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Wie müssen Arbeitgeber mit Geschäftsgeheimnissen umgehen?

Wir haben für Teil 8 unserer Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” mit Michael Fuhlrott, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner bei FHM – Fuhlrott Hiéramente & von der Meden, gesprochen.

Personalwirtschaft: Es muss nicht immer gleich die geheimnisumwobene Coca-Cola-Formel sein: Auch eine Kundenliste kann für ein Unternehmen als Geschäftsgeheimnis gelten. Wie müssen Arbeitgeber damit umgehen?
Michael Fuhlrott: Vor zweieinhalb Jahren wurde das Geschäftsgeheimnisgesetz eingeführt und eine wesentliche Neuerung darin ist, was eigentlich als Geschäftsgeheimnis gilt: nicht allgemein bekannte Informationen von kommerziellem Wert, für die auch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen wurden. In der Definition steckt also auch der notwendige Umgang damit. Wichtig ist also, dass Unternehmen ihre Geschäftsgeheimnisse auch schützen. Das sind üblicherweise Kundenlisten, bestimmte Budgets, Margen.

Und wenn sie das nicht machen?
Dann können sie die Schutzvorschriften des Gesetzes nicht für sich beanspruchen. Da die Verletzung von Geschäftsgeheimnissen eine Straftat darstellen kann, könnte die Polizei zum Beispiel per Hausdurchsuchung bei dem Angestellten ermitteln, der verdächtigt wird. Dafür aber muss der Arbeitgeber darlegen, dass es tatsächlich auch ein Geschäftsgeheimnis war. Und dafür muss das Unternehmen darlegen, dass angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen wurden. Strafbar ist im Übrigen bereits die Weitergabe, nicht erst die Verwendung eines Geschäftsgeheimnisses.

Was sind in diesem Kontext denn angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen?
Ein Großteil der Maßnahmen liegt im Arbeitsrecht wie Formulierungen im Arbeitsvertrag – etwa bezüglich der Vertraulichkeit und Nichtweitergabe sowie entsprechender Unterweisungen. Auch können Vertragsstrafen festgelegt werden. Zudem sollte der Need-to-know-Grundsatz beachtet werden. Das heißt: Jede(r) Mitarbeiter oder Mitarbeiterin muss nur das wissen, was er oder sie für die Tätigkeit braucht. Daher sind abgestufte Schutzkonzepte ratsam. Generell gilt: Je wichtiger die Information, umso bedeutender müssten auch die Geheimhaltungsmaßnahmen sein. Meine “Kronjuwelen” muss ich stärker schützen als weniger bedeutsame Informationen. Außerhalb des Arbeitsrechtes ist zudem eine valide IT-Struktur notwendig und auch die Sicherstellung, dass Kunden und Lieferanten nicht auf die geheimen Informationen zugreifen können. Derzeit sind die Gerichte noch großzügig und es wird nicht der perfekte Geheimnisschutz für Geschäftsgeheimnisse verlangt. Aber das übliche “keine Weitergabe an Dritte” ohne nähere Ausführung in einem Arbeitsvertrag wäre zu wenig.

Müssen mit den bestehenden Mitarbeitenden dann neue Arbeitsverträge geschlossen werden?
Das kann man versuchen, aber keinen Arbeitnehmer dazu zwingen. Eine Vereinbarung wie der Arbeitsvertrag ist aber auch nicht zwingend erforderlich. Der Arbeitgeber kann auch einseitige Anweisungen zum Umgang mit vertraulichen Informationen vorgeben. Dazu kann er sein Direktionsrecht nutzen. Daher sollten die bestehende Belegschaft und auch etwaige freie Mitarbeitende sowie Dienstleister bei Einführung der Schutzmaßnahmen unterrichtet und belehrt werden – auch über Konsequenzen bei Verstößen wie die fristlose Kündigung.

Was sollte der Arbeitgeber bei ausscheidenden Mitarbeitenden machen, die weder Regelungen im Arbeitsvertrag noch eine Unterweisung hatten?
Wenn es keinen Aufhebungsvertrag gibt, sollte der Arbeitgeber überprüfen, ob es im Arbeitsvertrag denn ein vertragliches Wettbewerbsverbot gibt, denn damit wäre die Geheimhaltung und der Schutz vor einer Verwertung durch Dritte bereits teilweise geregelt. Ein Hinweis zu dem Stillschweigen über das Arbeitsverhältnis hinaus schadet trotzdem nicht. Aus meiner Erfahrung wird dieses Thema gerade bei ausscheidenden Arbeitnehmern noch etwas stiefmütterlich behandelt und wurde von unseren Mandaten bei Einführung des Gesetzes auch selbst kaum angesprochen. Manchen ist auch gar nicht bewusst, dass ihre Informationen als Geschäftsgeheimnisse gelten und dann gibt es auch gar keine Schutzmaßnahmen.

Muss der Betriebsrat beim Verdacht auf Geheimhaltungsverstoß eines Angestellten einbezogen oder informiert werden?
Wenn es eine einzelne Person betrifft, bleibt der Betriebsrat außen vor. Bei großflächiger Befragung der Belegschaft oder einer Abteilung und auch bei offenen oder geheimen Videoüberwachungen greift dann schon das Beteiligungsrecht des Betriebsrats. Bei Darlegung der Umstände entstehen hier in der Regel keine Konflikte. Ein Verstoß gegen etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates führt zwar regelmäßig nicht zur Unverwertbarkeit des gewonnenen Beweismittels, bringt dann aber womöglich innerbetriebliche Konflikte mit sich.

Alles zum Thema

Die Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” erscheint alle zwei Wochen und klärt HR-relevante Fragen im Recht. Gibt es bei Ihnen Unklarheiten zu arbeitsrechtlichen Themen? Dann schreiben Sie gerne an unsere Redakteurin Gesine Wagner: gesine.wagner@faz-bm.de.

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft und schreibt off- und online. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Arbeitsrecht, HR-Start-ups und Recruiting.