Mit dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG II) ist der Druck auf Unternehmen, die betriebliche Altersvorsorge (bAV) zu einem attraktiven Angebot für ihre Mitarbeitenden zu machen, seit Anfang 2026 spürbar gestiegen. In die gleiche Kerbe hat auch die sogenannte Rentenkommission mit ihren Empfehlungen geschlagen: Sie fordert, die bAV insbesondere in bisher unterversorgten Bereichen deutlich stärker zu verbreiten und perspektivisch annähernd flächendeckend verfügbar zu machen. Politisch ist die Richtung damit klar. Operativ trifft man in etlichen Unternehmen jedoch zugleich auf Strukturen, die seit Jahren ungeordnet gewachsen sind.
Warum fragmentierte bAV-Prozesse Unternehmen unter BRSG II gefährden
Die betriebliche Altersvorsorge ist dort oft kein sauber geregelter Prozess, sondern ein Nebeneinander aus Altverträgen, PDF-Formularen, Excel-Listen und verteilten Zuständigkeiten zwischen HR, Payroll, Finance, Versicherern sowie externen Maklern. Solange niemand genauer hinschaute, blieb das bislang meist folgenlos. Mit dem BRSG II hat sich die Lage jedoch geändert. Nun sehen sich Unternehmen Informations- und Dokumentationspflichten gegenüber, für die sie eine 360-Grad-Übersicht über das bAV-Geflecht in ihrer Organisation brauchen. Sie müssen ferner Zuschüsse korrekt berechnen, Sonderfälle bearbeiten und zudem bestehende Regelwerke anpassen.
Die Rentenkommission verschärft diesen Handlungsdruck nun zusätzlich. Sie fordert mehr Attraktivität durch Bürokratieabbau, Portabilität, Rechtssicherheit, Kostenverteilung und eine Förderung von Geringverdienern. Für Unternehmen heißt das: Was bisher schon aufwendig war, muss nun umso mehr verlässlich, nachvollziehbar und prüffest funktionieren. Wer keinen vollständigen Überblick über Verträge, Zuschüsse, Durchführungswege und Sonderfälle hat, kann die neuen Anforderungen nur mit Mühe oder gar nicht erfüllen.
Wer jedoch keinen vollständigen Überblick über Verträge, Zuschüsse, Durchführungswege und Sonderfälle hat, kann die neuen Anforderungen nur mit Mühe oder gar nicht erfüllen.
Hinzu kommt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die vorsieht, dass Beschäftigte bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit auch ein gleiches Entgelt bekommen. Dabei umfasst ein vollständig transparenter Vergleich allerdings nicht nur die Grundgehälter, sondern sämtliche Vergütungsbestandteile, zu denen auch Vorsorgeleistungen gehören. Die bAV wird somit nicht nur zum Verwaltungs- und Compliance-Thema, sondern auch zu einer Frage der internen Fairness und der glaubwürdigen Kommunikation von Arbeitgeberleistungen.
Warum 71 Prozent der Mitarbeitenden ihre betriebliche Altersvorsorge nicht verstehen
Viele Unternehmen sind darauf schlecht vorbereitet. Laut einer Studie der Unternehmensberatung WTW sehen 75 Prozent der befragten Unternehmen die administrative Handhabbarkeit als größte Herausforderung der bAV.
In einem mittelständischen Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden und einer arbeitgeberfinanzierten bAV mit flächendeckender Durchdringung kann der Verwaltungsaufwand dafür auf mehr als 1100 Stunden steigen. Das entspricht 17 Prozent der Arbeitszeit von zwei HR-Vollzeitkräften (Quelle: eigene Berechnungen).
Eine Analyse von Haufe zur bAV-Verwaltung wiederum ergab, dass nur 25 Prozent ihre Prozesse komplett digitalisiert haben und jedes zehnte Unternehmen in der Verwaltung noch vollständig papierbasiert arbeitet. 40 Prozent verfügen ferner über keinen vollständigen Überblick über ihre bAV-Struktur.
Diese Zahlen zeigen, dass die bAV-Prozesse für viele Unternehmen kaum beherrschbar sind, auch wenn sie die bAV formal anbieten. Wer Informationen zwischen verschiedenen Stellen zusammensuchen muss, wird langsamer, fehleranfälliger und im Zweifel angreifbar. Das kann angesichts hoher Haftungsrisiken teuer werden. Und diese Risiken entstehen im HR-Alltag schnell – es reicht beispielsweise, einen Mitarbeitenden nicht fristgerecht zum Status seiner bAV zu informieren. Oder eben einen Arbeitgeberzuschuss falsch zu berechnen.
Unter den Bedingungen von BRSG II reicht es nicht mehr, Formulare bereitzustellen und Rückfragen nur im Einzelfall zu beantworten. Stattdessen wird Kommunikation umso wichtiger.
Welche Kommunikationsmaßnahmen das BRSG II von HR-Verantwortlichen jetzt fordert
Aufseiten der Mitarbeitenden sieht die Situation allerdings kaum besser aus: Laut der Studie „People & Money“ von BlackRock (2025) verstehen 71 Prozent der Mitarbeitenden ihre eigene bAV nicht.
Damit verliert ein Instrument an Wirkung, das Beschäftigten Sicherheit geben und Unternehmen im Wettbewerb um Fachkräfte helfen soll. Wenn Mitarbeitende nicht nachvollziehen können, was ihnen angeboten wird, wie ihre Vorsorge funktioniert oder was ein Arbeitgeberzuschuss konkret bedeutet, bleibt die bAV abstrakt.
Unter den Bedingungen von BRSG II reicht es jedoch nicht mehr, Formulare bereitzustellen und Rückfragen nur im Einzelfall zu beantworten. Gesetzgeber, Politik und vor allem Arbeitgeber haben hier also auch ein handfestes Kommunikationsproblem.
Wie Unternehmen ihre bAV-Prozesse strukturiert und compliant aufstellen
Was Unternehmen angesichts dieser Situation jetzt brauchen, ist erst einmal Transparenz über den eigenen Bestand:
- Welche Versorgungswerke existieren?
- Welche Altverträge laufen noch?
- Welche Durchführungswege werden genutzt?
- Welche Vorgaben aus Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gelten?
- Und besteht bereits eine bAV-Lösung: Welche Rahmenverträge gelten, und wie hoch ist der Arbeitgeberzuschuss?
Ohne eine gründliche Klärung dieser Fragen bleibt jede weitere Maßnahme Stückwerk.
Anschließend müssen Firmen ihre Prozesse entlang der tatsächlichen Fallkonstellationen ordnen. Bei Mitarbeitenden mit bestehender bAV sind beispielsweise die Übertragbarkeit eines Altvertrags und die Kompatibilität mit der Unternehmenslösung zu prüfen. Bei Mitarbeitenden ohne bisherige Versorgung stehen eine verständliche Beratung zu den zur Verfügung stehenden Optionen, eine saubere Abstimmung und ein klarer Startprozess im Fokus.
Welche operativen Schritte die bAV-Verwaltung compliant und prüffest machen
Darüber hinaus erfordert die operative Umsetzung eine feste Verankerung in Payroll und Administration. Entgeltumwandlungen müssen korrekt hinterlegt, der Arbeitgeberzuschuss sauber eingepflegt und steuer- sowie sozialversicherungsrechtliche Grenzen berücksichtigt werden. Genau hier entstehen viele Fehler, wenn Systeme nicht miteinander kompatibel sind, der Datenfluss nicht funktioniert oder Zuständigkeiten unklar bleiben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation. Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, Versicherungsunterlagen und die Kommunikation mit Mitarbeitenden müssen vollständig und nachvollziehbar abgelegt werden. Das ist nicht nur für Prüfungen relevant, sondern die Grundlage dafür, dass Wissen im Unternehmen dauerhaft verfügbar bleibt.
Hohe Priorität sollten Unternehmen außerdem der Kommunikation mit den Mitarbeitenden einräumen. Denn Beschäftigte brauchen Gespräche, in denen sie verständliche Informationen bekommen, die ihnen die Vorteile der angebotenen Lösungen plastisch aufzeigen. Anders gesagt: Wer will, dass die vom Unternehmen angebotene bAV auch großflächig genutzt wird, muss erklären, welchen Stellenwert diese für die persönliche Vorsorge hat, welche Optionen bestehen, was diese für die individuelle Altersvorsorge bedeuten und welche Entscheidungen Mitarbeitende konkret treffen können.
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Wie Mitbestimmung nach § 87 BetrVG die bAV-Umsetzung rechtssicher macht
Und schließlich gehört auch der Betriebsrat früh mit an den Tisch, wenn Prozesse angepasst, Versorgungsordnungen aktualisiert oder Informationswege neu geregelt werden. Die betriebliche Altersversorgung unterliegt nämlich nach den Vorschriften in § 87 Abs. 1 Nr. 8 und 10 Betriebsverfassungsgesetz der Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung.
Zudem werden in aller Regel Vergütungslogik und Arbeitgeberverantwortung berührt. Darüber hinaus bleiben auch Unterstützungskassen für manche Unternehmen ein relevanter Durchführungsweg, gerade in gewachsenen Strukturen. Umso wichtiger ist es deshalb in solchen Fällen, dass ihre Einbindung nicht isoliert betrachtet wird. Stattdessen sollten auch hier Prozesse, Zuständigkeiten, Dokumentation und Kommunikation sauber zusammenspielen.
Welche Lehren HR aus BRSG II, Rentenkommission und Entgelttransparenzrichtlinie ziehen sollte
Das BRSG II, die Entgelttransparenzrichtlinie und die Empfehlungen der Rentenkommission machen vor allem eines sichtbar: Die betriebliche Altersvorsorge in einem Unternehmen kann nur dann verlässlich funktionieren, wenn sie nicht als Randthema mitgeführt, sondern fester Bestandteil im Fokus von HR, Payroll und Unternehmensorganisation ist und auch entsprechend behandelt wird.
Für bAV-Verantwortliche heißt das vor allem eines: Wer jetzt „aufräumt“, reduziert Haftungsrisiken, spart internen Aufwand und schafft eine Vorsorgelösung, die bei Beschäftigten im Endeffekt auch tatsächlich ankommt. Wer hingegen weiter abwartet, riskiert womöglich sehenden Auges, dass aus gewachsenen Provisorien ein rechtliches Problem wird.
