Wie weit sind Unternehmen bei der Entgelttransparenz?

Die Uhr tickt: Mit der EU-Entgelttransparenz­richt­linie kommen ab 2026 konkrete Pflichten bezüglich der Vergütung auf Unternehmen zu. Viele Organisationen fragen sich, ob sie ausreichend darauf vorbereitet sind. Während einige bereits an strukturierten Gehaltsanalysen arbeiten, stehen andere noch ganz am Anfang. Doch eines ist klar: Wer jetzt nicht handelt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch einen erheblichen Reputationsverlust, da der Grad an Transparenz mit der Richtlinie erheblich steigt.

Um ein realistisches Bild vom aktuellen Stand in der Unternehmenslandschaft zu gewinnen, haben wir im März 2025 einen Equal Pay Readiness Check gestartet. Über 230 Unternehmen haben bisher teilgenommen – vom Mittelständler bis zum Großkonzern.

Die Auswertung zeigt: Drei typische Reifegrade kristallisieren sich heraus, jeweils verbunden mit spezifischen Herausforderungen und Entwicklungsbedarfen. Im Folgenden lernen Sie diese Typologien kennen. Sie erfahren, welche konkreten Absprungpunkte typisch sind, und erhalten praxisnahe Tipps, wie die nächsten Schritte – je nach Typologie – in Ihrem Unternehmen aussehen können.

Abwartende Optimisten

Für diese Gruppe gilt: Eine konkrete Strategie zur Erreichung von Entgeltgleichheit? Fehlanzeige! Analysen? Erst, wenn es sein muss. Etwa ein Viertel der Unternehmen setzt derzeit eher auf Abwarten und plant noch nicht, eine Strategie zu entwickeln, um die Anforderungen der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz umzusetzen. Hinter dieser Einstellung kann Ressourcenknappheit stehen, aber auch eine abwartende Haltung, bis die EU-Richtlinie in nationales Recht überführt wurde.

Die Gefahr: Reputationsrisiken und mögliche Bußgelder werden unterschätzt. Ebenso der Aufwand, alle Anforderungen und Auswertungen in letzter Minute aufholen zu müssen. Vor allem mit kleinen Quick Wins, etwa der Erstellung einer ersten Datenbasis oder der Überprüfung eigener Prozesse, lässt sich für diese Unternehmen bereits jetzt schnell Boden gutmachen.

Grundsätzlich empfehlen wir: Warten Sie nicht zu lange. Denn bereits ab Juni 2026 müssen Unternehmen ihrer Informations- und Auskunftspflicht nachkommen. Als Minimalanforderung bedeutet dies, dass

• das Vergütungssystem für Arbeitnehmende in leicht zugänglicher Weise dokumentiert werden muss, was eine kommunizierbare Vergütungssystematik voraussetzt. Konkret geht es dabei um die Kriterien für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und -entwicklung (Artikel 6 Absatz 1 Richtlinie (EU) 2023/970);
• Auskunftsanfragen von Arbeitnehmenden binnen zwei Monaten beantwortet werden müssen. Konkret haben Arbeitnehmende das Recht, Auskünfte über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen zu verlangen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Gruppen von Arbeitnehmenden, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten (Artikel 7 ­Absatz 1 Richtlinie (EU) 2023/970).

Number Cruncher: Zahlen top, der Rest folgt

Die zweite Kategorie von Unternehmen hat bereits einen zentralen Grundpfeiler für Entgelttransparenz etabliert, nämlich den Zugang zu aktuellen und strukturierten Gehaltsdaten. Diese solide Datengrundlage ermöglicht es, schnell auf neue gesetzliche Anforderungen zu reagieren, zum Beispiel in Bezug auf Auskunftsansprüche oder Reportingpflichten.

Unsere Projektpraxis zeigt, dass die Datenbasis zu Beginn oftmals nicht ganz so gut aufgestellt ist wie zunächst angenommen. Es zeigt sich aber auch, dass Unternehmen die erforderliche Daten­grundlage mit ein paar Tipps schnell und pragmatisch zusammentragen können. Darüber hinaus sollten sie ­neben den Gehaltsdaten noch weitere vorberei­tende ­Maßnahmen beachten, allen voran die De­finition von Gruppen gleichwertiger Arbeit. Unternehmen der Kategorie Number Cruncher sehen sich in ­diesem Bereich vergleichsweise gut aufgestellt.

Auch wenn eine solide Datenlage eine gute Ausgangsbasis darstellt, zeigt sich in unserer Beratungspraxis immer wieder: Der Teufel steckt im Detail. Häufig merken Unternehmen erst bei der gezielten Vorbereitung, dass beispielsweise der AT-Bereich nicht richtlinienkonform aufgestellt ist oder dass die genaue Handhabung verschiedener Legal-Einheiten und Tarifverträge Fragen aufwirft. Zudem fällt uns immer wieder auf, dass Bewertungskriterien für gleichwertige Arbeit nicht richt­linienkonform sind. Das liegt daran, dass in der Regel die Kriterien Arbeitsbedingungen und Belastungen nicht abgedeckt sind.

Die Equal-Pay-Profis sind vorbereitet

Bisher am besten aufgestellt sind die Unternehmen der dritten Kategorie, die Equal-Pay-Profis. Sie haben bereits notwendige Voraussetzungen in der Schublade: Erste Strategien haben sie skizziert, notwendige Daten liegen ihnen vor, und auch weiter­gehende ­Aspekte haben sie im Blick. So setzen Unternehmen dieses Clusters auf gut dokumentierte und transparente Prozesse, um Auskunftsansprüche schnell und professionell bedienen zu können.

Diese Unternehmen haben zudem, anders als Unternehmen der anderen Typen, die Einbindung der Arbeitnehmervertretung bereits auf dem Schirm. Auch die Adressierung der Informa­tionspflicht ist in dieser Gruppe am weitesten fortgeschritten: ­Eine Vielzahl der Unternehmen gibt an, bereits über ­einen klaren Prozess zur Gehaltsfest­legung zu verfügen.
Dennoch gilt es auch hier, genau hinzuschauen und den Prozess im Hinblick auf die konkreten Anforderungen aus der EU-Entgelttransparenzricht­linie zu prüfen. Denn die Frage ist nicht nur, ob ein Prozess existiert, sondern wie belastbar und objektiv er ist. Auch für Unternehmen dieser Typologie existieren einige Fallstricke. Die Datengrundlage sollte genau auf die Anforderungen der Richtlinie hin geprüft werden. Und vor allem sollte anhand erster Analysen die Umsetzungsstrategie inklusive des Zeitplans beschlossen werden. Hier zeigen die Daten sowie unsere Praxiserfahrung: Auch wenn sich Unternehmen bereits mit dem Thema beschäftigt haben, sind die meisten von ihnen noch nicht vollständig vorbereitet.

Fazit: Der nächste Schritt zählt

Ob Sie zu den abwartenden Optimisten, zu den Number Crunchern oder zu den planstarken Equal-Pay-Profis gehören: Jeder Typ hat spezifische Schritte vor sich liegen. Wer ganz am Anfang steht, legt mit einer sauberen Datenerhebung und einem Quick Check den Grundstein für alles Weitere. Daten­profis profitieren davon, dass sie die nächsten Schritte mit Blick auf ihre Vergütungswerkzeuge konkret planen. So wird aus vorhandenen Zahlen eine Erfüllung der Equal-Pay-Richtlinie. Equal-Pay-Profis schließlich können mit der Durchführung einer Pay-Gap-­Analyse eine erste Standortbestimmung durchführen und darauf aufbauend ihre Strategie zum Umgang mit der Richtlinie formulieren und in die Tat umsetzen.

In jedem Fall gilt: Je früher Sie sicher sein können, den Anforderungen der Richtlinie zu entsprechen, desto weniger kommen Sie in Zeitnot. Zudem können Sie durch die Maßnahmen Fairness sichtbar machen und Talente langfristig an Ihr Unternehmen binden.