Durch die Nutzung Künstlicher Intelligenz wird am Arbeitsplatz Zeit gespart. Laut einer aktuellen Indeed-Studie, gewinnen knapp 40 Prozent der Beschäftigten ein bis drei Stunden pro Woche. Jeder Vierte sogar mehr als drei Stunden. Das ist zwar nicht so viel gesparte Zeit, wie sich Arbeitsmarktexpertinnen und -experten von der KI versprechen, aber immerhin ein Mehr an Stunden, mit denen die Produktivität erhöht werden könnte.
Dafür müssen die Mitarbeitenden die freigewordenen Stunden allerdings für den Arbeitgeber sinnvoll nutzen. Und das tun sie nicht immer. Was sie mit dieser Zeit machen, hängt unter anderem davon ab, wie der Umgang mit KI grundsätzlich im Unternehmen ist. Sehen Vorgesetzte den KI-Einsatz am Arbeitsplatz kritisch, steigt offenbar die Neigung, die gewonnene Zeit heimlich für private Zwecke zu nutzen. Auch schweigen sie laut Erkenntnissen der Indeed-Studie häufiger auf der Arbeit darüber, dass sie überhaupt KI-Tools nutzen.
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Die Indeed-Umfrage
Wie viel Arbeitszeit erspart die Nutzung von generativer KI insbesondere bei Bürotätigkeiten? Diese Frage steht im Mittelpunkt einer Umfrage der Jobseite Indeed. Die Umfrageergebnisse zeigen: Arbeitskräfte in Deutschland, die KI nutzen, gewinnen nur wenig Zeit. Demnach sparen rund 75 Prozent der Erwerbstätigen drei oder weniger Stunden pro Woche durch den Einsatz von KI. 17,6 Prozent der Erwerbstätigen gewinnen wöchentlich zwischen drei und sechs Stunden; bei acht Prozent sind es mehr als sechs Stunden.
Vor allem in Unternehmen, in denen eine offene KI-Kultur fehlt, sind die Werte eher niedrig. Wo hingegen der Austausch und Umgang mit KI gefördert wird, sind laut der Umfrage schon höhere Zeitgewinne möglich. Für die Umfrage befragte das Marktforschungsinstitut Appinio im Auftrag von Indeed insgesamt 501 Personen in Deutschland, die KI bei ihrer Arbeit nutzen.
Was sagt das Arbeitsrecht zu diesem Vorgehen und welche Regeln gelten für die Nutzung von KI am Arbeitsplatz? Wir haben Dr. Philipp Byers gefragt, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner im Münchner Büro von Dentons.
Personalwirtschaft: Herr Dr. Byers, wie ist es arbeitsrechtlich zu beurteilen, wenn Mitarbeitende ohne Wissen des Unternehmens KI-Tools bei ihrer Arbeit einsetzen?
Dr. Philipp Byers: In Unternehmen ohne Betriebsrat gilt das arbeitgeberseitige Direktionsrecht uneingeschränkt – der Arbeitgeber kann bestimmen, zu welcher Zeit und auf welche Art und Weise die Tätigkeit erbracht werden soll. Darunter fällt auch die Einbeziehung oder die Zuhilfenahme von Betriebsmitteln, worunter auch die KI-Nutzung fallen kann. Entsprechend kann der Arbeitgeber durchaus anordnen, dass Mitarbeitende KI nicht einsetzen dürfen, sondern ihre Arbeitsleistung aufgrund eigener Denkprozesse erbringen.
Wie genau kann der Arbeitgeber das anordnen?
Er kann die Nutzung von KI entweder verbieten oder Spielregeln festlegen, wie KI bei der Arbeitserbringung eingesetzt und genutzt werden darf. Existiert im Unternehmen dagegen ein Betriebsrat, dann kann der Arbeitgeber zwar die Nutzung von KI alleine verbieten. Will das Unternehmen aber den Einsatz von KI unter Beachtung bestimmter Spielregeln erlauben, ist der Betriebsrat im Rahmen seiner Mitbestimmungsrechte zu beteiligen.
Was kann Gegenstand solcher KI-Spielregeln sein?
Ich gebe Ihnen ein paar Beispiele: Dürfen sensible Geschäftsinformationen in die KI eingegeben werden oder nicht? Müssen Mitarbeitende selbst highlighten, was die KI erbracht hat und was die eigene Leistung ist? Solche Aspekte kann der Arbeitgeber – solange es keinen Betriebsrat gibt – einseitig festlegen.
Was gilt, denn, wenn der Arbeitgeber keinerlei KI-Spielregeln festgelegt hat?
Wir empfehlen klare Regeln, wann und unter welchen Voraussetzungen man KI am Arbeitsplatz nutzen kann. Damit lassen sich viele Streitfragen vermeiden. Sagt ein Arbeitgeber aber nichts dazu, kann er aus meiner Sicht grundsätzlich davon ausgehen, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Arbeitsleistung mit der eigenen Denkleistung oder den eigenen Arbeitsvorgängen selbst erbringt. Zumindest kann er erwarten, dass der Mitarbeitende ihn vorher fragt, ob er KI einsetzen darf oder nicht.
Welche Konsequenzen kann es haben, wenn Beschäftigte ohne Erlaubnis KI nutzen und dabei erwischt werden?
Die unerlaubte KI-Nutzung hat verschiedene arbeitsrechtliche Aspekte. Nutzt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ein betriebliches Kommunikationsmittel des Arbeitgebers, also das Notebook oder den Rechner und den Internetzugang des Arbeitgebers, um auf ChatGPT oder auf andere KI Tools zuzugreifen, verstößt er oder sie gegen den ordnungsgemäßen Umgang mit dem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Betriebsmittel.
Was droht der entsprechenden Person dann?
Ihr Verhalten kann der Arbeitgeber im erstmaligen Fall mit einer Abmahnung sanktionieren. Sollte der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin trotz Abmahnung beharrlich weitermachen, kommt sogar unter Umständen eine fristlose Kündigung in Betracht.
Und wenn die Beschäftigten mit ihren eigenen Geräten KI-Tools nutzen?
Dann kann der Arbeitgeber immer noch sagen, dass er nicht weiß, worin die Arbeitsleistung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin besteht und aus welchen Quellen das Arbeitsergebnis stammt. Es kann ja relevant sein, aus welchen Quellen Informationen stammen, wenn das Resultat der Arbeitsleistung im Zweifel sogar eine Falschberatung für einen Kunden darstellen kann und damit ein Haftungsfall begründet wird. In einem solchen Fall wurde eine nicht arbeitsvertragskonforme Arbeitsleistung erbracht. Auch hier kann der Arbeitgeber im erstmaligen Fall eine Abmahnung aussprechen.
Sie wollen mehr über das Thema Künstliche Intelligenz und deren Nutzung im HR-Bereich erfahren?
Dann schauen Sie doch einmal in unser Dossier zum Thema. Dort stellen wir für Sie kontinuierlich aktuelle Berichte, Analysen, Deep-Dives und Tools für den Einsatz von KI im HR-Alltag zusammen.
Sind weitere Sanktionen möglich, wenn die Verstöße gravierender sind?
Geben Mitarbeitende sensible Geschäftsinformationen und/oder personenbezogene Daten von Kollegen oder Geschäftspartnerinnen in ein KI-Tool ein, können sie damit gegen das Geschäftsgeheimnisgesetz und auch gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen. So etwas kann, je nach Einzelfall, einen gravierenden Pflichtverstoß darstellen, der unter Umständen sogar ohne Abmahnung eine fristlose Kündigung rechtfertigt.
Viele Beschäftigte nutzen offenbar Zeitgewinne durch KI heimlich für private Zwecke. Wie ist das einzuordnen?
Es ist definitiv die Pflicht der Mitarbeitenden, solche Zeitgewinne ihrem Arbeitgeber zu berichten. Im Regelfall schuldet der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dem Arbeitgeber die Erbringung einer vertraglich konkret festgelegten Arbeitszeit, für die er bezahlt wird. Setzt der Mitarbeitende nun KI ein und kann in der halben Zeit seine Aufgaben erledigen, darf er sich in der übrigen Zeit nicht auf die Couch legen oder Sport machen oder sonstige Freizeitaktivitäten betreiben.
Warum?
Knallhart gesagt stellt das einen Arbeitszeitbetrug dar, der mit einer Abmahnung oder in schweren Fällen auch mit einer fristlosen Kündigung sanktioniert werden kann. Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin wird ja nicht dafür bezahlt, dass er oder sie ein bestimmtes Arbeitsergebnis erbringt. Er oder sie wird grundsätzlich dafür bezahlt, dass er oder sie die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitszeit erbringt.
Müssen Beschäftigte also Bescheid sagen, wenn sie dank KI ihre Aufgaben schneller erledigen?
Ja, sie müssen anzeigen, dass sie ihren Auftrag erfüllt haben, und nach neuen Aufgaben fragen, damit sie ihre geschuldete Arbeitszeit ableisten können.
Wie können Arbeitgeber feststellen, ob jemand tatsächlich während der Arbeitszeit seiner vertraglich vereinbarten Tätigkeit nachgeht?
Das Thema zeigt sich vor allem im Homeoffice. Technisch wäre es zwar machbar, zu überwachen, ob die Beschäftigten am Computer arbeiten – allerdings sind solche Überwachungstools in Deutschland im absoluten Regelfall nicht rechtskonform. Anders sieht es aus, wenn man im Büro beim Vorbeilaufen sehen kann, dass jemand ständig private Webseiten anschaut oder etwa Computerspiele spielt. Auch das kann zu einer Abmahnung oder im Wiederholungsfall zu einer Kündigung führen.
Was empfehlen Sie Arbeitgebern im Hinblick auf den Umgang mit KI-Tools?
Dem Phänomen KI kann sich keiner mehr entziehen. Deswegen sollte man versuchen, KI zielorientiert, praktisch und gewinnbringend für alle Beteiligten im Unternehmen einzusetzen. Dafür ist es wichtig, dass Arbeitgeber und Mitarbeitende Spielregeln vereinbaren, wie KI genutzt werden darf – und was nicht gemacht werden darf.
Was sollte noch geklärt werden?
Es muss auch geklärt sein, dass Mitarbeitende immer, egal bei welchem Einsatz von KI, Plausibilitäts- und Qualitätschecks der Arbeitsergebnisse machen müssen, damit man Haftungsfehler und fehlerhafte Ergebnisse vermeidet. Die KI ist definitiv nicht unfehlbar, sodass eine menschliche Kontrolle immer notwendig ist. Weiterhin sollte klar geregelt sein, welche Informationen in ein KI-Tool eingegeben werden dürfen.
Welche Überlegungen sollte man hier machen?
Sind sensible Geschäftsinformationen oder personenbezogene Daten zu Kollegen und Geschäftspartnern tabu oder dürfen solche Angaben beispielsweise in ein nach außen besonders geschütztes Unternehmens-KI-Tool eingegeben werden? Diese Frage gilt es zu beantworten.
KI-Nutzung im Arbeitskontext erfolgt nicht im rechtsfreien Raum. Welche Aspekte sollten Arbeitgeber auf dem Schirm haben?
Die KI-Verordnung der EU. Der EU-AI-Act, schreibt unter anderem vor, dass Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass bei Einsatz von KI am Arbeitsplatz, das entsprechende Personal besonders geschult werden muss. Zu einer solchen Schulung gehören eben auch klare Spielregeln für den KI-Einsatz. Weiter schreibt der EU-AI-Act vor, dass bei dem Einsatz von KI-Tools eine Risikoklassifizierung stattzufinden hat.
Was genau zieht diese Klassifizierung mit sich?
Von der Risikoklassifizierung hängt ab, ob und in welchem Umfang das KI-Tool im Unternehmen eingesetzt werden darf. Eine solche Risikoklassifizierung sollte der Arbeitgeber frühzeitig – unter anderem unter Einbindung des Datenschutzbeauftragten und externer Berater – durchführen. Im Übrigen droht bei einem Verstoß gegen die KI-Verordnung dem Arbeitgeber auch ein erhebliches Bußgeld.
Christina Petrick-Löhr betreut das Magazinressort Talent & Learning sowie die Berichterstattung zur Aus- und Weiterbildung. Zudem ist sie verantwortlich für die redaktionelle Planung verschiedener Sonderpublikationen der Personalwirtschaft sowie den Deutschen Personalwirtschaftspreis.
