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Was sind die Mindestanforderungen an ein Arbeitszeugnis?

Wir haben für Teil 4 unserer Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” mit Benjamin Jahn, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Associated Partner bei der Noerr Partnerschaftsgesellschaft, gesprochen.

Personalwirtschaft: Was sind die Mindestanforderungen an ein Arbeitszeugnis?
Benjamin Jahn: Ein Arbeitszeugnis muss laut § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung auf jeden Fall schriftlich erteilt werden und mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten (sogenanntes einfaches Zeugnis). Der Arbeitnehmer hat aber auch einen Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis, welches dann zusätzlich Angaben zur Leistung in Form einer Leistungsbeurteilung und zum Verhalten in Form einer Verhaltensbeurteilung enthalten muss. Diese Form des Zeugnisses muss der Beschäftigte vom Wortlaut des Gesetzes her aber eigens “verlangen”.

Das Gesetz schreibt Unternehmen weiter vor, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein muss und keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Darf der Arbeitnehmende das auch selbst schreiben?
Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis und dieser Anspruch muss vom Arbeitgeber erfüllt werden. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber hat die Pflicht zur Erteilung eines Zeugnisses. Der Arbeitnehmer kann also das Zeugnis grundsätzlich nicht selbst schreiben und den genauen Wortlaut vorgeben, wenngleich in der Praxis der Arbeitnehmer oftmals auch Formulierungsvorschläge einbringt, die vom Arbeitgeber übernommen werden können, sofern dem nicht etwa die Grundsätze der Zeugniswahrheit entgegenstehen.

Zu wie viel Mitwirkung des Arbeitnehmers bei Erstellung des Arbeitszeugnisses raten Sie?
Aus Sicht des Arbeitnehmers kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, selbst Formulierungsvorschläge für ein Zeugnis einzubringen. Das gilt vor allem etwa für die Tätigkeitsbeschreibung, damit nicht wesentliche Punkte vergessen werden. Die Verhaltens- und Leistungsbeurteilung obliegt aber üblicherweise dem Arbeitgeber.

Kann der Arbeitnehmer zu jeder Zeit ein Arbeitszeugnis einfordern?
Ein Anspruch auf ein Endzeugnis besteht natürlich nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bevor das Arbeitsverhältnis beendet ist, könnte ein Anspruch auf ein vorläufiges Endzeugnis (wenn das Arbeitsverhältnis bereits gekündigt ist) oder ein Zwischenzeugnis (wenn das Arbeitsverhältnis noch ungekündigt fortbesteht) bestehen. Ein Zwischenzeugnis kann der Arbeitnehmer aber nicht immer, sondern nur im Falle eines berechtigten Interesses verlangen. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn der Vorgesetzte wechselt, bei Umstrukturierungen, Versetzungen oder sonstigen Tätigkeitsänderungen. In manchen Tarifverträgen finden sich ebenfalls Regelungen und Voraussetzung, in denen ein Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben soll.

Was sind häufige Streitpunkte beim Inhalt und Erstellen des Arbeitszeugnis?
Der Kern des Zeugnisses ist natürlich einerseits die korrekte Wiedergabe der Aufgabenbeschreibung des Arbeitnehmers sowie insbesondere die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Gerade in diesem Punkt geht die Wahrnehmung oftmals auseinander und der Arbeitnehmer ist möglicherweise mehr von seiner Arbeitsleistung überzeugt als der Arbeitgeber, der das Zeugnis zu erstellen hat. Gelegentlich wird aber auch über Formalia gestritten, denn bereits formelle Mängel oder andere ungewöhnliche Gestaltungen des Zeugnisses könnten dieses entwerten und einen Berichtigungsanspruch des Arbeitnehmers begründen. So darf das Zeugnis etwa keine äußeren Mängel wie Flecken oder Eselsohren haben; es muss zudem unterschrieben, mit einem Datum versehen und auf dem Briefkopf des Arbeitgebers ausgefertigt sein.

Darf die Bewertung der Arbeitsleistung auch in Form von Schulnoten erfolgen?
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat klargestellt, dass ein in Tabellenform und in Anlehnung an ein Schulzeugnis erteiltes Arbeitszeugnis nicht den Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis entspricht. Im entschiedenen Fall war einem Handwerker ein Zeugnis in Tabellenform erteilt und Einzelnoten für unterschiedliche Bereiche vergeben worden, wie „Pünktlichkeit“, „Hygienevorgaben“, allgemeine „Fachkenntnisse“ und „Verhalten gegenüber Vorgesetzten“. Laut BAG lassen sich individuelle Hervorhebungen und Differenzierungen in der Beurteilung in der Regel aber nur durch ein Zeugnis im Fließtext angemessen darstellen.

Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Arbeitgebern, wenn der Arbeitnehmer äußert, mit den Arbeitszeugnis unzufrieden zu sein?
Einem potentiell neuen Arbeitgeber dient das vom vorherigen Arbeitgeber erteilte Zeugnis als verlässliche Informationsquelle. Unternehmen sind deshalb bei Erteilung eines Zeugnisses an die Grundsätze der Zeugniswahrheit gebunden und sollten sich daran auch halten. Das heißt: Man sollte keine Aussagen im Zeugnis treffen, die falsch sind. Das bezieht sich nicht nur auf die zutreffende Aufgabenbeschreibung, sondern grundsätzlich auch auf die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung durch den Arbeitgeber. Ist der Arbeitgeber aber überzeugt, die zutreffende Bewertung vorgenommen zu haben, so sollte er bei dieser Bewertung bleiben.

Muss eine der beiden Parteien die Bewertung beweisen können?
Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber eine durchschnittliche Bewertung („stets zur Zufriedenheit“) verlangen; begehrt er eine bessere Benotung (Note „sehr gut“ oder „gut“), so müsste der Arbeitnehmer nachweisen, dass seine Leistungen diese Benotung rechtfertigen. Möchte der Arbeitgeber ein schlechteres als durchschnittliches Zeugnis erteilen, wäre der Arbeitgeber hierfür darlegungs- und beweisbelastet.

Welche Strafen hat der Arbeitgeber zu erwarten, wenn das Arbeitszeugnis nicht den rechtlichen Vorgaben entspricht?
Wenn der Arbeitgeber den Zeugnisanspruch nicht, verspätet oder schlecht erfüllt, und dies auch zu vertreten hat, könnte der Arbeitnehmer finanzielle Schadensersatzansprüche haben. Der (frühere) Beschäftigte ist allerdings dafür darlegungs- und beweisbelastet, dass und welcher Schaden ihm entstanden ist. Er muss zudem nachweisen, dass der Schaden gerade durch diese Pflichtverletzung des Arbeitgebers entstanden ist. In der Praxis ist ein solcher Nachweis extrem schwierig, sodass solche Haftungsansprüche sehr selten sind.

Wenn der Arbeitgeber gegen den Grundsatz der Zeugniswahrheit verstößt, könnten auch bei Dritten Schäden entstehen, insbesondere bei einem neuen Arbeitgeber, der sich auf die Bewertung der vorherigen Firma verlassen hat. Auch hier wäre aber der neue Arbeitgeber darlegungs- und beweisbelastet dafür, dass gerade diese Verstöße bei Zeugniserteilung zu einem Schaden des neuen Arbeitgebers führten.

Alles zum Thema

Die Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” erscheint alle zwei Wochen und klärt HR-relevante Fragen im Recht. Gibt es bei Ihnen Unklarheiten zu arbeitsrechtlichen Themen? Dann schreiben Sie gerne an unsere Redakteurin Gesine Wagner: gesine.wagner@faz-bm.de.

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft und schreibt off- und online. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Arbeitsrecht, HR-Start-ups und Recruiting.