Die Corona-Pandemie hat den Bedarf zum Digitalisierungsgrad in Deutschland erhöht und Unternehmen erkennen die notwendige Beschleunigung. Mitarbeitende sind nun nicht mehr nur an einzelnen Tagen im Homeoffice – das Modell hat sich als langfristige Lösung für Beschäftigte weltweit etabliert. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den Überblick über die erbrachten Arbeitszeiten und -leistungen zu behalten. Nur so kann sichergestellt werden, dass geltende Arbeitszeitgesetze eingehalten werden und alle nötigen Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung vorliegen.
Wunsch nach Flexibilität besteht
Dazu kommt die Herausforderung, die Wünsche der Mitarbeitenden nach mehr Flexibilität und Arbeitszeitautonomie zu berücksichtigen. Der Kienbaum Benefits Survey 2020, bei dem rund 100 Unternehmen aus dem DACH-Raum befragt wurden, zeigt: Über 90 Prozent der Arbeitnehmenden bewerten flexible Arbeitszeiten als wichtig. Führungskräfte stimmen dieser Einschätzung gleichermaßen zu. Auch der flexible Arbeitsort ist für 83 Prozent der Befragten ein wichtiges Merkmal. Vor allem jüngere Generationen, die zukünftig auf den Arbeitsmarkt strömen, sehen Mobilität und Flexibilität als Grundvoraussetzung bei der Wahl des Arbeitgebenden. Damit diese Wünsche umgesetzt werden können, benötigen Unternehmen zunächst einen organisatorischen und strukturellen Rahmen für die Flexibilitätssteigerung. Das fängt bei einer sicheren IT-Infrastruktur an und reicht bis zu verschiedenen Arbeitszeitmodellen sowie den Möglichkeiten, die Arbeitszeiten sicher zu erfassen und zu planen.
Mit digitalen Prozessen zu mehr Sicherheit und Transparenz
Digital bedeutet nicht direkt sicher. Viele Unternehmen – insbesondere KMUs – setzen aufgrund von etablierten Strukturen und einfacher Verfügbarkeit auf Tabellenprogramme oder digitale bzw. gedruckte Dokumente, um die Zeiten der Mitarbeitenden aufzuzeichnen. Bei Arbeitszeiten handelt es sich um personenbezogene Daten, die den Vorgaben der DSGVO unterliegen und sensibel behandelt werden müssen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße leiden diese Methoden zudem an fehlender Praktikabilität und auch das manuelle Antragswesen stößt bei Remote Work an seine Grenzen. Transparenz und eine intuitive Bedienung bleiben auf der Strecke. Dezentrale und flexible Arbeitswelten erfordern modernere Personalprozesse, die für einfache Handhabung und gleichzeitig gesteigerte Sicherheit sorgen. Ebenso müssen Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs zur systematischen und objektiven Zeiterfassung eingehalten werden.
Workforce Management für jede Unternehmensgröße
Die Anforderungen an Softwarelösungen für Personalprozesse unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Für manche Betriebe ist eine reine Zeiterfassung– oder Projektzeiterfassungssoftware ausreichend, andere benötigen eine intelligente Personaleinsatzplanung, ein ausgeklügeltes Qualifikationsmanagement und mehr. Je größer das Unternehmen, desto komplexer sind die Anforderungen an die Workforce Management Software. Die GFOS mbH aus Essen bietet die passende Lösung für jede Unternehmensgröße.
Für kleine und mittelständische Unternehmen können die Stunden mit einer sicheren › mobilen Arbeitszeiterfassung festgehalten werden. Ob bei Kundenterminen, Dienstreisen oder im Homeoffice: Die Zeiten erfassen Mitarbeitende am stationären Terminal, mit einer Webanwendung oder mit einer App – je nach Bedarf des Unternehmens. Ein zusätzliches digitales Antragswesen, Möglichkeiten zur Projektbuchung oder digitalen Dienstplanung können je nach Anforderungen erforderlich sein. Hier müssen Betriebe bei der Wahl des Anbieters darauf achten, dass die Software zum Bedarf passt.
Größere Unternehmen haben oft komplexere Anforderungen an › Workforce Management-Systeme. Industriebetriebe etwa benötigen zur flexiblen und mitarbeiterorientierten Personaleinsatzplanung zuverlässige Lösungen, die Zeitkonten mit Qualifikationen, Personalbedarf, Verfügbarkeiten, tariflichen, gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben abgleichen. Employee Self Services sowie darin enthaltene › Zeiterfassungssysteme, Diensttauschbörsen, Wunschbücher und Schicht-Doodles können zudem helfen, die Wünsche der Fachkräfte zu berücksichtigen, um auch außerhalb von klassischen Büroumgebungen flexible Prozesse zu fördern. Mit der passenden Software können Unternehmen somit unabhängig von ihrer Größe Planungs- und Verwaltungsaufgaben digitalisieren und gleichzeitig die Motivation der Mitarbeitenden durch flexible Arbeitsumgebungen und -zeiten steigern.