilder zu teilen.”

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Damit Teamarbeit auf Distanz funktioniert, müssen sich die Teammitglieder vertrauen. Je besser es dabei mit der Kommunikation klappt, desto leichter fällt das. Zudem kann jeder Einzelne das Vertrauen der anderen gewinnen, indem er verlässlich ist, wenn ihm zum Beispiel Aufgaben übertragen werden. “Das gilt auch für Führungskräfte”, weiß Rahn. “Wenn ein Mitarbeiter mit einer Problemstellung auf Sie zukommt, sichern Sie Ihre Unterstützung zu und geben Sie zum verabredeten Zeitpunkt Rückmeldung.”

“Es gibt kein Patentrezept, mit dem die Zusammenarbeit im Remote-Team auf jeden Fall gelingt. Jedes Team hat andere Bedürfnisse und braucht dementsprechend andere Methoden. Grundregeln, Kommunikation, Wir-Gefühl und Vertrauen sind die Basiszutaten,” resümiert die Geschäftsführerin von d.vinci.