Frage an die HR-Werkstatt: Wie können Unternehmen die Zuschusspflicht zur Entgeltumwandlung effizient umsetzen?
Es antworten: Heike Proebstl, Director Retirement und Heiko Gradehandt, Senior Director Retirement, Willis Towers Watson Deutschland
Mit dem am 1.Januar 2018 in Kraft getretenen Gesetz zur Stärkung der Betriebsrente (Betriebs-rentenstärkungsgesetz/BRSG) werden Arbeitgeber verpflichtet, 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterzugeben, soweit sie durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Diese Verpflichtung besteht bereits seit dem 1.Januar 2019 für neu vereinbarte Entgeltumwandlungen und greift ab dem 1.Januar 2022 auch für davor vereinbarte Entgeltumwandlungen. Demzufolge müssen jetzt die Weichen gestellt werden, um zum Jahreswechsel alles geregelt zu haben – zum Beispiel im Abrechnungssystem.
Was bedeutet der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss für den Arbeitgeber?
Sofern eine entsprechende Anpassung des Versicherungsvertrages oder der Entgeltumwandlungsvereinbarung der Mitarbeitenden bisher noch nicht erfolgt ist, muss dies ab dem Jahr 2022 geregelt sein. Dafür ist vom Arbeitgeber die Entscheidung zu treffen, wie der Zuschuss berechnet werden soll und wie dieser den Mitarbeitenden zugutekommt.
Dazu ist zunächst die Ausgangssituation anhand folgender Fragen zu analysieren:
- Wie sind die Rahmenbedingungen der Entgeltumwandlung geregelt (zum Beispiel Einzelzusage, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag)? Dies ist wichtig, um zu prüfen, ob eine Zuschusspflicht besteht und wie Anpassungen erfolgen müssen und können.
- Gibt es in den entsprechenden Vereinbarungen bereits Zuschüsse, die in einem Zusammenhang mit eingesparten Sozialversicherungsbeiträgen stehen? Damit könnte bei entsprechender Klarstellung, die Zuschusspflicht gegebenenfalls als erfüllt eingestuft werden.
- Wie flexibel ist das Gehaltsabrechnungssystem, um die Zuschüsse berechnen zu können?
Welche Berechnungsmethoden gibt es?
- Der Arbeitgeber hat die Wahl zwischen einer sogenannten Spitzabrechnung, bei der sich der Zuschuss exakt auf die Höhe der eingesparten Sozialversicherungsbeiträge, maximal aber auf 15 Prozent der Entgeltumwandlung beläuft oder alternativ der Gewährung eines pauschalen Zuschusses.
- Bei der Spitzabrechnung ist die Höhe des Zuschusses für den Arbeitgeber zwar minimiert, es ist jedoch auch zu beachten, dass diese Vorgehensweise aus administrativer Sicht möglicherweise hohe Kosten verursachen kann. Insbesondere ist hier zu prüfen, was das Gehaltsabrechnungssystem leisten kann.
- Arbeitgeber entscheiden sich daher oftmals für eine pauschale Gestaltung, gewähren dadurch ihren Mitarbeitenden teilweise einen höheren Zuschuss und minimieren ihre Verwaltungsaufwendungen.
Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?
Die Praxis steht hier oftmals vor der Frage der Umsetzbarkeit, insbesondere bei einer Vielzahl an Versicherungsanbietern im Vertragsportfolio; zum Beispiel resultierend aus mitgebrachten Versicherungsverträgen mit unterschiedlichen Anbietern, Tarifen und Tarifgenerationen.
Bei der Gestaltung stehen folgende Fragen an den Anbieter im Vordergrund:
- Ist eine Einzahlung der Zuschüsse in den bestehenden Vertrag möglich?
- Sofern nein: Ermöglicht der Anbieter eine Einzahlung der Zuschüsse in einen neuen Vertrag?
- Sofern nein: Ist die Einzahlung der Zuschüsse bei einem anderen Versicherungsanbieter beziehungsweise auch in einem anderen versicherungsförmigen Durchführungsweg möglich?
Eine Umsetzung im Sinne von „1“ durch Aufstockung der bestehenden Verträge entspricht am ehesten der Intention des Gesetzgebers, könnte aber daran scheitern, dass der Versicherungsanbieter solche Zuzahlungen zum Beispiel wegen des hohen Garantiezinses in den Altverträgen nicht – oder nicht in voller Höhe – zulässt oder der Versicherer generell keine Erhöhungen mehr zulässt (Versicherer im Run-Off).
Der Abschluss eines Neuvertrages im Sinne von „2“ stößt in der Praxis oftmals an Grenzen, zum Beispiel aufgrund bestimmter Mindestbeiträge oder Mindestrenten je Versicherungsvertrag. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand für dann mindestens zwei Versicherungsverträge pro Mitarbeiter ist ebenfalls zu berücksichtigen.
Die Umsetzung von Variante „3“ bei einem neuen Versicherungsanbieter ist eine grundsätzlich denkbare Lösung, jedoch mit rechtlichen Risiken verbunden. Auch hier bleibt die Herausforderung der versicherungstechnischen Umsetzung für Kleinstbeträge und der hohe administrative Aufwand in der Folgezeit.
Theoretisch denkbar wäre für den Gesamtbestand auch eine Kombination aus allen drei Optionen, je nach individueller Situation des einzelnen Vertrages. Davon ist jedoch, nicht zuletzt aus administrativen Gründen, abzuraten. Als alternativer Lösungsansatz kann vereinbart werden, die Entgeltumwandlung zu reduzieren. Wie dies erfolgen kann, wird nachfolgend beschrieben.
Wie kann eine Reduzierung der Entgeltumwandlung in der Praxis umgesetzt werden?
Sofern die vorgestellten Varianten „1“ bis „3“ nicht sinnvoll umsetzbar sind, beziehungsweise der damit verbundene administrative Mehraufwand vermieden werden soll, bleibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, den verpflichtenden Zuschuss des BRSG innerhalb des jeweiligen bestehenden Versicherungsvertrages und der aktuellen Beitragssituation umzusetzen. Dabei wird der Entgeltumwandlungsbetrag vermindert und durch den Arbeitgeberzuschuss auf die ursprüngliche Höhe aufgefüllt. Im Ergebnis wird der Vertrag in seiner Höhe unverändert fortgeführt.
Die Entgeltumwandlung beruht auf einer individuellen Vereinbarung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber. Deswegen muss die Anpassung der jeweiligen Entgeltumwandlungsvereinbarung grundsätzlich ebenfalls auf individueller Ebene erfolgen. Eine Umsetzung zum Beispiel per Betriebsvereinbarung reicht nicht.
In der Praxis werden bisweilen „Widerspruchslösungen“ erwogen, insbesondere bei heterogener Versorgungslandschaft mit einer Vielzahl von Versicherungsverträgen, die von Vorarbeitgebern mitgebracht wurden. Hier würden die Arbeitnehmer individuell über die beabsichtigte neue Beitragsaufteilung informiert und könnten innerhalb einer gewissen Frist widersprechen, wenn sie eine andere Umsetzung des Arbeitgeberzuschusses bevorzugen. Dieser Ansatz kann effizient sein, da die Reduzierung der Entgeltumwandlung häufig dem Interesse des Arbeitnehmers entspricht. Rechtlich gilt allerdings der Grundsatz „Schweigen ist keine Zustimmung“. Arbeitgeber müssen bei der Widerspruchslösung daher einkalkulieren, dass ein Arbeitnehmer die Lösung in Frage stellt, auch wenn er zunächst nicht fristgemäß widersprochen hatte.
Fazit
Eine einfache und allgemeingültige Lösung gibt es leider nicht, denn es müssen jeweils die Ausgangssituation analysiert und die Handlungsoptionen geprüft werden.
Die Option „1“ erfüllt Wortlaut und Intention des Gesetzes, ist jedoch in der Praxis voraussichtlich nur mit erheblichem Aufwand umsetzbar. Bei Option „2“ und „3“ könnte die Umsetzung mit praktischen Hürden verbunden sein. Des Weiteren könnte sich für die weitere Verwaltung ein nicht unerheblicher Mehraufwand ergeben. Zudem ist insbesondere bei Option „3“ nicht geklärt, ob die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
Die Reduzierung der aktuellen Entgeltumwandlung mit der entsprechenden Kompensation durch den Arbeitgeberzuschuss entspricht nicht dem direkten Wortlaut des Gesetzes, scheint jedoch in vielen Fällen der einzige Weg zu sein, der einerseits den gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss erfüllt und andererseits praktikabel und weitestgehend einheitlich beim Arbeitgeber umgesetzt werden kann, ohne einen unangemessenen Verwaltungsaufwand zu generieren.
Wie können sich Arbeitgeber für die Zukunft das Leben leichter machen?
Das Angebot einer Entgeltumwandlung wird von Mitarbeitenden geschätzt, mit attraktiven Zuschüssen des Arbeitgebers umso mehr. Das Ganze sollte aus Sicht der Arbeitgeber vernünftig und „schlank“ verwaltet werden. Deshalb ist jetzt sicherlich auch ein guter Zeitpunkt, anstelle einer gegebenenfalls freien Anbieterauswahl durch die Mitarbeitenden, unter anderem auch aus mitgebrachten Verträgen, über eine einheitliche Lösung für alle zukünftigen Entgeltumwandlungen nachzudenken. So sparen sich Arbeitgeber administrativen Aufwand und Kosten ein und Mitarbeitende können von kollektiven Versicherungskonditionen profitieren.