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Kann man die Übertragung des Resturlaubes auf das nächste Jahr unterbinden?

Wir haben für Teil 7 unserer Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” mit Kathrin Vossen, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei der Kanzlei Oppenhoff & Partner Rechtsanwälte, gesprochen.

Personalwirtschaft: Darf der Arbeitgeber die Übertragung des Resturlaubes auf das nächste Jahr unterbinden?
Kathrin Vossen: Prinzipiell erlischt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers mit Ablauf des Kalenderjahres. Das ist ein Grundsatz, den das Bundesurlaubsgesetz vorsieht. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Übertragung aber möglich, zumindest auf das erste Quartal des Folgejahres. Was die wenigstes wissen, ist dass diese Regelung nur für den gesetzlichen Mindesturlaub, also die 24 Werktage im Jahr, gilt.

Und wie sieht es mit den restlichen Urlaubstagen aus?
Für den zumeist gewährten vertraglichen Mehrurlaub können andere Regelungen wie eine Nichtübertragbarkeit vereinbart werden. Ganz oft wird aber nicht explizit unterschieden zwischen diesen beiden Urlaubsarten und es werden für den vertraglichen Mehrurlaub auch keine Sonderregeln festgelegt, sodass die gesetzlichen Regelungen des Mindesturlaubes gelten.

Welche Gründe gibt es denn, die einen Anspruch auf die Übertragung ins nächste Jahr rechtfertigen würden?
Laut dem Bundesurlaubsgesetz gibt es zwei Übertragungsgründe, um Resturlaub zu übertragen: dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe. Ersteres sind klassischer Weise Jahresabschlussarbeiten. In der Finanzbuchhaltung oder Steuerabteilung erleben Sie selten, dass die Belegschaft bereits Anfang Dezember bis Neujahr im Urlaub ist. Ein dringender betrieblicher Grund liegt aber nicht vor, wenn der Beschäftigte die Arbeit schlecht organisiert hat und am Ende des Jahres selbstverschuldet noch zu viel zu tun hat. Es geht um Arbeitsspitzen, die im Geschäft des Betriebes gründen und die jedes Jahr auftauchen.

Und was ist mit “in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe” gemeint?
Das kann zum Beispiel eine Erkrankung des Angestellten am Ende des Jahres sein. Wenn er oder sie während des Urlaubs krankgeschrieben wird, werden diese Tage wieder gutgeschrieben und dann eventuell ins erste Quartal des Folgejahres übertragen. Ausschlaggebend dafür ist aber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wie das Landesarbeitsgericht Düsseldorf erst vor wenigen Wochen bestätigte. Bei Vorliegen einer dieser Gründe, geschieht die Mitnahme der Urlaubstage übrigens automatisch ohne Zutun des Arbeitgebers.

Kathrin Vossen arbeitet seit 13 Jahren als Rechtsanwältin bei der Kanzlei Oppenhoff & Partner Rechtsanwälte und berät im Individualarbeitsrecht mit einem besonderen Fokus auf krankheitsbedingtem Kündigungssachverhalten. Foto: Oppenhoff & Partner
Kathrin Vossen arbeitet seit 13 Jahren als Rechtsanwältin bei der Kanzlei Oppenhoff & Partner Rechtsanwälte und berät im Individualarbeitsrecht mit einem besonderen Fokus auf krankheitsbedingtem Kündigungssachverhalten. Foto: Oppenhoff & Partner

Und wenn der Arbeitnehmer länger erkrankt, also den Urlaub auch im ersten Quartal des Folgejahres nicht nehmen kann?
Hierzu gab es schon vor einigen Jahren eine Gerichtsentscheidung. In diesem Fall erlischt der Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Wenn der Beschäftigte seine Urlaubstage also aufgrund von Krankheit ins Jahr 2022 überträgt und in diesem ersten Quartal immer noch arbeitsunfähig ist, dann besteht der Anspruch des Resturlaubes aus 2021 auch über den 31. März 2022 hinaus und erlischt bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit erst mit Ablauf des 31. März 2023. Er muss ihn also nicht direkt nehmen, wenn er beispielsweise im Juli 2022 wieder arbeitsfähig ist. Nach diesem Stichtag gibt es dann aber keine erneute Verlängerung.

Wenn aber keiner der beiden Übertragungsgründe vorliegt, sind Urlaubstage auf das Kalenderjahr befristet?
Ja, aber hierfür gibt es seit zwei Jahren festgelegte Auflagen. Eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs führte zu einer Änderung in der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. Den Arbeitgeber trifft eine sogenannte Mitwirkungsobliegenheit, den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin in die Lage zu versetzen, den Urlaub zu nehmen. Das heißt, er muss rechtzeitig und klar informieren, wie viel Urlaubsanspruch noch besteht, auffordern ihn vor Ablauf des Jahres zu nehmen und auch darlegen, was passiert, wenn der oder die Beschäftigte den Urlaub nicht nimmt: der Verfall der Urlaubstage, sofern keine Übertragungsgründe vorliegen. Wenn der Arbeitgeber dies nicht tut, kann er sich nicht auf das automatische Erlöschen des Urlaubsanspruches durch Befristung auf das Kalenderjahr berufen.

In welcher Form muss der Arbeitgeber über die Regelung zum Resturlaub informieren?
Um der Mitwirkungsobliegenheit nachzugehen, gibt es keine Formvorgabe. Die Regel in der Praxis ist eine E-Mail an alle Mitarbeitenden. Eine mündliche Mitteilung würde auch ausreichen, aber dann ist die Nachweisbarkeit schwierig. Die Info der verbleibenden Urlaubstage auf der monatlichen Gehaltsabrechnung, wie es sie bei vielen Unternehmen schon immer gab, reicht nicht aus, auch wenn es durchaus Versuche von Arbeitgebern gab, ihre Mitwirkungsobliegenheit damit zu erfüllen.

Bei Kündigungen werden verbleibende Urlaubstage häufig abgegolten, also ausgezahlt. Kann der Arbeitgeber stattdessen anordnen, dass der Urlaub genommen wird?
Er könnte den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin während des Laufs der Kündigungsfrist freistellen und dazu mitteilen, dass die Freistellung unter Anrechnung des Urlaubsanspruches erfolgt. Damit kann der Arbeitgeber einseitig erwirken, dass der Urlaub als genommen gilt. Bei verhaltensbedingten Kündigungen seitens des Arbeitgebers kann der Angestellte nach Ausspruch der Kündigung ja tatsächlich im Betrieb nicht mehr erwünscht sein. Gibt es mehr Urlaubstage als verbleibende Arbeitstage, muss diese Differenz natürlich dennoch abgegolten werden. Zu beachten ist hier, dass die Freistellung unwiderruflich erfolgen muss und schriftlich erklärt werden sollte.

Und wenn der Arbeitgeber nicht unwiderruflich freistellt, weil zum Beispiel vergessen wurde, es explizit zu erwähnen?
Dann kann der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch dadurch nicht schmälern. Ein Urlaub zeichnet sich auch dadurch aus, dass der Angestellte weiß, er wird auf der Arbeit nicht beansprucht. Bei einer widerruflichen Freistellung muss er jederzeit damit rechnen, wieder in den Betrieb kommen zu müssen. Er kann über seine Freizeit nicht frei verfügen und dann ist es auch keine Erholungszeit.

Gewissermaßen kann Urlaub so erzwungen werden. Kann der Arbeitgeber auch fernab von Kündigungen Urlaub anordnen?
Ja, er kann seinem Beschäftigten beispielsweise mitteilen: In den ersten beiden Novemberwochen hast du Urlaub. Wenn der Arbeitnehmer daraufhin nichts erwidert, es also hinnimmt, wurde der Urlaub genommen. Es ist also eine Anordnung, die nur durchgeht, wenn es keine Einwände gibt. In der rechtswissenschaftlichen Literatur ist auch die Rede davon, dass drei Fünftel des Urlaubes einseitig erteilt werden können, wenn dringende Gründe vorliegen. Also etwa, wenn der Arbeitnehmer sich schlicht weigert Urlaub zu nehmen oder der Arbeitgeber es gesundheitlich als notwendig betrachtet, dass Urlaub genommen wird. Da wäre ich aber zurückhaltend, ob das vor Gericht dann auch Bestand hätte.

Alles zum Thema

Die Kolumne “So ist’s Arbeitsrecht” erscheint alle zwei Wochen und klärt HR-relevante Fragen im Recht. Gibt es bei Ihnen Unklarheiten zu arbeitsrechtlichen Themen? Dann schreiben Sie gerne an unsere Redakteurin Gesine Wagner: gesine.wagner@faz-bm.de.

Ist Redakteurin der Personalwirtschaft und schreibt off- und online. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind die Themen Arbeitsrecht, HR-Start-ups und Recruiting.