Entgelttransparenz in der Praxis: Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Die 2023 vom Europäischen Parlament verabschiedete Richtlinie 2023/970 zur „Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen“ hat zum Ziel, geschlechterbedingte Lohndiskriminierung von Frauen zu bekämpfen. Sie verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber gleichermaßen.

Die zentralen Pflichten sind:

• Unternehmen müssen Arbeitnehmenden auf Verlangen Auskunft über die durchschnittlichen Entgelthöhen erteilen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Beschäftigte, die gleiche oder gleichwertige ­Tätigkeiten ausüben.
• Je nach Mitarbeiterzahl müssen Unternehmen einen Bericht zum Entgeltgefälle im Unternehmen (Gender-Pay-Gap) offenlegen.
• Zudem müssen Unternehmen eine gemein­same Entgelt­bewertung mit der Arbeitnehmer­vertretung durchführen, wenn in einer Gruppe von Mitarbeitenden, die die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, ein ­geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle (Gender-Pay-Gap) von mehr als fünf Prozent festgestellt wird.

Die Richtlinie wurde bislang noch nicht in deutsches Recht umgesetzt. Die Bundesministerin für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Karin Prien – auch zuständig für Gleichstellung –, hat zu diesem Zweck die „Kommission zur bürokratiearmen ­Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie“ ein­gesetzt. Dies hatte der Koalitionsvertrag vor­gesehen. Die Kommission soll bis Ende Oktober 2025 einen ­entsprechenden Vorschlag für die Umsetzung der Richtlinie vorlegen. Anschließend soll zeitnah das Gesetzgebungsverfahren eingeleitet werden. Ziel ist, die durch die Richtlinie vorgeschriebene Um­setzungsfrist bis zum 7. Juni 2026 einzuhalten.

Viele Unternehmen haben bereits mit den Vorbereitungen auf die neue Gesetzeslage begonnen und warten nicht darauf, dass das Gesetzgebungsverfahren abgeschlossen ist. Ihre Vorbereitungen bestehen vor allem ­darin, (Vergütungs-)Daten zu sammeln, die Definition von Arbeitnehmergruppen zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen sowie Gender-Pay-Gaps in den Mitarbeitendengruppen zu berechnen. Dabei sehen sich Unternehmen gleich mit mehreren Unklarheiten in der Richtlinie konfrontiert. Dies erschwert die Vorbereitungen.

Individueller Auskunftsanspruch

Für die Mitarbeitenden ist vor allem der individuelle Auskunftsanspruch der EU-Richtlinie von Bedeutung. Diesen können sie grundsätzlich ab dem ersten Tag in Anspruch nehmen, an dem die Richtlinie in natio­nales Recht umgesetzt wird. Für Unternehmen ist dieser Anspruch somit noch vor dem Bericht über den Gender-Pay-Gap relevant.

Unternehmen sollen gehaltsrelevante Entscheidungen dokumentieren. So kommen sie nicht in Erklärungsnot, wenn es ein Gender-Pay-Gap gibt.

Auf welchen Zeitraum sich der Auskunfts­anspruch bezieht, ist zurzeit unklar. Die Richtlinie spricht von Bruttojahresentgelt, das sich nach allgemeinem Verständnis auf ein Kalenderjahr bezieht. Auch das aktuelle deutsche Entgelttransparenz­gesetz (EntgTranspG), das Arbeitnehmern seit 2017 einen individuellen Auskunftsanspruch einräumt – wenn auch unter anderen Voraussetzungen als die Richtlinie –, gibt vor, dass sich der Auskunfts­anspruch auf das vorige Kalenderjahr bezieht.

Es ist allerdings auch eine andere Deutung oder nationale Umsetzung denkbar, etwa, dass sich der Auskunftszeitraum am Geschäftsjahr orientiert oder jeweils die letzten zwölf Monate vor dem Auskunftsverlangen ausschlaggebend sind. Insbesondere für Unternehmen, deren Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, wäre eine Orientierung am Geschäftsjahr wünschenswert, denn dies würde insbesondere die Erfassung variabler Vergütungsbestandteile erleichtern.

Auch eine unterjährige Beförderung ist eine Herausforderung, da diese in der Regel nicht nur mit einem höheren Gehalt, sondern auch mit anderen Tätigkeiten einhergeht. Dabei stellt sich die Frage, welche Vergleichsgruppe relevant ist: die vor oder die nach der Beförderung? Der Gesetzgeber könnte für solche Fälle vorsehen, dass sich das Auskunftsrecht auf beide Datensätze erstreckt, damit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowohl vergangene als auch aktuelle Diskriminierungen nachvollziehen können.

Sobald der auskunftsrelevante Zeitraum feststeht, stellt sich eine weitere Frage, nämlich, über welche Vergütung das Unternehmen Auskunft geben muss: Geht es um die Vergütung, die im Auskunftszeitraum tatsächlich ausgezahlt wurde („Zuflussprinzip“), oder um diejenige, die für den Auskunftszeitraum gezahlt wird? Bezogen auf das Grundgehalt ergeben sich hierbei keine Besonderheiten. Boni werden jedoch in der Regel für ein Jahr jeweils im Folgejahr ausgezahlt.

Diese Thematik ergibt sich analog bei der Berichterstattung nach § 162 Aktiengesetz (AktG) über die Vergütungen von Vorständen börsennotierter Aktiengesellschaften. Aufgrund einer Auslegungshilfe „Fragen und Antworten: Erstellung eines Vergütungs­berichts“, die das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) im Dezember 2021 vorgelegt hat, hat sich eine ­Berichterstattung „für das Jahr“ als Marktstandard etabliert, ohne dass eine Berichterstattung nach dem „Zuflussprinzip“ ausgeschlossen wird. Es ist noch offen, ob auch beim künftigen Entgelttransparenzgesetz diese Dualität möglich sein wird.

Unternehmen stehen zudem vor der Entscheidung, ob sie über die verpflichtenden Angaben hinaus freiwillig zusätzliche Informationen bereitstellen möchten. Beispielsweise könnten sie die Stellenbewertung erläutern oder erklären, wie sich die Vergütung zusammensetzt. Dies kann Mitarbeitenden dabei helfen, die Vergütungen besser einzuordnen. Zudem kann es Vertrauen schaffen.

Auch die organisatorische Umsetzung des Auskunftsprozesses wirft Fragen auf. Wer erstellt die Informationen? Wer kommuniziert sie? Wenn die Personalabteilung die Auskünfte zentral bearbeitet, kann dies zu erheblichem Mehraufwand führen. Werden Führungskräfte eingebunden, müssen diese über ausreichendes Wissen zur Vergütungsstruktur verfügen, um die Informationen kompetent vermitteln zu können. Somit erfordert die Vorbereitung auf die Erfüllung des Auskunftsanspruchs auch, dass Unternehmen einen stringenten Prozess erarbeiten.

Bericht über den Gender-Pay-Gap

Ein weiterer zentraler Bestandteil der Richtlinie ist, dass Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden verpflichtet sind, Bericht über die Lohnlücke zwischen Frauen und Männern zu erstatten. Zunächst stellt sich dabei die Frage, wie gleiche oder gleichwertige Arbeit definiert wird. Eine objektive, geschlechtsneutrale Funktionsbewertung ist unerlässlich. Doch auch danach bleibt die Herausforderung bestehen, sinnvolle Vergleichsgruppen zu bilden, beispielsweise nach „Job Family“ oder „Grade“.

Während homogene und damit möglicherweise kleine Gruppen zu geringeren Gender-Pay-Gaps führen mögen, ist die statistische Auswertbarkeit der Vergütungen bei zu kleinen Gruppen nicht mehr gegeben. Daher sollten Unternehmen auf eine ausreichende Gruppengröße achten und gegebenenfalls auch Vergleichsgruppen über mehrere Legaleinheiten bilden, solange diese einheitliche Vergütungs­regeln anwenden (etwa Konzernbetriebsvereinbarungen oder konzernweite Tarifverträge).

Für die Analyse selbst ist eine klare Definition der einbezogenen Vergütungsbestandteile erforderlich. Neben dem Grundgehalt sind Boni, mehrjährige variable Vergütungsbestandteile, die betriebliche Altersversorgung und weitere Benefits relevant. Für die Berechnung bereinigter Gender-Pay-Gaps müssen zudem Faktoren wie Berufserfahrung, Ausbildung und Betriebszugehörigkeit berücksichtigt werden. Diese Daten müssen Unternehmen erheben und konsolidieren, was insbesondere bei historisch gewachsenen Systemen herausfordernd sein kann.

Gemeinsame Entgeltbewertung

Stellen Unternehmen einen Gender-Pay-Gap von über fünf Prozent in einer Gruppe von Arbeitnehmenden fest, der nicht objektiv erklärbar ist, sieht die Richtlinie eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmendenvertretung vor. Auch hier stellen sich praktische Fragen: Wie genau läuft dieser Prozess ab? Wer ist Ansprechpartner: Gewerkschaft oder Betriebsrat? Wie soll vorgegangen werden, wenn das Unternehmen weder einen Haustarifvertrag geschlossen noch durch einen Arbeitgeber­verband an einen Tarifvertrag gebunden ist und kein Betriebsrat besteht? Wie werden die Ergebnisse in konkrete Maßnahmen überführt? Außerdem ist ­bislang ungeklärt: Bedingt ein Entgeltgefälle von über fünf Prozent eine Entgeltbewertung für alle Gruppen beim Unternehmen oder nur für die ­Gruppe, in der ein solches Gefälle festgestellt wurde?

Der Wortlaut der Richtlinie hierzu ist weit gefasst. Dem Wortlaut nach ist Ersteres zumindest möglich. Sinnvoll könnte es allerdings sein, die gemeinsame Entgeltbewertung auf eben diejenigen Gruppen zu beschränken, die die Entgeltbewertung ausgelöst haben. Grundsätzlich ist zu bedenken, dass jede gemeinsame Entgeltbewertung aufwendig und zeit­intensiv ist und möglicherweise der betrieblichen Mitbestimmung unterliegt. Das gilt unabhängig davon, ob sie für einzelne Gruppen oder das gesamte Unternehmen durchgeführt wird. Unternehmen sollten daher prüfen, ob sie ein mögliches Entgeltgefälle innerhalb des von der Entgelttransparenzrichtlinie vorgegebenen Zeitrahmens von sechs Monaten beseitigen können.

Fazit

Es zeigt sich: Die Richtlinie bringt weitreichende Veränderungen. Diese werfen technische, organisatorische und kulturelle Fragen auf. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzen, können Risiken minimieren und einen wichtigen Beitrag zu mehr Fairness und Transparenz leisten. Zukünftig sollten gehaltsrelevante Entscheidungen lückenlos dokumentiert.